De enige uitgebreide gids voor crediteurenautomatisering die u nu nodig hebt

Bij de meeste bedrijfsactiviteiten weet je al dat efficiëntie belangrijk is. Een van de belangrijkste gebieden waarop je bedrijf activiteiten kan (en zou moeten!) stroomlijnen is de crediteurenadministratie (AP).
Het automatiseren van crediteurenadministratie bespaart je niet alleen tijd en geld, maar vermindert ook fouten en verbetert je algehele financiële beheer. Deze uitgebreide gids neemt u mee door alles wat u moet weten over AP automatisering, van het begrijpen wat crediteurenadministratie is tot het verkennen van de nieuwste AP automatiseringsoplossingen en het begrijpen waarom automatisering van uw AP processen echt de weg vooruit is.

Wat is Crediteuren?

Crediteuren (Accounts payable, AP) verwijst naar het geld dat je bedrijf verschuldigd is aan je leveranciers en verkopers voor ontvangen maar nog niet betaalde goederen of diensten.
Deze schuld vormt een cruciaal onderdeel van de balans van je bedrijf en weerspiegelt je kortetermijnverplichtingen.
Een goed beheer van de crediteurenadministratie is van vitaal belang voor het onderhouden van goede relaties met leveranciers en een soepele werking van de toeleveringsketen.

Waarom automatisering van uw crediteurenadministratie voordelig is voor uw bedrijf

1. Beheer van cashflow: Geautomatiseerde crediteurenadministratie helpt bij het behouden van een gezonde cashflow door betalingen snel en efficiënt te verwerken, zodat je bedrijf kan profiteren van kortingen voor vroege betalingen en boetes voor late betalingen kan vermijden.
2. Relaties met leveranciers: Waar het op neerkomt: Mensen worden graag op tijd betaald en ze houden van mensen die hen op tijd betalen. Tijdige en nauwkeurige betalingen bevorderen sterke relaties met leveranciers, wat kan leiden tot betere voorwaarden, meer betrouwbaarheid en een voorkeursbehandeling. voorkeursbehandeling.
3. Financiële gezondheid: Automatisering zorgt ervoor dat AP-administratie accuraat en up-to-date is, waardoor een duidelijker beeld ontstaat van de financiële gezondheid van een bedrijf, wat bijdraagt aan betere besluitvorming en strategische planning.

Belangrijkste functies van crediteurenautomatisering

1. Factuurverwerking: Automatisering houdt in dat facturen van leveranciers elektronisch worden ontvangen, op juistheid worden gecontroleerd met OCR (Optical Character Recognition) en worden ingevoerd in het boekhoudsysteem.
   Geautomatiseerde verificatie zorgt ervoor dat de gefactureerde goederen of diensten zijn ontvangen volgens de inkooporder.
2. Goedkeuringsworkflow: Geautomatiseerde systemen routeren facturen naar de relevante belanghebbenden voor goedkeuring op basis van vooraf gedefinieerde workflows.
   Dit kan gepaard gaan met meerdere autorisatieniveaus, afhankelijk van het beleid van je bedrijf.
3. Verwerking van betalingen: Na goedkeuring worden facturen automatisch ingepland voor betaling.
   Geautomatiseerde betalingsverwerking omvat het bepalen van de betaaldatum op basis van de voorwaarden die met de leverancier zijn overeengekomen en de cashflowsituatie van je bedrijf.
4. Bijhouden van gegevens: Geautomatiseerde systemen houden nauwkeurige en actuele digitale records bij van alle transacties, wat essentieel is voor financiële verslaglegging, audits en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Dus u wilt uw crediteurenadministratie automatiseren?
Dit is hoe:

AP automatisering houdt in dat technologie wordt gebruikt om repetitieve en tijdrovende taken binnen het crediteurenproces af te handelen.
Automatisering van de crediteurenadministratie kan worden bereikt met verschillende softwareoplossingen die de factuurverwerking, goedkeuringsworkflows en uitbetalingen stroomlijnen.

Stappen om uw crediteurenadministratie workflow te automatiseren

1. Beoordeel uw huidige AP-proces: Identificeer de handmatige taken die veel tijd in beslag nemen en vatbaar zijn voor fouten.
   Deze wil je als eerste aanpakken.
2. Kies de juiste AP automatiseringsoplossing: Kijk naar functies zoals het scannen van facturen, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en integratie/embedded mogelijkheden.
3. AP-automatiseringssoftware implementeren: Implementeer de software en zorg ervoor dat deze naadloos integreert met je bestaande boekhoudsystemen.
   Of, in het beste geval, het is speciaal gebouwd voor je bestaande ERP.
4. Train uw team: Zorg ervoor dat uw AP-team goed op de hoogte is van het gebruik van het nieuwe systeem om de voordelen ervan te maximaliseren.
5. Bewaken en optimaliseren: Controleer voortdurend de prestaties van het automatiseringssysteem en voer de nodige aanpassingen door om uw algehele efficiëntie te verbeteren.

Hoe werkt crediteurenautomatisering?

AP automatisering werkt door gebruik te maken van technologie om de verschillende stappen in het crediteurenproces te automatiseren.
Dit omvat het gebruik van optische tekenherkenning (OCR) om facturen te scannen, algoritmen voor machinaal leren om inkooporders te matchen met facturen en geautomatiseerde workflows om facturen te routeren voor goedkeuring.

Onderdelen van AP Automatisering

1. Factuur vastleggen: Gebruikt OCR en andere technologieën om papieren facturen te digitaliseren.
2. Gegevensextractie: Extraheert relevante gegevens van facturen voor verwerking.
3. Automatisering goedkeuringsworkflow: Leidt facturen naar de juiste goedkeurders.
4. Automatisering van betalingsverwerking: Plan en verwerk betalingen automatisch.
5. Integratie/integratie: Maakt verbinding met bestaande ERP-systemen, zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) en Finance and Operations (F&O), om een naadloze gegevensstroom te garanderen.

Voordelen van AP-automatisering

Het automatiseren van je crediteurenadministratie biedt tal van voordelen die de financiële activiteiten van je bedrijf aanzienlijk zullen verbeteren.

Belangrijkste voordelen van AP-automatisering

• Verhoogde efficiëntie: Vermindert de tijd die besteed wordt aan handmatige taken, waardoor uw team zich kan richten op meer strategische activiteiten met toegevoegde waarde.
• Kostenbesparingen: Verlaagt de operationele kosten door fouten tot een minimum te beperken en boetes voor te late betaling te vermijden.
• Verbeterde nauwkeurigheid: Verbetert de nauwkeurigheid van gegevens door geautomatiseerde gegevensvastlegging en -validatie.
• Verbeterde zichtbaarheid: Biedt realtime inzicht in de crediteurenstatus en cashflow.
• Betere relaties met leveranciers: Zorgt voor tijdige betalingen en bevordert goede relaties met leveranciers.

Datapunt: Het draait allemaal om efficiëntiewinst Volgens een rapport van het Institute of Finance & Management (IOFM)hebben bedrijven die AP-automatisering hebben geïmplementeerd de verwerkingstijd van facturen met 60% verkort en de verwerkingskosten met 50% verlaagd, waardoor de druk op financiële teams aanzienlijk is afgenomen.

Automatiseringsproces voor crediteurenadministratie binnen D365 Finance & Operations en Business Central

Het automatiseringsproces van de crediteurenadministratie omvat verschillende fasen, van de eerste beoordeling tot de volledige implementatie en voortdurende optimalisatie.

Fasen van AP-automatisering

1. Eerste beoordeling: Evalueer uw huidige AP-proces om inefficiënties vast te stellen.
2. Oplossing kiezen: Kies een AP automatiseringsoplossing die past bij de behoeften van uw bedrijf.
3. Implementatie: Implementeer de gekozen oplossing en integreer deze met je bestaande systemen.
   Als je al een Microsoft Dynamics 365 Bedrijfscentrale (BC) of Finance and Operations (F&O) klant bent, hebt u de bonusoptie om een AP Automation-oplossing te kiezen die die al is ingebouwd in uw vertrouwde ERP. (Win-Win!)
4. Training: Train je team om het nieuwe systeem effectief te gebruiken.
5. Bewaking en optimalisatie: Voortdurend de prestaties van het systeem controleren en waar nodig aanpassingen doen.

Procedures voor crediteuren

Correcte crediteurenprocedures zijn essentieel voor het handhaven van financiële nauwkeurigheid en controle.
Het automatiseren van deze procedures kan de efficiëntie en betrouwbaarheid nog verder verbeteren.

Standaard AP-procedures

1. Factuurontvangst: Facturen van leveranciers innen.
2. Factuurcontrole: De juistheid van facturen controleren.
3. Goedkeuring van facturen: Facturen doorsturen voor goedkeuring door de relevante belanghebbenden.
4. Autorisatie van betalingen: Ervoor zorgen dat betalingen worden geautoriseerd door het juiste personeel.
5. Uitvoering van betalingen: Betalingen uitbetalen aan leveranciers.

Processtappen crediteurenadministratie

Door de gedetailleerde stappen van het crediteurenadministratieproces te begrijpen en te automatiseren, kan uw bedrijf profiteren van aanzienlijke efficiëntievoordelen, kostenbesparingen en een beter algemeen financieel beheer.
Het implementeren van geavanceerde oplossingen voor AP-automatisering stroomlijnt niet alleen uw activiteiten, maar positioneert uw bedrijf ook voor toekomstige groei en succes in een extreem concurrerende markt.
Als er veel op het spel staat, hebt u alle voordelen nodig die u kunt krijgen.

Dat gezegd hebbende, is het nemen van een diepe duik in de gedetailleerde stappen van het crediteurenproces cruciaal voor een succesvolle automatisering.
Laten we nu dieper ingaan op elke stap om uitgebreid te begrijpen hoe de stappen werken en welke rol automatisering speelt bij het verbeteren van hun individuele efficiëntie.

Laten we ook eens kijken naar de voordelen van geautomatiseerde processen ten opzichte van handmatige processen op het gebied van AP.

Gedetailleerde AP-processtappen

1. Factuur vastleggen

Facturen verzamelen en digitaliseren met OCR-technologie:

• Handmatig proces: Bij een traditioneel handmatig proces komen facturen binnen via de post, e-mail of fax.
  Deze fysieke of digitale documenten moeten worden verzameld, gesorteerd en handmatig worden ingevoerd in het boekhoudsysteem.
• Geautomatiseerd proces: AP automatisering maakt gebruik van OCR-technologie (Optical Character Recognition) om papieren facturen te scannen en te digitaliseren.
  Voor elektronische facturen kunnen geautomatiseerde systemen gegevens rechtstreeks vanuit e-mail of leveranciersportalen vastleggen.
  OCR-technologie leest en converteert verschillende factuurformaten naar een gestandaardiseerd digitaal formaat, waardoor gegevens naadloos kunnen worden geëxtraheerd en geïntegreerd in je boekhoudsoftware.

2. Gegevensinvoer

Haal automatisch gegevens van facturen en voer ze in je boekhoudsysteem in:

• Handmatig proces: De gegevens van elke factuur moeten handmatig in het boekhoudsysteem worden ingevoerd, wat tijdrovend en foutgevoelig is.
• Geautomatiseerd proces: Automatiseringssoftware extraheert belangrijke gegevensvelden uit de gedigitaliseerde facturen met behulp van geavanceerde technologieën voor gegevensvastlegging.
  Dit omvat details zoals factuurnummer, datum, naam van de leverancier, regelitems, bedragen en termijnen.
  De geëxtraheerde gegevens worden vervolgens automatisch ingevoerd in het boekhoudsysteem, waardoor de tijd en het foutpercentage die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer aanzienlijk worden verminderd.

3. Bijpassend

Vergelijk facturen met inkooporders en ontvangstbewijzen om de nauwkeurigheid te garanderen:

• Handmatig proces: Het handmatig matchen van facturen met bijbehorende inkooporders (PO’s) en goederenontvangstbewijzen is arbeidsintensief en kan leiden tot discrepanties en vertragingen.
• Geautomatiseerd proces: Geautomatiseerde matchingsystemen vergelijken factuurgegevens met PO’s en ontvangstbewijzen die in het systeem zijn opgeslagen.
  Het matchen in drie richtingen zorgt ervoor dat de factuurgegevens overeenkomen met de inkooporder en de ontvangen goederen of diensten.
  Eventuele afwijkingen worden gemarkeerd voor controle, zodat ze snel kunnen worden opgelost.
  Deze stap is cruciaal voor het controleren van de juistheid van de kosten en het voorkomen van te hoge betalingen of fraude.

4. Goedkeuring Routing

Facturen automatisch routeren naar de juiste goedkeurders op basis van vooraf gedefinieerde workflows:

• Handmatig proces: Facturen worden fysiek of digitaal doorgegeven aan verschillende goedkeurders, wat traag kan zijn en kan leiden tot verloren of vertraagde goedkeuringen.
• Geautomatiseerd proces: AP automatiseringssoftware gebruikt vooraf gedefinieerde workflows om facturen te routeren naar de relevante goedkeurders op basis van het goedkeuringsbeleid van het bedrijf.
  Goedkeurders ontvangen meldingen en kunnen facturen vanaf elk apparaat bekijken en goedkeuren.
  Dit versnelt het goedkeuringsproces en zorgt ervoor dat interne controles worden nageleefd.
  Bovendien kunnen automatische herinneringen worden ingesteld om tijdige goedkeuringen te garanderen.

5. Uitzonderingsverwerking

Discrepanties of uitzonderingen markeren en oplossen:

• Handmatig proces: Het identificeren en oplossen van uitzonderingen, zoals niet overeenkomende bedragen of ontbrekende informatie, vereist handmatige interventie en uitgebreide en soms vervelende communicatie tussen afdelingen. Niemand heeft daar tijd voor!
• Geautomatiseerd proces: De afhandeling van uitzonderingen wordt gestroomlijnd door automatisering.
  Het systeem markeert automatisch alle discrepanties of uitzonderingen die worden gedetecteerd tijdens de matching- of goedkeuringsfase.
  Er worden gedetailleerde uitzonderingsrapporten gegenereerd en het verantwoordelijke personeel wordt op de hoogte gebracht om corrigerende maatregelen te nemen.
  Er kunnen ook geautomatiseerde workflows worden ontworpen om veelvoorkomende uitzonderingen zonder handmatige tussenkomst op te lossen, waardoor de efficiëntie nog verder wordt verbeterd.

6. Planning van betalingen

Automatisch betalingen plannen volgens de betalingsvoorwaarden:

• Handmatig proces: Het plannen van betalingen bestaat uit het handmatig bijhouden van vervaldatums en het toekennen van prioriteit aan betalingen op basis van cashflow en facturen en voorwaarden van leveranciers.
• Geautomatiseerd proces: Zodra facturen zijn goedgekeurd, plant de automatiseringssoftware de betalingen volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden.
  Het systeem houdt rekening met factoren zoals vroegbetaalkortingen, cashflowbeheer en voorkeuren van leveranciers om het betalingsschema te optimaliseren.
  Dit zorgt voor tijdige betalingen en maximaliseert de mogelijkheden om kosten te besparen.

7. Uitvoering van betalingen

Voer betalingen uit via uw bank of betalingsprovider:

• Handmatig proces: Bij het uitvoeren van betalingen worden betalingen handmatig voorbereid en verzonden via cheques, bankoverschrijvingen of andere methoden, wat foutgevoelig en inefficiënt kan zijn.
• Geautomatiseerd proces: AP automatiseringssystemen integreren met bank- en betalingsplatforms om betalingen automatisch uit te voeren.
  Elektronische betalingen, waaronder ACH-overschrijvingen, bankoverschrijvingen en virtuele kaartbetalingen, worden direct via het systeem verwerkt.
  Geautomatiseerde uitvoering van betalingen vermindert het risico op fouten, verhoogt de veiligheid en biedt real-time inzicht in de status van betalingen.

8. Registratie

Nauwkeurige gegevens bijhouden van alle transacties voor controle- en nalevingsdoeleinden:

• Handmatig proces: Het bijhouden van een nauwkeurige administratie vereist het zorgvuldig archiveren en organiseren van papieren documenten en het handmatig invoeren van transactiegegevens in de boekhouding.
• Geautomatiseerd proces: Geautomatiseerde systemen houden een uitgebreid digitaal archief bij van alle facturen, goedkeuringen en betalingsgegevens.
  Deze gegevens zijn eenvoudig toegankelijk voor controle, naleving en rapportage.
  Het systeem zorgt er ook voor dat alle documentatie veilig en in overeenstemming met de wettelijke vereisten wordt opgeslagen.
  Geautomatiseerd bijhouden van gegevens verbetert de nauwkeurigheid van gegevens, verbetert de traceerbaarheid en vereenvoudigt het auditproces.

AP-automatisering verbeteren met geavanceerde technologieën

AP automatisering is voortdurend in ontwikkeling, met nieuwe technologieën die elke stap van het proces verbeteren.
Hier zijn enkele geavanceerde technologieën die AP-automatisering verder versterken en optimaliseren:

Kunstmatige intelligentie (AI) en machinaal leren (ML):

• AI- en ML-algoritmen kunnen afwijkingen voorspellen, goedkeuringsworkflows optimaliseren en de matchingsnauwkeurigheid voortdurend verbeteren door te leren van historische gegevens.
  

Blockchain:

• Blockchain-technologie zorgt voor transparantie en veiligheid in transacties door een onveranderbaar grootboek te bieden van alle factuur- en betalingsrecords, wat het vertrouwen en de naleving verbetert.

Robotische procesautomatisering (RPA):

• RPA-bots kunnen terugkerende taken afhandelen, zoals gegevensinvoer, het afhandelen van uitzonderingen en reconciliatie, waardoor handmatige interventie verder wordt teruggedrongen en de efficiëntie toeneemt.

Geavanceerde analyse en rapportage:

• Verbeterde analyses bieden diepere inzichten in AP-prestaties, cashflowtrends en leveranciersgedrag, waardoor beter geïnformeerde besluitvorming en strategische planning mogelijk zijn.

Door de gedetailleerde stappen van het crediteurenadministratieproces te begrijpen en te automatiseren, kan uw bedrijf profiteren van aanzienlijke efficiëntievoordelen, kostenbesparingen en een verbeterd financieel beheer.
Het implementeren van geavanceerde automatiseringsoplossingen voor crediteurenadministratie stroomlijnt niet alleen uw activiteiten, maar positioneert uw bedrijf ook voor toekomstige groei en succes in een concurrerende markt.
Wat is daar niet leuk aan?

Om dat te bereiken, hebt u software voor crediteuren nodig

Het kiezen van de juiste crediteurenadministratie software is cruciaal voor effectieve AP automatisering.
De software moet robuuste functies en naadloze integratie bieden (of, idealiter, native integratie) met uw bestaande systemen.

Belangrijkste kenmerken van AP Software

• Oplossingen voor het scannen en OCR van facturen: Legt papieren facturen vast en digitaliseert ze.
• Geautomatiseerde workflows: Stroomlijnt het goedkeuringsproces.
• Integratiemogelijkheden: Integreert met, of is ingebouwd in ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365.
• Analytics en rapportage: Biedt inzicht in AP-prestaties.
• Beveiligingsfuncties: Garandeert gegevensbeveiliging en compliance.

Vergelijkingstabel van populaire AP-automatiseringssoftware

Software	Key Features	Integration	Price Range	Review Points	Review Source
Microsoft Dynamics 365 BC & F&O	Invoice scanning, approval workflows, analytics	Seamless D365 integration	$$$	4.5/5	G2 Reviews
ExFlow	Invoice scanning, workflow automation, real-time insights	Custom built into Microsoft Dynamics 365	$$	4.6/5	G2 Reviews
Medius	Invoice automation, spend management, analytics	Integration with multiple ERP systems including Dynamics 365	$$	4.4/5	G2 Reviews
Tipalti	Global payments, tax compliance, invoice capture	Multiple ERP integrations	$$	4.4/5	G2 Reviews
SAP Concur	Expense management, invoice automation, reporting	Integration with SAP ERP	$$$	4.3/5	G2 Reviews

*Deze tabel biedt een vergelijking van een aantal populaire AP automatiseringssoftware oplossingen, met de belangrijkste kenmerken, integratiemogelijkheden, prijsklassen en review scores per juni 2024.
De beoordelingspunten zijn gebaseerd op gebruikersbeoordelingen van G2, een bekend platform voor bedrijfssoftware.

AP Factuur Proces Automatisering

Het automatiseren van het AP-factuurproces is een cruciaal onderdeel van algemene AP-automatisering.
Dit houdt in dat technologie wordt gebruikt om de ontvangst, verwerking en betaling van facturen af te handelen.

Stappen om het AP-factuurproces te automatiseren

1. Facturen vastleggen: Gebruik OCR om facturen te digitaliseren.
2. Gegevens extractie: Haal automatisch relevante gegevens van facturen.
3. Factuurmatching: Facturen matchen met inkooporders en bonnetjes.
4. Goedkeuring Workflow: Routeer facturen automatisch ter goedkeuring.
5. Verwerking van betalingen: Betalingen plannen en uitvoeren.
6. Gegevens bijhouden: Houd alle facturen en betalingen digitaal bij.

AP Factuur Automatisering

AP-factuurautomatisering is specifiek gericht op het automatiseren van factuurgerelateerde taken binnen het crediteurenproces.
Dit omvat alles van factuurontvangst tot betalingsverwerking.

Voordelen van AP Factuur Automatisering

• Snellere verwerking: Verkort de verwerkingstijd van facturen.
• Minder fouten: Minimaliseert menselijke fouten bij het invoeren en verwerken van gegevens.
• Kostenbesparingen: Verlaagt de kosten door handmatig werk te verminderen en laattijdige vergoedingen te vermijden.
• Verbeterde naleving: Zorgt ervoor dat het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten worden nageleefd.
• Verbeterde relaties met leveranciers: Zorgt voor tijdige betalingen en betere communicatie en relaties met leveranciers.

Datapunt: Laten we het hebben over kosten- en tijdbesparingen A onderzoek door Aberdeen Group heeft uitgewezen dat AP-factuurautomatisering de factuurverwerkingskosten met 80% kan verlagen en de factuurverwerkingssnelheid met 70% kan verbeteren.

De juiste oplossing voor AP-automatisering kiezen

Houd bij het kiezen van een AP automatiseringsoplossing rekening met de volgende factoren:

• Integratie: Zorg ervoor dat de oplossing integreert, of idealiter al is al is ingebouwd in uw bestaande ERP en boekhoudsystemen.
• Schaalbaarheid: Kies een oplossing die kan meegroeien met de groei van je bedrijf.
• Gebruiksvriendelijkheid: Zorg ervoor dat de oplossing gebruiksvriendelijk is voor je team.
• Klantenondersteuning: Ga op zoek naar een provider met goede klantenondersteuning en trainingsbronnen.

Casestudie: BLS Industries

Bekijk voor een praktijkvoorbeeld van de voordelen van AP-automatisering deze casestudy over hoe AP-automatisering en het matchen van inkooporders voor efficiëntie zorgden bij het Scandinavische bedrijf BLS Industries.

Efficiëntiewinst door AP automatisering versus handmatige processen

Efficiëntiewinst met AP automatisering

Efficiency Metric	Manual Process	Automated Process	Source
Invoice Processing Time	20 days	8 days	Institute of Finance & Management (IOFM)
Invoice Processing Cost	$15 per invoice	$3 per invoice	Aberdeen GroupAmerican Productivity & Quality Center (APQC)
Error Rate	3-5%	0.1-0.5%	American Productivity & Quality Center (APQC)
Early Payment Discounts	10% of invoices	25% of invoices	PayStream Advisors
Supplier Inquiry Volume	100 inquiries per month	20 inquiries per month	PayStream Advisors

Dus daar heb je het.

Het implementeren van AP automatisering zal uw crediteurenadministratie revolutioneren en grondig herzien, wat zal leiden tot aanzienlijke efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen en verbeterde relaties met leveranciers.
Door gebruik te maken van geavanceerde technologie en best practices verandert u uw crediteurenadministratie in een mum van tijd in een strategische aanwinst voor uw bedrijf.

Bent u al een Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) of Finance & Operations (F&O) klant?
Zo ja, dan is ExFlow AP misschien wel uw ideale AP automatiseringspartner. Meer informatie.