De transformatie van Teleperformance met ExFlow

Teleperformance is een wereldwijd bedrijf voor digitale zakelijke dienstverlening dat de meest geavanceerde, digitaal aangedreven zakelijke diensten levert om ’s werelds beste merken te helpen hun bedrijf op zinvolle en duurzame manieren te stroomlijnen.

OVER TELEPERFORMANCE

Teleperformance is een wereldwijd bedrijf voor digitale zakelijke dienstverlening dat de meest geavanceerde, digitaal aangedreven zakelijke diensten levert om ’s werelds beste merken te helpen hun bedrijf op zinvolle en duurzame manieren te stroomlijnen.

Teleperformance in cijfers:

• Ongeveer 500 000 werknemers
• Diensten in 300 talen
• Activiteiten in meer dan 100 landen

Hanna Karlsson, Continuous Improvement Manager bij Teleperformance, deelde haar succesverhaal over hoe ExFlow het AP-proces (Accounts Payable) van Teleperformance heeft getransformeerd en de weg heeft vrijgemaakt voor wereldwijde adoptie en meer automatisering. Terwijl Teleperformance zijn activiteiten blijft uitbreiden en optimaliseren, blijven ExFlow en Dynamics 365 F&O een hoeksteen van hun reis naar meer efficiëntie en nauwkeurigheid in hun AP-workflows.

UITDAGINGEN EN DOELSTELLINGEN

Hanna beschreef de uitdaging van het stroomlijnen van factuurverwerking in verschillende landen, elk met unieke wettelijke vereisten en operationele bijzonderheden.
Haar doel was duidelijk – de efficiëntie verbeteren, de handmatige werklast verminderen en voldoen aan wettelijke verplichtingen, en dat alles met behoud van een wereldwijde uitmuntendheidsstandaard.

DE VOORDELEN VAN EXFLOW VERKENNEN

De Scandinavische bedrijven van de Teleperformance-groep gebruiken ExFlow al sinds 2011 en de procesautomatisering was erg goed. In 2020 werd een onderzoek gestart door Matthew Cuthill, directeur digitale transformatie bij Teleperformance, om de voordelen van ExFlow uitgebreid te evalueren om te beslissen of ExFlow deel zou gaan uitmaken van de wereldwijde template voor de F&O roll-out. De studie van Teleperformance vergeleek de factuurverwerkingstijden en -methoden in verschillende landen binnen hun activiteiten. Het onderzoek richtte zich op drie regio’s:

Country/region	Time spent per invoice	Solution
Nordic countries	4 minutes	ExFlow Data Capture (OCR) + ExFlow+ Dynamics ERP Standard
United Kingdom	11 minutes	ExFlow Data Capture (OCR) + Dynamics ERP standard
France	17 minutes	No OCR, Dynamics ERP standard

Op basis van de gegevens en de aangetoonde efficiëntiewinst door automatisering, besloot Teleperformance om ExFlow op te nemen in de wereldwijde template en ExFlow Data Capture en ExFlow uit te rollen. Na de uitrol in Frankrijk konden drie van de vier mensen die aanvankelijk facturen behandelden, hun aandacht verleggen naar meer strategische en gevarieerde initiatieven binnen hun bedrijf. Hanna’s gedeelde succesverhaal viert niet alleen de efficiëntiewinst die met ExFlow werd behaald, maar belicht ook de strategische vooruitziendheid die is ingebed in de digitaliserings- en automatiseringsstrategie van Teleperformance. “ExFlow werd de katalysator voor het minimaliseren van handmatige taken, wat perfect aansluit bij de bredere visie van Teleperfomance op een digitaal getransformeerde toekomst”, legt Hanna uit. De integratie van Power BI gaf Teleperformance nog meer mogelijkheden voor gegevensanalyse en rapportage, waardoor waardevolle inzichten werden verkregen voor geïnformeerde besluitvorming. Vanaf Q1 2024 zijn 14 landen live met ExFlow en F&O, en het team van Teleperformance is intensief bezig met het uitrollen van de wereldwijde template en er zullen nog vele landen volgen. Ter ondersteuning van dit initiatief gebruikt Teleperformance een shared service center in Kosovo om functies te centraliseren voor efficiëntie en beter beheer. Door de invoering van automatiseringstools kon personeel worden overgeplaatst naar andere financiële ondersteuningsgebieden, wat duidt op een toename van de verwerkingsefficiëntie en een kans voor het personeel om zich bezig te houden met activiteiten die meer waarde toevoegen.

RESULTAAT EN AANBEVELINGEN

Het onderzoek benadrukt de behoefte aan automatisering in de factureringsworkflow en laat zien hoe dit kan leiden tot aanzienlijke efficiëntieverbeteringen, een betere procescontrole en een betere naleving van de regelgeving voor financiële teams. Het suggereert dat verdere automatisering en de uitbreiding van tools zoals ExFlow Data Capture en ExFlow naar meer regio’s en landen binnen de activiteiten van Teleperformance enorm voordelig zouden zijn.

VOORUITZICHTEN VOOR TELEPERFORMANCE EN EXFLOW

Cruciale aspecten voor Teleperformance in de komende jaren zijn e-facturatie en de aanpasbaarheid aan landspecifieke mandaten met betrekking tot zowel inkomende als uitgaande facturen. In Europa is Italië als eerste aan de beurt, gevolgd door Polen met KSeF en vervolgens Frankrijk; allemaal implementeren ze landspecifieke CTC-processen (Continuous Transaction Control). SignUp en ExFlow zullen Teleperformance ondersteunen op het gebied van CTC en e-facturatie.

EEN VOORBEELD VAN ACTIVITEITEN MET TOEGEVOEGDE WAARDE: FRANKRIJK

De verschuiving van vier personen naar één persoon voor de afhandeling van facturen in Frankrijk maakte het mogelijk om personeel in te zetten voor meer strategische zaken. Dit gaf het personeel meer compliance en controle over hun processen, terwijl de kosten in verband met inefficiënte workflows werden verlaagd. Verbeterde financiële analyse: Medewerkers richtten zich op het verkrijgen van inzichten uit financiële gegevens, waardoor strategische besluitvorming werd beïnvloed. Relatiebeheer met leveranciers: Relaties met leveranciers versterkt, gunstige voorwaarden bedongen en toeleveringsprocessen geoptimaliseerd. Initiatieven voor procesverbetering: Toegewijde inspanningen om financiële processen te stroomlijnen en best practices over te nemen. Compliance en risicobeheer: Ervoor zorgen dat financiële voorschriften worden nageleefd en risico’s effectief worden beheerd. Training en ontwikkeling: Investeren in de vaardigheden en kennis van medewerkers en een cultuur van continu leren bevorderen. Strategische projecten en innovatie: Bijdragen aan innovatie-initiatieven en nieuwe technologieën verkennen. Gebaseerd op de tijdstudie tussen Scandinavië, het Verenigd Koninkrijk en Frankrijk is er een zeer duidelijk voordeel behaald door EDC en ExFlow te gebruiken voor end-to-end AP automatisering.

CONCLUSIE

Het succesverhaal van Teleperformance met ExFlow illustreert de kracht van strategische automatisering bij het bereiken van operationele uitmuntendheid. De resultaten van de studie onderstrepen de tastbare voordelen van ExFlow, niet alleen in termen van efficiëntiewinst, maar ook door werknemers in staat te stellen zich te concentreren op taken met toegevoegde waarde. Deze transformatieve reis, in combinatie met de inzichtelijke studie over end-to-end AP-automatisering, positioneert Teleperformance als een pionier in het gebruik van technologie voor een concurrentievoordeel in het dynamische landschap van de wereldwijde bedrijfsvoering.