Alliance Pharma’s transformatie met ExFlow

TRANSFORMATIEF SUCCES – DE EXFLOW OPLOSSING GEBRUIKEN

In 2022 begon Alliance aan een reis om haar Accounts Payable (AP) automatiseringsprocessen te verbeteren. Geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van hun vorige oplossing, zocht Alliance naar een superieur alternatief. En toen kwam ExFlow, een AP automatiseringsoplossing van SignUp Software, ontworpen om activiteiten te stroomlijnen en de gebruikerservaring te optimaliseren. De vorige AP-oplossing van Alliance voldeed niet aan hun veranderende behoeften, vanwege vervelende handmatige processen en een gebrek aan overzicht over goedkeuringsworkflows. Ze zagen het belang in van een efficiënter en gebruiksvriendelijker systeem, waardoor ze alternatieven gingen onderzoeken. Alliance koos voor ExFlow om een revolutie teweeg te brengen in hun bedrijfsprocessen, dankzij de betrouwbare reputatie op het gebied van verbeterde controle, verhoogde efficiëntie en aanzienlijke kostenbesparingen.

EFFICIËNTIE OPNIEUW GEDEFINIEERD

De rollen en verantwoordelijkheden rond de implementatie van ExFlow werden al vroeg in het transitieproces duidelijk gedefinieerd, waardoor een naadloze samenwerking werd gegarandeerd. Het team van SignUp speelde een centrale rol bij het configureren van ExFlow, terwijl er een voortdurende dialoog was met Alliance over verduidelijking en procesoplossingen. Dit heeft bijgedragen aan een soepele overgang en efficiënte integratie van ExFlow in de activiteiten van Alliance. SignUp heeft het implementatieproces gemonitord en waardevolle observaties verzameld. De proactieve betrokkenheid van Alliance’s Finance Business Systems Manager, Mike Kilmister, en de CFO van het bedrijf, Andrew Franklin, heeft aanzienlijk bijgedragen aan het succes van het project. De oplossing voldeed niet alleen aan de verwachtingen van Alliance, maar overtrof deze zelfs.

VERANDERMANAGEMENT AANPAKKEN

Een van de belangrijkste uitdagingen bij elke systeemimplementatie is om eindgebruikers veranderingen te laten accepteren. De gebruiksvriendelijke interface van ExFlow ging deze uitdaging aan en speelde een cruciale rol in het succes. Het intuïtieve ontwerp in Microsoft D365FO zorgde voor een soepele overgang voor eindgebruikers, waardoor acceptatie en enthousiasme voor de nieuwe oplossing mogelijk werden. Alliance ging zeer gestructureerd te werk bij het testen en zorgde ervoor dat de gebruikers wisten wat ze konden verwachten bij het opstarten van ExFlow. “Vanuit het perspectief van de gebruiker: als je de gebruiker op snelheid kunt krijgen, dan heb je 90% van het probleem opgelost. Onze AP-afdeling is erg blij met de efficiëntiewinst en ExFlow is een gemakkelijk te gebruiken systeem, en dat beschouw ik als een overwinning.” – Andrew Franklin, CFO, Alliance Pharmaceuticals

CONTROLE KRIJGEN OVER FINANCIËLE PROCESSEN

De impact van ExFlow op het goedkeuringsproces van facturen bij Alliance was opmerkelijk. Met ExFlow werd de goedkeuring van facturen aanzienlijk sneller en efficiënter. De gestroomlijnde workflows en gebruiksvriendelijke interface droegen bij aan een naadloos proces, waardoor er minder tijd en moeite nodig was voor goedkeuringen. “We hebben nu meer controle en zichtbaarheid in het hele proces. Zo veel zelfs, dat een van onze gebruikers ons vertelde: ‘Dit is zo eenvoudig te gebruiken, ik vraag me af of ik iets over het hoofd zie!” – Mike Kilmister, Finance Business Systems Manager, Alliance Pharmaceuticals

SUCCES ONTHULD – DE LAT VOOR UITMUNTENDE IMPLEMENTATIE LEGGEN.

Succes komt voort uit ervaring, kwalificaties, kennis, middelen en planning – elementen die SignUp en Alliance effectief hebben ingezet tijdens het implementatieproces. Het was duidelijk dat beide bedrijven hun rollen en verantwoordelijkheden goed kenden en wisten hoe het verbeterde AP-landschap eruit moest komen te zien, en dat ze een goed begrip hadden van de verschillende onvoorziene omstandigheden waarvoor ze moesten plannen bij livegang. Alle betrokkenen waren goed voorbereid aan het begin van de implementatie. Dit hielp bij het tot stand brengen van een constructieve en oplossingsgerichte aanpak toen er verduidelijkingsbijeenkomsten werden gehouden. Het succesverhaal van Alliance is het bewijs van de gezamenlijke inspanningen van Alliance, SignUp Software en hun toegewijde projectteams. De reis van het identificeren van uitdagingen tot het implementeren van een oplossing toont de transformerende kracht van ExFlow in het optimaliseren van financiële bedrijfsprocessen, waardoor de doelstellingen van Alliance Pharma met buitengewoon succes zijn bereikt.