ExFlow AP 
ExFlow Sales Order 
ExFlow Data Capture 
ExFlow Travel & Expense 
ExFlow CO2 Insights 
ExFlow Content Gate 
ExFlow AP 
ExFlow E-Invoicing 
ExFlow Vendor Statement 
Axtension® Content Gate 
Axtension® Shipping Control 
Axtension® Production Planning 
Axtension® Project Management 
Axtension® Project Controlling 
Factuurautomatisering 
Invoice Data Capture 
Kostenbeheer 
Naleving van regelgeving 
Purchase Order Matching 
Factuurbeheer 
ExFlow Approval Web 
Auto-Coding 
Dynamic Approval Workflow 
AP-Rapportage & Analyse 
CFO 
CIO 
AP Manager 
Controller 
Professionele diensten 
Productie 
Detailhandel 
Non-profit 
Gezondheidszorg 
Vind jouw partner 
Waarom partneren met ons? 
ExFlow Academy 
Axtension Academy 
Partner Information Portal 
Toegang tot de portal aanvragen 
Blog 
Evenementen 
Casestudy's 
Carrières 
Press room 
AP-processen optimaliseren met geavanceerd scannen en vastleggen van facturen
Accounts Payable (AP)-teams verwerken dagelijks een groot aantal facturen, waardoor efficiëntie en nauwkeurigheid essentieel zijn voor het soepel laten verlopen van financiële operaties. Factuurgegevens vastleggen Factuurgegevens vastleggen is het proces waarbij gegevens van facturen, zoals de naam van de leverancier, factuurnummers, data, regelitems en bedragen, worden geëxtraheerd uit facturen, ongeacht of deze op papier, als PDF of via elektronische factureringskanalen worden ontvangen.
Handmatige gegevensinvoer is van oudsher tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten, wat leidt tot vertragingen, discrepanties en risico’s voor naleving. Geautomatiseerd factuurbeheer met scannen en gegevensvastlegging elimineert deze inefficiënties door gebruik te maken van optische tekenherkenning (OCR), kunstmatige intelligentie en slimme gegevensextractie om relevante informatie rechtstreeks uit factuurdocumenten te halen. Deze gegevens worden vervolgens gevalideerd, gecategoriseerd en nauwkeurig ingevoerd in het ERP-systeem, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid en naleving van de financiële voorschriften.
Met ExFlow krijgen gebruikers volledig geïntegreerde Microsoft Dynamics 365-factuurvastlegging, waardoor een touchless goedkeuringsworkflow waarbij facturen moeiteloos van ontvangst tot definitieve ondertekening stromen. Door de afhankelijkheid van handmatige interventie te verminderen, kunnen AP-teams facturen sneller verwerken, fouten tot een minimum beperken en een betere financiële controle behouden. In de volgende secties verkennen we de specifieke functies en voordelen die van software voor het automatisch vastleggen van facturen een game-changer voor moderne processen maken.
Volgens een onderzoek in 2024 door Ardent Partners, de best presterende crediteurenafdelingen die gebruik maken van automatisering verwerken facturen 81% sneller dan afdelingen die vertrouwen op handmatige processen. Dit illustreert de waarde van krachtige geautomatiseerde crediteurenadministratie oplossingen.
Kenmerken van de ExFlow Software voor het vastleggen van factuurgegevens
De mogelijkheden van ExFlow voor het vastleggen van factuurgegevens gaan verder dan eenvoudig OCR-scannen en bieden intelligente automatisering die de nauwkeurigheid, naleving en efficiëntie binnen het crediteurenproces verbetert. ExFlow is ingebouwd in Microsoft Dynamics 365 en zorgt voor een soepele factuurverwerking van ontvangst tot goedkeuring. Hieronder vindt u de belangrijkste functies die van ExFlow een krachtige oplossing voor AP-automatisering maken.
Geautomatiseerde gegevensextractie
De software van ExFlow voor het vastleggen van factuurgegevens maakt gebruik van geavanceerde OCR (Optical Character Recognition) en AI-gebaseerde gegevensextractie om automatisch cruciale factuurgegevens te verzamelen, zoals leveranciersinformatie, factuurnummer, datums en regelitems, zonder handmatige invoer. Dit voorkomt fouten bij het invoeren van gegevens en verkort de verwerkingstijd aanzienlijk.
Na het extraheren worden de factuurgegevens gestructureerd en voorbereid voor validatie, waardoor een soepele en efficiënte workflow vanaf de eerste stap wordt gegarandeerd.
Intelligente gegevensvalidatie
De geëxtraheerde factuurgegevens worden automatisch getoetst aan vooraf gedefinieerde regels en AP-beleidsregels om potentiële afwijkingen te detecteren. Of het nu gaat om dubbele facturen, ontbrekende informatie of onjuiste bedragen, ExFlow markeert inconsistenties voordat ze de goedkeuringsfase bereiken.
Deze ingebouwde validatie vermindert het risico op fouten, verbetert de compliance en voorkomt kostbare fouten die anders de betalingsverwerking zouden kunnen vertragen.
Integratie in native ERP
In tegenstelling tot oplossingen van derden voor het vastleggen van facturen die middleware of handmatige bestandsoverdracht vereisen, is ExFlow volledig geïntegreerd in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations en Business Central. Dit zorgt ervoor dat factuurgegevens worden vastgelegd, gevalideerd en verwerkt binnen één enkel platform, waardoor er geen externe applicaties meer nodig zijn.
Door de directe integratie hebben alle financiële teams in realtime toegang tot factuurgegevens, wat de zichtbaarheid en controle verbetert.
Ondersteuning voor meerdere factuurtypes
Ondersteuning voor meerdere factuurtypes ExFlow is ontworpen om een breed scala aan factuurformaten te verwerken, waaronder papieren facturen, PDF’s, e-facturen en op XML gebaseerde facturen. Of facturen nu binnenkomen via e-mail, gescande documenten of gestructureerde elektronische gegevens, ExFlow standaardiseert en verwerkt ze efficiënt. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat AP-teams hun workflows kunnen stroomlijnen, ongeacht de manier waarop leveranciers hun facturen indienen, waardoor de interoperabiliteit tussen verschillende factureringsmethoden wordt verbeterd en de relaties met leveranciers worden versterkt.
Geavanceerde matching en routering
Met intelligente twee- en drieweg matching van facturen vergelijkt ExFlow automatisch gegevens met inkooporders en ontvangstbewijzen, zodat de nauwkeurigheid is gegarandeerd voordat betalingen worden goedgekeurd. Bovendien leidt de geautomatiseerde workflow routering facturen naar de juiste goedkeurders op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor de goedkeuringscyclus wordt versneld. Door handmatige interventie tot een minimum te beperken, vermindert ExFlow knelpunten en verbetert het de efficiëntie van de crediteurenadministratie, waardoor tijdige en nauwkeurige betalingen gegarandeerd zijn.
Voordelen van automatisering voor het scannen van facturen met ExFlow
Efficiëntie en kostenbesparing
Automatisch scannen van facturen elimineert tijdrovende handmatige gegevensinvoer en vermindert vertragingen in de verwerking aanzienlijk. Door het stroomlijnen van workflows stelt ExFlow AP-teams in staat om grotere factuurvolumes te verwerken met minder middelen, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen. Snellere goedkeuringen betekenen ook dat vroegbetaalkortingen kunnen worden verrekend, waardoor de cashflow en de algehele financiële efficiëntie verbeteren.
Nauwkeurigheid en naleving
Handmatige factuurinvoer leidt vaak tot fouten, dubbele betalingen en compliance risico’s. Het vastleggen van factuurgegevens door ExFlow vermindert deze uitdagingen door te zorgen voor nauwkeurige gegevensextractie en geautomatiseerde validatie aan de hand van bedrijfsregels en wettelijke vereisten. Dit vermindert discrepanties en zorgt ervoor dat facturen voldoen aan de normen voor controle en naleving van de belastingwetgeving, waardoor het risico op financiële boetes of interne rapportageproblemen tot een minimum wordt beperkt.
Zichtbaarheid en controle
Real-time tracking en rapportage bieden AP-teams volledig inzicht in factuurstatus, goedkeuringen en uitgavenpatronen. Het gecentraliseerde dashboard van ExFlow biedt gedetailleerde inzichten en analyses, zodat financiële leiders hun workflows kunnen optimaliseren en weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Geautomatiseerde AP-oplossingen, zoals waarschuwingen en beveiligingscontroles, helpen fraude en ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen en zorgen voor strakker financieel toezicht.
Waarom ExFlow kiezen als uw Dynamics 365 Invoice Capture tool?
ExFlow onderscheidt zich als de beste oplossing voor het vastleggen van facturen in D365. ExFlow is speciaal gebouwd voor uw ERP en is schaalbaar. Het zorgt ervoor dat bedrijven facturen efficiënt kunnen verwerken met behoud van compliance en controle. Hieronder vindt u de belangrijkste redenen waarom onze oplossing de beste keuze is voor AP automatisering.
Ingebouwd in Dynamics 365
In tegenstelling tot add-ons van derden, is ExFlow een volledig geïntegreerde oplossing binnen Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations en Business Central, die zorgt voor een soepele gegevensstroom en realtime synchronisatie.
- De ExFlow-oplossing voor het vastleggen van factuurgegevens is geen add-on van derden, maar een volledig geïntegreerde oplossing binnen Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations en Business Central.
- Dit zorgt voor een naadloze gegevensstroom, realtime updates en minder afhankelijkheid van externe tools.
- Door rechtstreeks binnen uw bestaande ERP-systeem te werken, elimineert ExFlow handmatige gegevensinvoer en verbetert het de nauwkeurigheid en procesefficiëntie.
Schaalbare oplossing
Naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt, moet uw AP-automatisering dat ook doen. Het schaalbare ontwerp van ExFlow zorgt ervoor dat uw AP-activiteiten efficiënt en aanpasbaar blijven, of u nu een handvol facturen verwerkt of duizenden.
- Of u nu een middelgroot bedrijf bent of een wereldwijde onderneming, het flexibele ontwerp van ExFlow zorgt ervoor dat het kan meegroeien met uw organisatie.
- Van het verwerken van een paar facturen per maand tot het verwerken van duizenden facturen, ExFlow past zich aan uw bedrijfsbehoeften aan.
- De modulaire aanpak maakt automatisering op maat mogelijk, zodat uw AP-processen geoptimaliseerd blijven terwijl uw bedrijf uitbreidt.
Toegewijde ondersteuning
Betrouwbare ondersteuning is cruciaal voor soepele AP-operaties. Met ExFlow krijgt u deskundige hulp van een team dat zowel AP automatisering als Microsoft Dynamics 365 begrijpt, zodat u de begeleiding krijgt die nodig is om uw efficiëntie te maximaliseren…
- ExFlow biedt toegewijde assistentie bij de implementatie, voortdurende ondersteuning en gebruikerstraining om een soepele overgang en succes op de lange termijn te garanderen.
- Ons team van specialisten werkt nauw samen met klanten om configuraties te verfijnen, problemen op te lossen en de efficiëntie van Dynamics 365 te maximaliseren.
BOEK EEN DEMO
Ontdek hoe ExFlow uw factuurverwerking binnen Microsoft Dynamics 365 kan automatiseren.
Verwante bronnen
Blog
De enige uitgebreide gids voor crediteurenautomatisering die u nu nodig hebt
Blog
Waarom zou uw organisatie E-facturatie moeten omarmen?
Blog