Waarom zou uw organisatie E-facturatie moeten omarmen?

Misschien bent u op zoek naar manieren om uw efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen en uw financiële activiteiten te stroomlijnen. Een oplossing die de laatste tijd sterk in opkomst is, en met reden, is e-facturatie. Maar wat is het precies, hoe werkt het en waarom zou jouw organisatie de overstap moeten overwegen? Laten we eens kijken naar het concept van elektronische facturatie, de voordelen ervan, de processen die erbij komen kijken en de mandaten en vereisten die eraan verbonden zijn. Je zult snel begrijpen waarom e-facturatie een must is voor bedrijven van elke omvang – ook voor die van jou.

Wat is e-facturatie?

Eenvoudig gezegd verwijst het naar het proces van het uitgeven, verzenden en ontvangen van facturen in een digitaal formaat. In tegenstelling tot traditionele papieren facturen, worden digitale facturen elektronisch aangemaakt, verzonden en ontvangen, waardoor handmatige verwerking overbodig wordt en de kans op fouten afneemt. E-facturatie omvat het gebruik van gespecialiseerde software en platformen die het hele facturatieproces van creatie tot betaling vergemakkelijken.

Wat is E-Billing?

E-billing, vaak door elkaar gebruikt met e-facturatie, verwijst specifiek naar de elektronische presentatie van factureringsinformatie aan klanten. Terwijl e-facturatie het hele facturatieproces omvat, richt e-facturatie zich op het elektronisch leveren van de factuur aan uw klanten, vaak via e-mail of een webportaal. Beide concepten zijn gericht op het verbeteren van de efficiëntie, nauwkeurigheid en transparantie in het factureringsproces.

Over het e-facturatieproces

Het proces bestaat uit een aantal belangrijke stappen, die allemaal zijn ontworpen om je factureringsworkflows te stroomlijnen en te automatiseren:

1. Facturen maken: Facturen worden aangemaakt met behulp van gespecialiseerde software, die automatisch factuurgegevens uit je bestaande records kan halen.
2. Factuurverzending: Facturen worden elektronisch verzonden naar de ontvanger, meestal via e-mail of een beveiligd webportaal.
3. Goedkeuring van facturen: Ontvangers bekijken en keuren facturen elektronisch goed met behulp van software voor elektronische factuurgoedkeuring.
4. Betaling van facturen: Betalingen worden elektronisch verwerkt en samengevoegd met uw elektronische facturatiesystemen om tijdige en nauwkeurige betalingen te garanderen.
5. Archivering van facturen: E-facturen worden elektronisch opgeslagen, waardoor ze eenvoudig en efficiënt kunnen worden teruggevonden en gecontroleerd.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

• Kostenbesparingen: E-facturatie verlaagt de kosten voor papier, afdrukken en frankeren.
  Volgens de Billentis Rapport kunnen bedrijven tot 80% besparen op facturatiekosten door over te schakelen op e-facturatie.
• Snellere betalingen: E-facturen worden onmiddellijk geleverd, waardoor het minder tijd kost om facturen te verwerken en te betalen.
  Dit verbetert de cashflow en verlaagt het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO).
• Verbeterde nauwkeurigheid: Geautomatiseerde gegevensinvoer minimaliseert menselijke fouten, wat leidt tot nauwkeurigere facturen en minder geschillen.
• Verbeterde efficiëntie: E-facturatie stroomlijnt het facturatieproces, waardoor er minder tijd en moeite nodig is om facturen handmatig te beheren.
• Milieu-impact: Door papieren facturen te elimineren, kan uw organisatie haar ecologische voetafdruk aanzienlijk verkleinen.

Integratie boekhoudsysteem

De integratie van je digitale facturatiesysteem met je boekhoudsysteem kan het financieel beheer aanzienlijk verbeteren. Deze integratie zorgt voor een soepele gegevensstroom tussen de facturatie- en boekhoudfuncties, waardoor er minder gegevens handmatig hoeven te worden ingevoerd en er minder kans is op fouten. Het maakt ook realtime financiële tracking en rapportage mogelijk, waardoor je organisatie meer controle krijgt over de cashflow en de financiële gezondheid.

• Geautomatiseerde afstemming: E-facturatie geïntegreerd met boekhoudsoftware kan facturen automatisch in overeenstemming brengen met betalingen, waardoor er minder behoefte is aan handmatige interventie.
• Naleving: Geïntegreerde systemen helpen ervoor te zorgen dat uw factureringspraktijken voldoen aan de relevante regelgeving door automatisch de benodigde belastingtarieven toe te passen en uw administratie up-to-date te houden.
• Gestroomlijnde audits: Omdat alle factuurgegevens elektronisch zijn opgeslagen en geïntegreerd in je boekhoudsysteem, worden audits eenvoudiger en minder tijdrovend.

Elektronisch factuurbeheer

Effectief elektronisch factuurbeheer houdt in dat digitale oplossingen worden gebruikt om de hele levenscyclus van een factuur af te handelen. Dit omvat:

• Geautomatiseerde factuurgeneratie: Facturen worden automatisch gegenereerd op basis van vooraf gedefinieerde sjablonen en gegevens uit je ERP-systemen.
• Real-time traceren: Uw organisatie kan de status van facturen in realtime volgen, wat zorgt voor transparantie en verantwoording.
• Geïntegreerde verwerking van betalingen: E-facturatiesystemen kunnen integreren met betalingsgateways, waardoor elektronische factuurbetalingen naadloos kunnen verlopen.
• Naleving en archivering: Geautomatiseerde oplossingen zorgen voor naleving van wettelijke vereisten en bieden veilige, langdurige opslag van facturen voor controledoeleinden.

Alles over e-factureringsverplichtingen

Veel landen hebben mandaten geïmplementeerd om elektronisch factureren te standaardiseren en te promoten. Deze mandaten verplichten bedrijven om facturen elektronisch in te dienen bij overheidsinstanties of zakenpartners. De Europese Unie heeft bijvoorbeeld de Europese standaard voor e-facturatie geïntroduceerd, terwijl landen als Italië en India hun eigen specifieke regelgeving hebben geïmplementeerd.

Waar ter wereld wordt elektronische facturatie gebruikt?

De weg naar factuurautomatisering verschilt aanzienlijk per regio. Europa en Latijns-Amerika lopen voorop met uitgebreide regelgevingskaders en een wijdverspreide invoering. De APAC-regio laat een sterke vooruitgang zien met verschillende landen die gestandaardiseerde kaders zoals Peppol hebben ingevoerd. Noord-Amerika is bezig met een inhaalslag, met name in de particuliere sector, terwijl het Midden-Oosten en Afrika zich in de beginfase bevinden, maar veelbelovende ontwikkelingen laten zien.

EMEA (Europa, Midden-Oosten en Afrika)

Europa

Adoptie en gebruik: Europa is wereldwijd koploper op het gebied van digitale facturering, dankzij robuuste regelgevingskaders en overheidsmandaten. De Europese Unie (EU) heeft de Europese standaard geïmplementeerd, waardoor elektronische facturen verplicht zijn voor B2G-transacties (Business-to-Government). Veel EU-lidstaten hebben deze vereisten uitgebreid naar B2B-transacties (Business-to-Business). Ontwikkeling: De EU blijft haar infrastructuur voor e-facturering ontwikkelen met het oog op interoperabiliteit en naadloze grensoverschrijdende transacties. De Europese Commissie ondersteunt verschillende initiatieven om digitaal factureren te bevorderen en belastingrapportage te stroomlijnen.

Koplopers:

• Italië: Een van de eerste landen die elektronische facturatie verplicht stelde voor alle transacties, inclusief B2B en B2C (Business-to-Consumer).
• Spanje: Sterke adoptie met verplichte vereisten voor B2G-transacties en uitbreiding naar B2B.
• Frankrijk: Op weg naar verplichte B2B-processen tegen 2024.

Midden-Oosten

Overname en gebruik: Het Midden-Oosten gaat geleidelijk over op e-facturatie, met verschillende landen die bepaalde regels implementeren of van plan zijn dat te doen. Ontwikkeling: De inspanningen zijn gericht op het moderniseren van de belastingsystemen en het verbeteren van de naleving. Saoedi-Arabië en de VAE lopen voorop met regelgevende kaders.

Koplopers:

• Saoedi-Arabië: Verplichte e-facturatie geïmplementeerd voor alle transacties vanaf december 2021.
• VAE: Op de voet gevolgd met plannen om in de nabije toekomst vergelijkbare regelgeving in te voeren.

Afrika

Invoering en gebruik: De invoering in Afrika bevindt zich in een vroeg stadium, waarbij sommige landen digitale oplossingen verkennen om de belastinginning te verbeteren en fraude te verminderen. Ontwikkeling: Proefprojecten en regionale samenwerkingsverbanden helpen bij het opzetten van de noodzakelijke infrastructuur voor bredere toepassing.

Koplopers:

• Zuid-Afrika: Toonaangevend in procesimplementatie met initiatieven om de belastingdienst te moderniseren.

APAC (Azië-Pacific)

Overname en gebruik: De APAC-regio laat verschillende niveaus van overname zien. Landen als Australië en Nieuw-Zeeland hebben aanzienlijke vooruitgang geboekt, terwijl andere zich in de beginfase van de implementatie bevinden. Ontwikkeling: Overheden in de regio ontwikkelen kaders voor digitale facturering om de efficiëntie van bedrijven en de naleving van belastingwetgeving te verbeteren. Grensoverschrijdende interoperabiliteit is een belangrijk aandachtspunt.

Koplopers:

• Australië: Heeft het Peppol-kader voor e-facturering aangenomen en verplicht gesteld voor B2G-transacties en bevorderd voor B2B.
• Nieuw-Zeeland: Vergelijkbaar met Australië, maakt ook gebruik van het Peppol-netwerk.
• Singapore: Implementatie van het landelijke e-factuurnetwerk, in overeenstemming met de Peppol-standaard.
• India: Verplichte e-facturatie voor bedrijven boven een bepaalde omzetdrempel, met plannen om de dekking uit te breiden.

Amerika

Noord-Amerika

Overname en gebruik: In Noord-Amerika groeit het gebruik, vooral onder grote bedrijven en overheidsinstellingen. De Verenigde Staten en Canada boeken vooruitgang, maar missen een uniform regelgevend kader. Ontwikkeling: Er wordt gewerkt aan het standaardiseren van processen en het bevorderen van de toepassing door het MKB (midden- en kleinbedrijf).

Koplopers:

• Verenigde Staten: Toenemend gebruik van e-facturatie in zowel de publieke als de private sector, hoewel nog niet verplicht.
• Canada: Het proces bevorderen via initiatieven zoals de e-factuuroplossingen van de Canada Revenue Agency.

Latijns-Amerika

Adoptie en gebruik: Latijns-Amerika is wereldwijd koploper op het gebied van e-facturatie, gedreven door strenge overheidsmandaten gericht op het terugdringen van belastingontduiking en het verbeteren van de efficiëntie. Ontwikkeling: Landen in deze regio hebben een geavanceerde infrastructuur voor e-facturatie, met real-time rapportage aan de belastingdienst.

Koplopers:

• Brazilië: Baanbrekend met verplichte vereisten voor alle bedrijven.
• Mexico: Verplichte e-facturatie ingevoerd, bekend als CFDI, voor alle transacties.
• Chili: Een van de eerste landen met e-facturatie, nu verplicht voor alle bedrijven.
• Argentinië: Er is al een uitgebreid systeem, verplicht voor alle transacties.

Ga voor meer informatie over wereldwijde elektronische facturering naar het KPMG-rapport: Wereldwijde mandaten voor e-facturering en digitale rapportage

Wat je moet weten over de vereisten

Om te voldoen aan e-factureringsmandaten moet uw bedrijf aan specifieke vereisten voldoen:

• Gestandaardiseerde formaten: Facturen moeten worden gegenereerd in gestandaardiseerde formaten zoals XML of PDF/A-3.
• Digitale handtekeningen: In sommige rechtsgebieden moeten facturen digitale handtekeningen bevatten om de authenticiteit en integriteit te garanderen.
• Gegevensvelden: Facturen moeten specifieke gegevensvelden bevatten, zoals belastinginformatie, factuurnummers en betalingsvoorwaarden.
• Beveiligde verzending: Facturen moeten veilig worden verzonden om onbevoegde toegang of geknoei te voorkomen.

Soorten facturen

Er zijn verschillende soorten facturen waarmee je bedrijf te maken kan krijgen in het elektronische proces:

• Standaardfacturen: Traditionele facturen voor geleverde goederen of diensten.
• Creditnota’s: Uitgegeven om het bedrag van een eerder uitgegeven factuur te corrigeren of te verlagen.
• Debetnota’s: Uitgegeven om het bedrag van een eerder uitgegeven factuur te verhogen.
• Proforma-facturen: Voorlopige facturen die worden verzonden vóór de uiteindelijke levering van goederen of diensten.

Terugkerende facturen: Afgegeven voor doorlopende diensten of abonnementen op regelmatige basis.

Handmatig factureren

Ondanks de voordelen van e-facturatie, vertrouwen sommige bedrijven nog steeds op handmatige facturatie. Handmatig factureren houdt in dat papieren facturen worden aangemaakt, afgedrukt en verstuurd. Dit proces is tijdrovend, foutgevoelig en resulteert vaak in vertragingen en hogere kosten. De stappen die komen kijken bij handmatige facturatie omvatten meestal:

1. Facturen maken: Handmatig gegevens invoeren in een factuursjabloon, wat gevoelig kan zijn voor menselijke fouten.
2. Afdrukken: Het afdrukken van de factuur, wat kosten met zich meebrengt voor papier, inkt en onderhoud van afdrukapparatuur.
3. Verzending: De factuur via de post versturen, wat extra portokosten en vertragingen bij de levering met zich meebrengt.
4. Verwerking van betalingen: Wachten tot de ontvanger de factuur handmatig verwerkt en een betaling verstuurt, vaak via cheques of handmatige bankoverschrijvingen.
5. Bijhouden van gegevens: Het opslaan en bewaren van papieren kopieën van facturen, die veel ruimte innemen en moeilijk te beheren en terug te vinden zijn.

Deze handmatige processen kunnen leiden tot verschillende inefficiënties:

• Tijdrovend: Elke stap van het handmatige facturatieproces vergt veel tijd en inspanning, van gegevensinvoer tot verzending en administratie.
• Vatbaar voor fouten: Menselijke fouten bij het invoeren van gegevens en berekeningen kunnen leiden tot geschillen over facturen en vertragingen bij de betaling.
• Hoge kosten: De kosten voor afdrukken, frankering en opslag lopen in de loop der tijd op en hebben invloed op uw bedrijfsresultaten.
• Vertraagde betalingen: Handmatig factureren leidt vaak tot langere betalingscycli, wat invloed heeft op je cashflow en werkkapitaal.

Invloed op het milieu: Het gebruik van papier en fysieke opslag draagt bij aan de achteruitgang van het milieu.

Aspect	Manual Invoicing	E-Invoicing
Cost	High (printing, postage)	Low (digital processing)
Speed	Slow (mail delivery)	Fast (instant electronic delivery)
Accuracy	Prone to errors	High accuracy (automated data)
Environmental Impact	High (paper usage)	Low (paperless)
Efficiency	Time-consuming	Streamlined and automated

Overstappen op e-facturatie kan deze inefficiënties elimineren en aanzienlijke verbeteringen bieden op het gebied van nauwkeurigheid en snelheid. Zo kan de implementatie van een robuuste e-facturatieoplossing zoals ExFlow het hele facturatieproces automatiseren, van creatie tot goedkeuring en betaling. Dit vermindert niet alleen de tijd en kosten die gepaard gaan met handmatige facturatie, maar zorgt er ook voor dat de regelgeving wordt nageleefd en verbetert de algehele operationele efficiëntie.

Software en oplossingen

Om e-facturatie effectief te implementeren, heeft je organisatie betrouwbare software en oplossingen nodig. Enkele populaire systemen zijn:

• ExFlow: een oplossing voor elektronische factuurverwerking die goedkeuringsworkflows voor facturen automatiseert en is ingebouwd in MS D365 F&O en Business Central.
• MSInvoice: Een cloudgebaseerde facturatieoplossing die naadloos integreert met Microsoft Dynamics 365 (E-facturen D365).
• Microsoft Facturatie: Maakt deel uit van Microsoft Office 365 en biedt eenvoudig en efficiënt facturen maken en beheren.
• Facturatie in de cloud: Cloudgebaseerde facturatieplatforms die schaalbaarheid, toegankelijkheid en realtime updates bieden.

Deze e-factuuroplossingen bieden functies zoals het automatisch genereren van facturen, elektronische goedkeuring van facturen, real-time tracering en veilige opslag, waardoor ze onmisbare hulpmiddelen zijn voor moderne bedrijven.

Feature	MSInvoice	ExFlow	Microsoft Invoicing	Cloud Invoicing
Integration with ERP	Yes (D365)	Yes	Yes	Yes
Automated Invoice Generation	Yes	Yes	Yes	Yes
Electronic Invoice Approval	Yes	Yes	Yes	Yes
Real-time Tracking	Yes	Yes	Yes	Yes
Secure Storage	Yes	Yes	Yes	Yes

Voor meer gedetailleerde informatie over een robuuste, toonaangevende oplossing kunt u overwegen om ExFlow e-facturatie te verkennen.

Hoe kan ik e-facturatie laten werken voor mijn organisatie?

De overstap naar digitale facturatie is meer dan een trend; het is een strategische stap naar meer efficiëntie, kostenbesparingen en nauwkeurigheid in financiële operaties. Door gebruik te maken van geavanceerde software en oplossingen kan je organisatie de facturatieprocessen stroomlijnen, de naleving van mandaten garanderen en snellere betalingen ontvangen. De voordelen van automatisering zijn duidelijk en bedrijven die deze technologie omarmen, zullen goed gepositioneerd zijn om te gedijen in de digitale economie. In een notendop biedt geautomatiseerde factuurverwerking een groot aantal voordelen die de manier waarop je organisatie facturen beheert kunnen veranderen. Van kostenbesparingen tot verbeterde nauwkeurigheid en snellere betalingen, de voordelen zijn onmiskenbaar. Nu steeds meer landen e-facturatie verplicht stellen, is het belangrijk om de concurrentie voor te blijven door e-facturatieoplossingen te implementeren. Omarm de toekomst van facturatie vandaag nog en ontgrendel het potentieel van digitale facturatie voor uw bedrijf. Voor meer inzichten en gedetailleerde informatie over e-facturatie kunt u andere bronnen raadplegen, zoals:

• Billentis Report
• European Commission Report
• Microsoft electronic invoicing overview