Velosio s’adapte à la croissance grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs

Le fournisseur de logiciels basé aux États-Unis a économisé 12 heures de travail par semaine en mettant en œuvre la solution ExFlow de SignUp Software.

CONTEXTE

La croissance d’une entreprise se traduit souvent par une augmentation de la charge de travail pour les employés de tous les services, en particulier pour ceux qui travaillent dans la comptabilité et qui traitent et approuvent les factures. Par exemple, lorsque Velosio – un fournisseur de Microsoft Dynamics 365 basé aux États-Unis pour les entreprises de taille moyenne – s’est développé, il est devenu de plus en plus difficile pour l’équipe de la comptabilité fournisseurs de traiter les transactions de manière efficace.

« Nous avions un processus très manuel d’approbation des factures et de comptabilisation des comptes fournisseurs », explique Bryan Redic, contrôleur de gestion chez Velosio. « Notre équipe AP suivait les approbations de factures par e-mail, puis enregistrait les factures dans notre ERP une fois qu’elles étaient approuvées. L’équipe devait également joindre une capture d’écran de l’approbation de la facture à l’entrée AP, ainsi que la facture au format PDF. Non seulement ce processus était fastidieux, mais il n’y avait aucune visibilité sur les factures reçues mais non approuvées ».

« Après avoir utilisé l’outil pendant environ quatre mois, nous réalisons des économies de 12 heures par semaine entre deux personnes. Ces 48 heures par mois signifient que l’équipe AP dispose d’une semaine supplémentaire par mois qu’elle peut désormais consacrer à d’autres tâches que la saisie des factures AP et le suivi des approbations« 

Bryan Redic, contrôleur de gestion chez Velosio.

MISE EN ŒUVRE ET RÉSULTATS

Conscient de la valeur de l’automatisation des comptes fournisseurs, Velosio a mis en œuvre la solution ExFlow de SignUp Software, qui exploite diverses fonctionnalités d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) pour automatiser les flux de travail d’approbation et la comptabilisation des factures.

ExFlow est une solution d’automatisation des processus d’AP et de facturation construite spécifiquement pour Microsoft Dynamics 365. Elle aide les entreprises à automatiser leur processus de facturation, à réduire les coûts de traitement et à accroître la visibilité, le contrôle et l’efficacité des processus.

SignUp Software a travaillé avec Velosio pendant trois mois au total, en commençant le projet par une étude de l’activité de Velosio du point de vue de la comptabilité fournisseurs et en recherchant comment fonctionnait son système ERP. « L’équipe a appris à connaître notre processus actuel, à comprendre qui faisait quoi, quand et comment », a déclaré Redic. « Cela a facilité les phases suivantes du projet.

Ensuite, SignUp Software a mis en œuvre la solution et configuré l’outil pour s’assurer qu’il répondait aux besoins spécifiques de Velosio.

« L’automatisation de l’outil ExFlow nous a permis de réaliser des gains de temps presque immédiats », a déclaré M. Redic. « Après avoir utilisé l’outil pendant environ quatre mois, nous réalisons des économies de 12 heures par semaine entre deux personnes. Ces 48 heures par mois signifient que l’équipe AP dispose d’une semaine supplémentaire par mois qu’elle peut désormais consacrer à d’autres tâches que la saisie des factures AP et le suivi des approbations. »

Cet article a été publié à l’origine dans le numéro d’automne 2023 de Technology Record.

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