ExFlow Approval Web: Optimaliseer uw D365 Factuurworkflow

Facturen altijd en overal bekijken en goedkeuren.

Werk rechtstreeks in je ERP voor real-time zichtbaarheid.

Mis nooit een goedkeuring met e-mailherinneringen.

Goedkeurders kunnen commentaar geven en documenten toevoegen voor meer duidelijkheid.

Facturen worden automatisch naar de juiste goedkeurder gestuurd, waardoor vertragingen worden beperkt.

Zorg voor compliance met volledige zichtbaarheid van elke goedkeuringsactie.

ExFlow Data Capture ondersteunt verschillende factuurformaten, waaronder papieren, PDF’s en elektronische facturen. Fysieke facturen worden gescand en gedigitaliseerd, terwijl e-facturen rechtstreeks in het platform worden geïmporteerd. Dit elimineert handmatige informatie-invoer en vermindert fouten. Door het vastleggen van gegevens te automatiseren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat workflows efficiënt verlopen met behoud van nauwkeurigheid.

Zodra facturen zijn vastgelegd, interpreteert en importeert ExFlow gegevens tot op regelniveau. Leveranciersgegevens, artikelhoeveelheden, eenheidsprijzen en andere belangrijke informatie worden binnen Dynamics 365 gevalideerd om de nauwkeurigheid te garanderen voordat ze worden verwerkt. Als gegevens ontbreken of onvolledig zijn, kunnen handmatig aanpassingen worden gedaan. Dit validatieproces vermindert discrepanties en minimaliseert vertragingen in de goedkeuring.

ExFlow automatiseert het vooraf coderen van inkomende facturen, waardoor handmatige processen aanzienlijk worden verminderd. Door vooraf gedefinieerde coderingsstructuren toe te passen, worden facturen correct gecategoriseerd op basis van leveranciers, kostenplaatsen of projecten. Dit versnelt workflows en zorgt voor consistentie in de financiële administratie. Met een geïntegreerde app voor het goedkeuren van facturen kunnen AP-teams snel vooraf gecodeerde facturen bekijken en aanpassen, zodat ze voldoen aan het interne financiële beleid.

De automatiseringssoftware van ExFlow gebruikt de vastgelegde gegevens om facturen te matchen tegen inkooporders, contracten en/of goederenontvangsten om te bepalen hoe de factuur moet worden verwerkt. De software zorgt ervoor dat elke factuur overeenkomt met de verwachte transactiegegevens, waardoor het risico op te hoge betalingen of frauduleuze facturering afneemt. ExFlow is geïntegreerd met Dynamics 365 en optimaliseert de matching-workflows door discrepanties te signaleren en snel op te lossen, waardoor de financiële controle en efficiëntie verbeteren.

Wanneer een factuur niet voldoet aan de verwachte criteria of er discrepanties ontstaan, kan de ExFlow Approval Workflow zorgt ervoor dat de factuur naar de juiste goedkeurder wordt gerouteerd. Vooraf gedefinieerde goedkeuringsregels, dynamische routering en positiehiërarchieën zorgen ervoor dat het interne beleid wordt nageleefd. Goedkeurders worden via e-mail op de hoogte gebracht, zodat ze de factuur direct in de app kunnen bekijken en goedkeuren. Dit versnelt de besluitvorming en vermindert knelpunten, waardoor de factuurworkflows efficiënter verlopen.

Zodra een factuur is goedgekeurd, boekt ExFlow deze automatisch in het grootboek, waardoor een naadloze integratie met Dynamics 365 ontstaat. Alle factuurrecords worden gearchiveerd, waardoor AP-teams volledige zichtbaarheid en snelle toegang tot historische facturen hebben. Gebruikers kunnen elke factuur direct vanuit hun D365-werkruimte ophalen zonder door papieren documenten te hoeven zoeken. Dankzij de digitale opslag kunnen financiële teams facturen in realtime volgen, beoordelen en controleren, wat de transparantie en compliance verbetert.

ExFlow maakt gebruik van Power BI om real-time analytische rapportage. Voorverpakte rapporten met belangrijke KPI’s stellen bedrijven in staat om goedkeuringstijden bij te houden, uitgaventrends te volgen en de cashflow te optimaliseren. De app integreert naadloos met BI-tools en zorgt ervoor dat belanghebbenden altijd accurate, actuele financiële inzichten binnen handbereik hebben, wat leidt tot betere besluitvorming en operationele efficiëntie.