Nieuw goedkeuringsproces met ExFlow was een keerpunt voor Norlys

Een proces dat vroeger een hele week van elke maand in beslag nam voor de credit controller bij Norlys is nu teruggebracht tot bijna niets met ExFlow.
Het systeem heeft niet alleen een enorm verschil gemaakt voor het crediteurenteam bij Norlys, maar voor het hele huis.

DRIE ERP-SYSTEMEN WERDEN GECOMBINEERD

In 2023, met verschillende bedrijfsfusies in zeer korte tijd, moest de Norlys groep 3 Enterprise Resource Planning systemen (ERP’s) samenvoegen tot één systeem. De Finance Specialist van de groep verhuisde 25 bedrijven van verschillende grootte, elk van hun eigen facturatiesysteem naar één uniform systeem. De taak was enorm. Als onderdeel van een grote analyse werd ExFlow gekozen als AP Automation oplossing voor het automatisch facturatiesysteem voor leveranciers voor de hele business groep.

“We hebben een van onze processen in ExFlow zodanig kunnen stroomlijnen dat onze credit controller, die vroeger een hele week per maand aan deze specifieke taak besteedde, nu alleen nog maar met de factuur te maken krijgt wanneer deze moet worden goedgekeurd. De factuur stroomt er automatisch doorheen. Ik was extatisch!“

Monica Kousgaard Franck, Finance Applications specialist bij Norlys.

ZWAAR PROCES BLEEK SNEL EN GEMAKKELIJK

“Voorheen kwam onze boekhoudafdeling dezelfde factuur vaak wel drie keer tegen, wat belastend was. Sinds we ExFlow gebruiken, kunnen we zelf beslissen of we een factuur wel of niet terug willen zien. We kunnen het stoppen in het importformulier, stoppen in de nacontrole, of we kunnen het direct door laten gaan. Het is voor ons een keerpunt geweest dat we het nu zelf kunnen regelen als credit accountants en dat een IT-ontwikkelaar niet nodig is. Het is uitstekend geweest” zegt Monica.

FACTUREN KUNNEN NU ONDERWEG WORDEN GOEDGEKEURD

Medewerkers in verschillende bedrijven binnen de Norlys groep komen uit een AX-systeem waar ze toegang moeten krijgen tot meerdere systemen en accounts om hun facturen goed te keuren. “Met ExFlow kunnen medewerkers eenvoudig klikken en alles goedkeuren in alle bedrijven. Degenen die het systeem al gebruiken, vinden het geweldig dat ze onderweg kunnen zijn en facturen kunnen goedkeuren via telefoon of tablet. Het heeft een grote impact gehad en ons in staat gesteld om ons goedkeuringsproces aanzienlijk te stroomlijnen,” legt Monica uit.

EEN INTUÏTIEF SYSTEEM VOOR IEDEREEN

Voor Norlys is het ook essentieel geweest dat ExFlow een intuïtief systeem is dat alle medewerkers gemakkelijk kunnen gebruiken, terwijl het ook een systeem is dat complexe workflows aankan. “Bij Norlys hebben we veel regels en controles, wat veel vraagt van een systeem. Nu kan het crediteurenteam de mate van automatisering voor elke afzonderlijke factuur regelen. Tegelijkertijd is het systeem erg intuïtief, en dat was ook de feedback die we kregen toen we ExFlow lanceerden – medewerkers vonden het erg gebruiksvriendelijk.

HET HELE BEDRIJF VOELT HET VERSCHIL

“Het is één ding om de workflow voor het crediteurenteam te stroomlijnen, maar als je 1.000 werknemers hebt die facturen moeten goedkeuren, maakt het systeem ook voor hen een enorm verschil. Dit nieuwe goedkeuringsproces is een voordeel geworden voor het hele bedrijf.”

“Het is ook geweldig om onze implementatiepartner, Camilla van SignUp Software, op de achtergrond te hebben, om geweldige service te hebben en om haar op elk moment een e-mail te kunnen sturen en nuttig advies te ontvangen“
Monica Kousgaard Franck, Finance Applications specialist bij Norlys.