Automatisering AP en afstemming inkooporders zorgen voor efficiëntie Scandinavische sanitairgroep – BLS Industries

BLS Industries is marktleider in sanitaire producten en een van de grootste fabrikanten van sanitair voor badkamers en keukens in Scandinavië.

ACHTERGROND

BLS Industries is eigenaar van een aantal toonaangevende sanitairmerken, waaronder JAFO, Purus, Unidrain en Trio Perfekta. De groep is voornamelijk actief in Zweden, Denemarken, Finland, Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk. De groep is ook aanwezig in andere landen en breidt momenteel uit naar nieuwe markten buiten Scandinavië. De primaire productsegmenten van de groep zijn vloerputten, vloergoten, afvoersystemen voor gebruik binnenshuis, roestvrijstalen interieurs en roestvrijstalen sanitair. De groep bestaat uit 14 bedrijven in vijf landen en gebruikt ExFlow voor Microsoft Dynamics AX 2012 om het factuurbeheer te stroomlijnen. BLS Industries bedient zijn vier merken en hun bedrijven vanuit een centraal logistiek depot in Ystad dat ongeveer 10.000 orderrijen verwerkt en 600.000 artikelen per maand verzendt – altijd met een hoge levernauwkeurigheid. Het depot heeft meer dan 3.000 producten op voorraad voor levering op dezelfde of volgende dag in Zweden en daarbuiten. Voorheen was factuurbeheer bij BLS Industries een tijdrovend, handmatig proces dat resulteerde in slechte controle, te laat betaalde rekeningen en vele uren verspild aan het zoeken naar papier. Het basisproces hield in dat een factuur aankwam op het kantoor in Lund en werd doorgestuurd naar Ystad voor registratie en vervolgens teruggestuurd naar Lund voor autorisatie. Leveranciers sturen soms facturen naar het verkeerde bedrijf. ExFlow detecteert zulke fouten onmiddellijk, stuurt de factuur door naar de juiste bron en maakt autorisatie met één klik mogelijk. “ExFlow heeft niet alleen onze workflow gestroomlijnd, maar ons ook een overzicht gegeven dat we voorheen niet hadden. Vandaag hebben we één persoon in onze centrale organisatie die één uur per dag besteedt aan het verwerken van 18.000 facturen per jaar voor 12 bedrijven. Dezelfde persoon beheerde vroeger één bedrijf fulltime handmatig. De cijfers spreken voor zich.”

“ExFlow is zonder twijfel de beste AP automatiseringsoplossing voor Dynamics AX gebruikers omdat het volledig is ingebouwd in het ERP-systeem. Het gebruik van een geïntegreerd systeem heeft verschillende belangrijke voordelen. Vanuit beveiligingsoogpunt wil je niet dat iemand gegevens uit je ERP-systeem haalt, deze wijzigt en vervolgens weer uploadt.” Fredrik Holmberg, IT-manager bij BLS Industries

EXFLOW EN MICROSOFT DYNAMICS AX

Fredrik heeft uitgebreide ervaring met Microsoft Dynamics AX. Voordat hij IT Manager werd bij BLS Industries, werkte hij 15 jaar als AX-consultant. Tijdens het aankoopproces werden andere systemen zorgvuldig overwogen. De financieel directeur vroeg zelfs om een oplossing van een concurrent die bij een van zijn vorige werkgevers werd gebruikt. Maar toen Fredrik zijn argumenten naar voren bracht, was de keuze duidelijk. “ExFlow is zonder twijfel de beste EFH-oplossing als je in Dynamics AX werkt,” zegt Fredrik. “Het is ingebouwd in het ERP-systeem. Er zijn verschillende belangrijke voordelen aan het gebruik van een geïntegreerd systeem.”‘ Alleen al vanuit beveiligingsoogpunt wil je niet dat iemand gegevens uit je ERP-systeem haalt, deze wijzigt en vervolgens weer uploadt. Een geïntegreerd systeem vermijdt ook tijdsafhankelijke updates, die onzekerheid creëren over de nauwkeurigheid van de cijfers die in het systeem worden getoond. Voor een bedrijf met de omvang van BLS Industries kunnen er grote verschillen ontstaan, afhankelijk van het feit of gegevens in real-time worden getoond, zoals in ExFlow, of met een vertraging worden gesynchroniseerd. “Vandaag hebben we één persoon in onze centrale organisatie die één uur per dag besteedt aan het verwerken van 18.000 facturen per jaar voor 12 bedrijven. Dezelfde persoon beheerde vroeger één bedrijf fulltime handmatig. De cijfers spreken voor zich.” Fredrik Holmberg, IT-manager bij BLS Industries

VLOTTE IMPLEMENTATIE

De implementatie van ExFlow begon met het “moeilijkste” bedrijf van de groep – het bedrijf met de meeste transacties en de hoogste betalingsstroom. Het proces, dat in eerste instantie drie maanden zou duren, bestond uit het één voor één toevoegen van leveranciers om er zeker van te zijn dat alles naar behoren zou werken. Het aanvankelijke plan was om 1-2 bedrijven per maand te activeren, maar het proces verliep zo soepel dat 12 bedrijven – waaronder elk twee uit Denemarken en Noorwegen en één uit Finland – na 10 weken operationeel waren.

AUTOMATISCHE MATCHING VAN INKOOPORDERS

BLS Industries is een fabrikant die meer dan 13.000 artikelen inkoopt bij verschillende leveranciers. Handmatig proberen om elke factuur te controleren aan de hand van een inkooporder is zeer inefficiënt en geeft gemakkelijk aanleiding tot fouten. ExFlow haalt de informatie rechtstreeks uit de AX-database van het bedrijf, waardoor het systeem facturen automatisch kan matchen met inkooporders tot op regelniveau. In het verleden kostte een factuur van een grote leverancier vaak een uur of twee speurwerk. Het optimaliseren van het matchen van inkooporders op regelniveau is nu een van de topprioriteiten van BLS Industries bij het verder automatiseren van het inkooporder- en factuurbeheer.

ONVERWACHTE VOORDELEN

Automatisering van de crediteurenadministratie bespaart een inkoper 1-2 uur per week aan administratie. Vroeger printte je facturen uit, voegde je leveringsbonnen en inkooporders toe en stopte je ze in een ordner. Nu doe je het allemaal digitaal. Als een inkoper iets moet controleren, kan hij met een paar klikken bij de gegevens uit andere delen van het systeem in plaats van ordners door te moeten spitten. Het is gemakkelijk om de nadruk te leggen op het personeel van de boekhouding als we het hebben over de voordelen van het systeem. Maar zoals BLS Industries heeft ontdekt, wordt het leven ook veel gemakkelijker voor mensen in andere functies. Iedereen kan bijvoorbeeld de informatie vinden die ze nodig hebben zonder langs de crediteurenafdeling te gaan, omdat het volledige factuurbeeld beschikbaar is vanuit een aantal verschillende Dynamics AX-modules, zoals inkoop, vaste activa en projecten.

DE VOLGENDE STAP

Geautomatiseerde goedkeuring is iets wat we steeds meer zullen activeren. Als de ontvangen goederen overeenkomen met de factuur, is handmatige verwerking niet nodig. Dergelijke mogelijkheden bieden nog meer voordelen, omdat boekhoudmedewerkers oude procedures kunnen afschaffen en zich in plaats daarvan kunnen richten op nieuwe manieren om efficiënter te werken.

“Nu komen ze naar me toe om te vragen waarom we niet meer kunnen automatiseren of deze of gene leverancier kunnen inschakelen,” lacht Fredrik.