L’automatisation des CF et la correspondance des bons de commande améliorent l’efficacité d’un groupe scandinave de produits sanitaires – BLS Industries

BLS Industries est un leader de l’industrie des produits sanitaires et l’un des plus grands fabricants scandinaves d’articles sanitaires pour les salles de bains et les cuisines.

CONTEXTE

BLS Industries possède un certain nombre de marques sanitaires de premier plan, dont JAFO, Purus, Unidrain et Trio Perfekta. Le groupe opère principalement en Suède, au Danemark, en Finlande, en Norvège et au Royaume-Uni. Il est également présent dans d’autres pays et se développe actuellement sur de nouveaux marchés en dehors de la Scandinavie.

Les principaux segments de produits du groupe sont les avaloirs de sol, les caniveaux de sol, les systèmes de déchets intérieurs, les intérieurs en acier inoxydable et les sanitaires en acier inoxydable. Le groupe se compose de 14 entreprises réparties dans cinq pays et utilise ExFlow pour Microsoft Dynamics AX 2012 afin de rationaliser la gestion de ses factures.

BLS Industries sert ses quatre marques et leurs entreprises à partir d’un dépôt logistique central à Ystad qui traite environ 10 000 lignes de commande et expédie 600 000 articles par mois – toujours avec une grande précision de livraison. Le dépôt stocke plus de 3 000 produits qui peuvent être livrés le jour même ou le lendemain en Suède et à l’étranger.

Chez BLS Industries, la gestion des factures était un processus manuel qui prenait beaucoup de temps, ce qui entraînait un contrôle insuffisant, des avis de retard de paiement et de nombreuses heures perdues à chercher des bouts de papier. Le processus de base impliquait qu’une facture arrivait au bureau de la société à Lund et était transmise à Ystad pour enregistrement avant d’être renvoyée à Lund pour autorisation.

Les fournisseurs envoient parfois des factures à la mauvaise société. ExFlow détecte immédiatement ces erreurs, redirige la facture vers la bonne source et permet une autorisation en un seul clic.

« ExFlow n’a pas seulement rationalisé notre flux de travail, mais nous a également donné un contrôle qui nous faisait défaut auparavant. Aujourd’hui, une personne de notre organisation centrale consacre une heure par jour au traitement de 18 000 factures par an pour 12 entreprises. Auparavant, cette même personne gérait manuellement et à temps plein une seule entreprise. Les chiffres parlent d’eux-mêmes.

 

« ExFlow est sans conteste la meilleure solution d’automatisation des comptes fournisseurs pour les utilisateurs de Dynamics AX, car elle est entièrement intégrée au système ERP. L’utilisation d’un système intégré présente plusieurs avantages clés. Du point de vue de la sécurité, vous ne voulez pas que quelqu’un extraie des données de votre système ERP, les modifie et les télécharge à nouveau.

Fredrik Holmberg, responsable informatique chez BLS Industries

EXFLOW ET MICROSOFT DYNAMICS AX

Fredrik a une grande expérience de Microsoft Dynamics AX. Avant de devenir IT Manager chez BLS Industries, il a passé 15 ans en tant que consultant AX.

Au cours du processus de passation de marché, d’autres systèmes ont été soigneusement examinés. Le directeur financier a même demandé une solution concurrente utilisée par l’un de ses anciens employeurs. Mais lorsque Fredrik a présenté ses arguments, le choix s’est imposé.

« ExFlow est sans aucun doute la meilleure solution EFH si vous travaillez avec Dynamics AX », déclare Fredrik. « Elle est intégrée au système ERP. L’utilisation d’un système intégré présente plusieurs avantages clés ».

Rien que du point de vue de la sécurité, vous ne voulez pas que quelqu’un extraie des données de votre système ERP, les modifie et les télécharge à nouveau.

Un système embarqué permet également d’éviter les mises à jour en fonction du temps, qui créent une incertitude quant à l’exactitude des chiffres affichés dans le système. Pour une entreprise de la taille de BLS Industries, des écarts importants peuvent apparaître selon que les données sont affichées en temps réel, comme dans ExFlow, ou synchronisées avec un délai.

« Aujourd’hui, une personne de notre organisation centrale consacre une heure par jour au traitement de 18 000 factures par an pour 12 entreprises. Auparavant, cette même personne gérait manuellement une entreprise à temps plein. Les chiffres parlent d’eux-mêmes.

Fredrik Holmberg, responsable informatique chez BLS Industries

UNE MISE EN ŒUVRE HARMONIEUSE

La mise en œuvre d’ExFlow a commencé par la société la plus « difficile » du groupe, celle qui effectue le plus grand nombre de transactions et dont le flux de paiements est le plus élevé. Le processus, qui devait initialement durer trois mois, consistait à ajouter les fournisseurs un par un pour s’assurer que tout fonctionnait correctement. Le plan initial prévoyait d’activer une à deux entreprises par mois, mais le processus s’est déroulé si bien que douze entreprises – dont deux du Danemark et de la Norvège et une de la Finlande – étaient opérationnelles au bout de dix semaines.

CORRESPONDANCE AUTOMATIQUE DES BONS DE COMMANDE

BLS Industries est un fabricant qui s’approvisionne en plus de 13 000 articles auprès de différents fournisseurs. Vérifier manuellement chaque facture par rapport à un bon de commande est extrêmement inefficace et donne facilement lieu à des erreurs.

ExFlow récupère les informations directement dans la base de données AX de l’entreprise, ce qui permet au système de faire correspondre automatiquement les factures avec les bons de commande jusqu’au niveau de la ligne. Auparavant, une facture d’un grand fournisseur pouvait souvent nécessiter une heure ou deux de travail de recherche.

L’optimisation de la correspondance des bons de commande au niveau de la ligne est désormais l’une des priorités de BLS Industries, qui cherche à automatiser davantage sa gestion des bons de commande et des factures.

DES GAINS INATTENDUS

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs permet à un acheteur d’économiser 1 à 2 heures par semaine sur les tâches administratives. Auparavant, vous imprimiez les factures, y joigniez les bons de livraison et les bons de commande, puis les rangiez dans un classeur. Aujourd’hui, tout se fait numériquement. Si un acheteur a besoin de revenir en arrière et de vérifier quelque chose, il peut accéder aux données d’autres parties du système en quelques clics au lieu de devoir fouiller dans des classeurs.

Il est facile de se concentrer sur le personnel comptable lorsque l’on discute des mérites du système. Mais comme l’a constaté BLS Industries, la vie est aussi beaucoup plus facile pour les personnes occupant d’autres postes.

Par exemple, chacun peut trouver l’information dont il a besoin sans passer par le service de la comptabilité fournisseurs, car l’image complète des factures est disponible à partir d’une série de modules Dynamics AX différents tels que les achats, les immobilisations et les projets.

LA PROCHAINE ÉTAPE

L’approbation automatisée est quelque chose que nous activerons de plus en plus. Si les marchandises reçues correspondent à la facture, il n’est pas nécessaire de procéder à un traitement manuel. Ces possibilités offrent également d’autres avantages, car elles permettent au personnel de la comptabilité de se débarrasser des anciennes procédures et de se concentrer sur de nouvelles façons d’être plus efficaces.

« Maintenant, ils viennent me voir pour me demander pourquoi nous ne pouvons pas automatiser davantage ou activer tel ou tel fournisseur », sourit Fredrik.