Dynamics 365: Typen overeenkomende facturen

Inleiding tot factuurmatching in Dynamics 365

Het efficiënt matchen van facturen is onmiskenbaar een cruciaal onderdeel van de financiële processen van uw bedrijf.
Dynamics 365 biedt een scala aan functies om dit proces te stroomlijnen, met name door de mogelijkheden voor factuurmatching.
Factuurmatching in Dynamics 365 zorgt ervoor dat facturen, inkooporders en ontvangstbewijzen nauwkeurig op elkaar zijn afgestemd, waardoor discrepanties worden verminderd en u een nauwkeurigere financiële controle en gemoedsrust krijgt.

Wat zijn de belangrijkste concepten van Invoice Matching?

Het matchen van facturen is een cruciaal boekhoudproces waarbij facturen worden vergeleken met inkooporders en ontvangstrapporten om consistentie te garanderen voordat er wordt betaald.
Dit proces helpt overbetalingen, dubbele betalingen en fraude voorkomen en zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor wat je hebt ontvangen en goedgekeurd.

Typen factuurmatching in Dynamics 365

Dynamics 365 ondersteunt verschillende soorten factuurmatching om tegemoet te komen aan verschillende bedrijfsbehoeften.
Deze omvatten 2-weg, 3-weg en 4-weg matching, elk met verschillende niveaus van verificatie en controle.

2-Weg factuurmatching in D365

Bij 2-way invoice matching wordt de factuur direct vergeleken met de inkooporder.
Deze methode zorgt ervoor dat de gefactureerde hoeveelheden en bedragen overeenkomen met de hoeveelheden en prijzen die aanvankelijk werden besteld, en controleert of de gefactureerde prijzen en hoeveelheden overeenkomen met wat werd overeengekomen in de inkooporder.
Deze aanpak is relatief eenvoudig en efficiënt, waardoor hij geschikt is als je op zoek bent naar een sneller verificatieproces.
Het is echter belangrijk op te merken dat deze methode mogelijk geen discrepanties opvangt die verband houden met de daadwerkelijke ontvangst van goederen of diensten, omdat de factuur niet wordt vergeleken met de ontvangstdocumenten.
Als een artikel bijvoorbeeld wel is besteld, maar nooit ontvangen, of als de ontvangen hoeveelheid afwijkt van de bestelde hoeveelheid, zal de 2-weg matching in de crediteurenadministratie deze problemen mogelijk niet detecteren, omdat het boeken van productontvangsten bij deze methode een optioneel proces is.

Factuurmatching in 3 richtingen in D365

3-way invoice matching voegt een extra verificatielaag toe door de ontvangst van goederen in het proces op te nemen.
Bij deze methode wordt de factuur niet alleen vergeleken met de inkooporder, maar ook met het ontvangstrapport (goederenontvangstbon).
Dit zorgt ervoor dat er alleen wordt betaald voor goederen die daadwerkelijk zijn ontvangen en dat de ontvangen hoeveelheden overeenkomen met zowel de inkooporder als de factuur.
Dit proces helpt het risico te verkleinen dat er wordt betaald voor goederen die zijn besteld maar niet ontvangen of voor hoeveelheden die niet overeenkomen met wat er is geleverd.
Door het ontvangstrapport op te nemen, zorgt 3-way matching voor een nauwkeurigere verificatie, zodat je zeker weet dat zowel de bestelling als de ontvangst van de goederen correct zijn voordat je de betaling verwerkt.

4-Weg Factuurmatching in D365

Het matchen van facturen in 4 richtingen is de meest grondige en uitgebreide methode die beschikbaar is in Microsoft Dynamics 365.
Dit proces omvat het matchen van de factuur met de inkooporder, het ontvangstrapport en het inspectierapport.
Door het inspectierapport mee te nemen, zorgt 4-way matching ervoor dat de goederen niet alleen zijn ontvangen, maar ook voldoen aan de vereiste kwaliteitsnormen en specificaties die in de inkooporder staan.
Deze methode is vooral nuttig als je te maken hebt met hoogwaardige of gereguleerde goederen, waarbij het voldoen aan specifieke normen van cruciaal belang is.
In de productie- of farmaceutische sector kan het bijvoorbeeld van vitaal belang zijn om ervoor te zorgen dat de ontvangen goederen voldoen aan de kwaliteitsinspecties.
Dit grondige verificatieproces helpt voorkomen dat er wordt betaald voor ondermaatse of niet-conforme goederen, waardoor de belangen van uw organisatie worden beschermd en naleving van de kwaliteitsnormen wordt gewaarborgd.

Invoice Matching Type	Verification Points	Suitable For
2-Way Matching	Purchase Order vs. Invoice	Quick verification, lower risk transactions
3-Way Matching	Purchase Order vs. Invoice vs. Receiving Report	Moderate risk, ensuring receipt of goods

Elk type factuurmatching biedt verschillende verificatieniveaus en is geschikt voor verschillende bedrijfsbehoeften en industrieën, afhankelijk van de complexiteit en vereisten van de goederen of diensten die worden gekocht.
Laten we eens verder kijken hoe factuurmatching eruitziet in Finance & Operations (F&O) en Business Central (BC).

Voorbeeld van scenario voor factuurmatching in D365 Finance and Operations

Een bedrijf genaamd “TechGoods Inc.” bestelt hoogwaardige elektronica bij verschillende leveranciers.
Het bedrijf implementeert factuurmatching in Dynamics 365 Finance and Operations om de nauwkeurigheid van hun financiële transacties te garanderen.

Definities van overeenkomende factuurtypes

• 2-weg matching: Vergelijkt de inkooporder (PO) met de factuur.
• 3-weg koppeling: Vergelijkt de PO, goederenontvangst (GR) en de factuur.
• 4-weg matching: Vergelijkt de PO, GR, factuur en inspectie.

Vergelijkende tabel voor D365 Finance and Operations:

Matching Type	Compared Documents	Benefits	Finance & Operations Features	Business Central Features
2-Way Matching	Purchase Order (PO) and Invoice	- Ensures invoice amount matches PO - Quick validation for straightforward purchases	- Basic PO-to-invoice matching - Automated discrepancy alerts	- Basic PO-to-invoice matching - Automated discrepancy alerts
3-Way Matching	PO, Goods Receipt (GR), and Invoice	- Confirms goods were received - Reduces the risk of paying for unreceived items	- Matching includes GR data - Configurable matching rules and tolerances - Advanced workflow options	- Matching includes GR data - Configurable matching rules - Integration with third-party quality management systems

Voordelen van factuurmatching voor artikel- en leverancierscombinaties

Nauwkeurigheid in financiële transacties:

• 2-weg matching: Zorgt voor basisnauwkeurigheid door factuurbedragen te matchen met PO’s.
• 3-weg koppeling: Voegt verificatie van ontvangen goederen toe en zorgt ervoor dat facturen alleen worden betaald voor ontvangen items.
• 4-weg matching: Voegt een kwaliteitscontrole toe en zorgt ervoor dat alleen wordt betaald voor goederen die door de inspectie komen.

Fraudepreventie:

• Het matchen van facturen met PO’s en GR’s helpt frauduleuze activiteiten voorkomen, zoals het factureren van goederen die niet besteld of ontvangen zijn.

Geschil Vermindering:

• Door ervoor te zorgen dat alle documenten op elkaar zijn afgestemd, worden geschillen tussen het bedrijf en leveranciers geminimaliseerd, wat leidt tot betere relaties met leveranciers.

Operationele efficiëntie:

• Het automatiseren van het matchingsproces in Dynamics 365 vermindert de handmatige werklast, versnelt de verwerking en verhoogt de algehele efficiëntie.

Verbeterd cashflowbeheer:

• Zorgt ervoor dat betalingen nauwkeurig en op tijd worden gedaan, waardoor het kasstroombeheer en de financiële planning verbeteren.

Dynamics 365 Finance and Operations functies voor factuurmatching

• Geautomatiseerde workflows: Configureerbare workflows voor verschillende soorten matches om het goedkeuringsproces te automatiseren.
• Waarschuwingen en meldingen: Systeemgegenereerde waarschuwingen voor discrepanties om een tijdige oplossing te garanderen.
• Gedetailleerde rapportage: Uitgebreide rapporten over gematchte en niet-gematchte facturen voor audit- en nalevingsdoeleinden.
• Aanpasbare regels: Mogelijkheid om specifieke overeenstemmingsregels en toleranties in te stellen op basis van bedrijfsbehoeften.
• Integratie met andere modules: Naadloze integratie met modules voor inkoop, voorraad en kwaliteitsbeheer voor end-to-end zichtbaarheid.

Het scenario van factuurmatching kan ook worden toegepast in Dynamics 365 Business Central, hoewel er enkele verschillen zijn in de functies en mogelijkheden vergeleken met Dynamics 365 Finance and Operations.

Laten we eens schetsen hoe 2-weg, 3-weg en 4-weg factuurmatching zou werken in Business Central en het vergelijken met Finance en Operations.

Vergelijkende tabel voor D365 Business Central

Matching Type	Compared Documents	Example Scenario	Benefits	Business Central Features
2-Way Matching	Purchase Order (PO) and Invoice	- PO created for 50 laptops from Vendor A Invoice received for 50 laptops from Vendor A	- Ensures that the invoice amount matches the PO amount Quick validation for straightforward purchases	- Basic matching validation between PO and invoice amounts Automated alerts for discrepancies
3-Way Matching	PO, Goods Receipt (GR), and Invoice	- PO created for 50 laptops from Vendor A Goods receipt confirms 50 laptops received Invoice for 50 laptops from Vendor A	- Verifies that the received quantity matches both the PO and the invoice Reduces risk of paying for unreceived goods	- Matching validation including received quantity Detailed matching rules configurable for GR and invoice

Voordelen en functies in Business Central

Nauwkeurigheid in financiële transacties:

• 2-weg matching: Net als Finance en Operations zorgt Business Central voor basisnauwkeurigheid door factuurbedragen te matchen met PO’s.
• 3-weg koppeling: Voegt verificatie van ontvangen goederen toe en zorgt ervoor dat facturen alleen worden betaald voor ontvangen items.
• 4-weg matching: Business Central kan ook kwaliteitscontroles afhandelen als het geïntegreerd is met de juiste kwaliteitsbeheerprocessen, maar dit kan extra maatwerk of oplossingen van derden vereisen.

Fraudepreventie:

• Business Central helpt ook bij het voorkomen van frauduleuze activiteiten door middel van factuurmatching en goedkeuringsworkflows.

Geschil Vermindering:

• Zorgt ervoor dat alle documenten op elkaar zijn afgestemd, zodat geschillen tussen het bedrijf en leveranciers tot een minimum worden beperkt.

Operationele efficiëntie:

• Het automatiseren van het matchingsproces in Business Central vermindert de handmatige werklast en versnelt de verwerkingstijden.

Verbeterd cashflowbeheer:

• Zorgt voor nauwkeurige en tijdige betalingen, waardoor de cashflow beter wordt beheerd.

Business Central-functies voor factuurmatching

• Geautomatiseerde workflows: Configureerbare workflows om het goedkeuringsproces voor facturen te automatiseren.
• Waarschuwingen en meldingen: Systeemgegenereerde waarschuwingen voor discrepanties om een tijdige oplossing te garanderen.
• Gedetailleerde rapportage: Rapporten over gematchte en niet-gematchte facturen voor audit- en nalevingsdoeleinden.
• Aanpasbare regels: Mogelijkheid om specifieke overeenstemmingsregels en toleranties in te stellen.
• Integratie met andere modules: Integratie met inkoop-, voorraad- en kwaliteitsbeheeroplossingen van derden.

Belangrijkste verschillen tussen Business Central en Finance & Operations

• Reikwijdte en complexiteit: Finance and Operations is over het algemeen geschikt voor grotere ondernemingen met complexere behoeften, terwijl Business Central is afgestemd op kleine tot middelgrote bedrijven.
• Aanpassing en flexibiliteit: Finance and Operations biedt uitgebreidere aanpassingsmogelijkheden out of the box, terwijl Business Central vergelijkbare functionaliteit kan bereiken via extensies en apps van derden.
• Integratie: Beide systemen integreren goed met andere Microsoft-producten, maar Finance and Operations heeft diepere integratiemogelijkheden voor complexere bedrijfsbehoeften.

Samenvattend: hoewel de basisprincipes en voordelen van factuurmatching in beide systemen gelijk zijn, kunnen de specifieke functies en de mate van aanpassing die beschikbaar zijn in Business Central verschillen.
Business Central kan effectief omgaan met 2-way en 3-way matching, en met enige aanpassingen kan het ook 4-way matching ondersteunen, waardoor uw bedrijf een robuuste controle heeft over factuurverwerking en leveranciersbeheer.

Hoe D365 Regels voor factuurmatching configureren

Bij het configureren van factuurmatchingregels in Dynamics 365 gaat het om het instellen van parameters en drempels die bepalen hoe het systeem omgaat met afwijkingen.
U kunt toleranties definiëren voor prijs- en hoeveelheidsverschillen, goedkeuringsworkflows instellen voor uitzonderingen en corrigerende acties automatiseren.
Een juiste configuratie zorgt ervoor dat het systeem in lijn is met het beleid van uw bedrijf en vermindert handmatige interventie.

De processen voor het matchen van facturen automatiseren

Automatisering speelt een belangrijke rol bij het verbeteren van de efficiëntie van factuurmatching in Dynamics 365.
Geautomatiseerde matching vermindert handmatige fouten, versnelt het matchingproces en zorgt voor consistentie.
Dynamics 365 maakt gebruik van AI en machine learning om de nauwkeurigheid van de matching te verbeteren en uitzonderingen effectiever af te handelen.

Veelvoorkomende uitdagingen bij het matchen van facturen

Ondanks de vele voordelen kan het matchen van facturen in Dynamics 365 een aantal uitdagingen met zich meebrengen.
Veel voorkomende problemen zijn het verwerken van grote hoeveelheden facturen, het beheren van uitzonderingen en de integratie met andere financiële systemen.
Het garanderen van nauwkeurige gegevensinvoer en het up-to-date houden van stamgegevens zijn ook van cruciaal belang om fouten tot een minimum te beperken.

Best Practices voor effectieve factuurmatching

Om de effectiviteit van het matchen van facturen in Dynamics 365 te maximaliseren, is het belangrijk om best practices te volgen, zoals:

• Stamgegevens regelmatig bijwerken: Zorg ervoor dat leveranciersinformatie, productcatalogi en prijsgegevens actueel zijn.
• Realistische toleranties instellen: Definieer aanvaardbare variantiegrenzen voor prijs en hoeveelheid om controle en efficiëntie in evenwicht te brengen.
• Personeel: Rust uw medewerkers uit met de kennis om uitzonderingen te beheren en het systeem effectief te gebruiken.
• Continue bewaking en verbetering: Controleer regelmatig de processen voor het matchen van facturen en verfijn de regels om ze aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften.

Factuurmatching-workflows aanpassen met ExFlow

ExFlow AP, een ingebouwde AP automatiseringsoplossing voor Dynamics 365, biedt geavanceerde functionaliteit voor het aanpassen van workflows voor het matchen van facturen.
Het biedt verbeterde automatisering, betere afhandeling van uitzonderingen en meer gedetailleerde Power BI-analyses.
Bedrijven kunnen workflows aanpassen aan hun specifieke eisen, waardoor de algehele efficiëntie en controle verbeteren.

Meer informatie over ExFlow AP automatisering voor Business Central.

Factuurmatching, analyse en rapportage

Dynamics 365 biedt krachtige analyse- en rapportagetools om de prestaties van factuurmatching te controleren.
U kunt gedetailleerde rapporten genereren over matchingspercentages, uitzonderingen en verwerkingstijden.
Deze inzichten helpen u knelpunten te identificeren, processen te optimaliseren en de naleving van financiële controles te garanderen.

2-weg wedstrijd vs. 3-weg wedstrijd

Wat is het verschil tussen 2-Way en 3-Way Invoice Matching?

• 2-weg matching: Vergelijkt de factuur direct met de inkooporder.
• 3-weg koppeling: Voegt een extra laag toe door de factuur, de inkooporder en het ontvangstrapport te vergelijken, zodat u zeker weet dat de goederen zijn ontvangen.

Raadpleeg voor een meer gedetailleerd begrip Microsofts handleiding over drieweg overeenstemmingsbeleid.

Dynamics 365 overeenkomende factuurtypes onder de knie krijgen

Het beheersen van de verschillende soorten factuurmatching in Dynamics 365 is essentieel voor efficiënt financieel beheer.
Door het begrijpen en implementeren van 2-weg, 3-weg en 4-weg matching, het configureren van robuuste regels, het gebruik van automatisering en het gebruik van tools zoals ExFlow, kunnen bedrijven hun factuurverwerkingsmogelijkheden aanzienlijk verbeteren.
Door best practices toe te passen en analyses te gebruiken voor voortdurende verbetering zorgt u ervoor dat uw D365 processen voor het matchen van facturen zowel effectief als efficiënt zijn en een solide basis vormen voor financiële nauwkeurigheid en controle.

Lees voor meer informatie onze uitgebreide gids over factuurautomatisering voor Dynamics 365 hier.