Peikko Group Oy : Efficacité et continuité avec ExFlow

Peikko Group Oy, une entreprise familiale finlandaise fondée en 1965 et spécialisée dans la fabrication de connexions en béton et en acier, était confrontée à des défis opérationnels dus à des données fragmentées et à des processus lourds avant d’adopter ExFlow. Grâce à l’interface intuitive et aux fonctionnalités mobiles d’ExFlow, l’approbation des factures est devenue un jeu d’enfant, ce qui a permis à l’équipe de Peikko de gagner un temps précieux et d’économiser des ressources.

A PROPOS DU GROUPE PEIKKO OY

Peikko Group Oy est une entreprise familiale finlandaise fondée en 1965, spécialisée dans la fabrication de raccords en béton et en acier, de systèmes de renforcement et d’autres matériaux de construction. L’entreprise est présente dans 12 pays et vend ses produits dans 34 pays différents. Peikko offre à ses clients des solutions de pointe qui améliorent la sécurité, l’efficacité et la durabilité des constructions. En outre, Peikko investit fortement dans la recherche et le développement de produits, introduisant régulièrement de nouvelles solutions et de nouveaux services sur le marché.

« Le web d’approbation est l’une des meilleures caractéristiques d’ExFlow et a considérablement rationalisé les opérations de l’entreprise.

Kim Salvén, vice-président des ventes et du marketing du groupe Peikko,

SITUATION INITIALE

Avant la mise en œuvre d’ExFlow, l’entreprise s’appuyait sur Microsoft Dynamics AX. Le système avait été adapté aux différents besoins de l’entreprise, ce qui a entraîné une fragmentation des données et des processus entre les différents domaines d’activité. Il était donc difficile d’obtenir une vue d’ensemble et cela nécessitait des efforts constants, ce qui entraînait des coûts inutiles pour la maintenance du système. Les processus étaient complexes, la récupération des données historiques était impossible et les factures ne pouvaient pas être approuvées via un téléphone portable.

Le flux de travail général devait être amélioré, le travail manuel était important et les processus d’approbation des factures défectueux entraînaient un surcroît de travail et de coûts. Par exemple, si la mauvaise personne était désignée comme approbateur de la facture, le processus devait être traité manuellement. Les dysfonctionnements du système se traduisaient par des processus quotidiens laborieux, nécessitant de nombreuses heures de travail supplémentaires. L’approbation des factures prenant du retard, un arriéré de factures s’accumulait souvent à la fin de chaque mois, sans qu’aucune notification distincte n’indique qu’elles étaient en attente d’approbation.

PASSAGE À L’EXFLOW

Microsoft mettait fin au système AX, ce qui signifiait qu’un changement était inévitable. Peikko est passé à Microsoft Dynamics 365 et a adopté la solution de comptabilité fournisseurs ExFlow, soutenue par Microsoft. La mise en œuvre d’ExFlow était un choix naturel pour le groupe Peikko, car elle pouvait être mise en œuvre sans intégration séparée. La mise en œuvre a été gérée par une formation interne et un webinaire, dont l’enregistrement pouvait être visionné ultérieurement si nécessaire….

Grâce à D365 et à ExFlow, les opérations quotidiennes de l’entreprise se sont considérablement améliorées. Peikko trouve que l’utilisation d’ExFlow est facile et transparente. Les retards et le travail manuel ont diminué, et l’approbation des factures est désormais beaucoup plus rapide.

DES OPÉRATIONS COMMERCIALES PLUS FLUIDES ET PLUS EFFICACES

Grâce à D365 et à ExFlow, les opérations quotidiennes de l’entreprise se sont considérablement améliorées. Peikko trouve que l’utilisation d’ExFlow est facile et transparente. Les retards et le travail manuel ont diminué, et l’approbation des factures est désormais beaucoup plus rapide. Les processus sont plus efficaces et l’approbation des factures fait désormais partie de leur routine quotidienne. Le lien d’approbation des factures dans les courriels permet une action rapide, et l’utilisation d’appareils mobiles pour l’approbation des factures est devenue courante, grâce au web d’approbation ExFlow.

Selon Kim Salvén, vice-président des ventes et du marketing du groupe Peikko, le web d’approbation est l’une des meilleures fonctionnalités d’ExFlow et a considérablement rationalisé les opérations de l’entreprise. Un courriel arrive le matin avec un lien direct pour approuver les factures, ce qui peut être fait, par exemple, sur un téléphone portable lors d’un voyage d’affaires. Selon M. Salvén, le processus ne prend que trois minutes environ.

Anna Macková, responsable de la comptabilité fournisseurs et de la gestion des voyages du groupe Peikko, note également que la facilité d’approbation a eu un impact positif sur les opérations quotidiennes de l’entreprise. Auparavant, l’approbation des factures nécessitait une connexion séparée, et l’utilisation de l’ancien système via un téléphone portable n’était pas possible. Mme Macková fait également l’éloge de l’amélioration du flux de travail général grâce à ExFlow. Elle salue le développement et les mises à jour de SignUp Software, qui améliorent constamment ExFlow pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs.