Bremworth soutient ses tapis avec ExFlow AP Automation

L’entreprise de tapis et moquettes haut de gamme, Bremworth, emploie plus de 400 personnes à travers l’Australie et la Nouvelle-Zélande, et possède trois sites de production à Auckland, Napier et Whanganui. Dans le cadre de sa transformation numérique vers D365 Finance et Opérations en 2019, Bremworth a mis en œuvre ExFlow pour remplacer ses processus manuels de comptabilité fournisseurs.

SUPPRESSION D’UN PROCESSUS DES CF MANUEL

Avant ExFlow, les factures des fournisseurs de Bremworth devaient être photocopiées, les bordereaux roses devaient être signés physiquement et tout était géré dans des feuilles de calcul.

« Nous devions faire le tour du bureau pour rappeler au personnel de remplir correctement les formulaires ou de les coder correctement. C’était très manuel et cela prenait beaucoup de temps », explique Trevor Jones, responsable informatique du groupe.

Suite à une recommandation de son partenaire Microsoft Fusion5, et après avoir évalué plusieurs autres solutions d’automatisation des comptes fournisseurs, Bremworth a choisi d’implémenter ExFlow dans son environnement D365 Finance et Opérations.

« Il existe de nombreuses solutions concurrentes aujourd’hui, mais le fait qu’ExFlow soit intégré, natif à D365 FO, et que vous n’ayez pas besoin de vous déconnecter et d’aller dans un autre système externe, a vraiment scellé l’affaire pour nous »

Jason Green, consultant en finances et opérations D365 chez Bremworth

LE DÉPLOIEMENT D’EXFLOW

Bremworth a déployé ExFlow progressivement, en commençant par les factures des fournisseurs nationaux. SignUp a envoyé un consultant dans les bureaux de Bremworth pendant une semaine pour travailler en collaboration avec Fusion5 à la mise en œuvre d’ExFlow. « Nous étions un peu inquiets au début, mais nous avons tous travaillé en étroite collaboration et SignUp a fait un travail remarquable. Les connaissances du consultant étaient excellentes et le projet s’est déroulé sans problème », explique Jason. Au départ, l’équipe financière de Bremworth validait manuellement les factures dans ExFlow Data Capture avant de les importer dans D365. Cependant, comme de nombreuses factures proviennent de fournisseurs de confiance, Bremworth s’est rapidement sentie à l’aise pour passer à un processus sans contact. Au fur et à mesure que le personnel se familiarisait avec le nouveau processus automatisé et numérisé de traitement des comptes fournisseurs, ExFlow a été déployé dans deux autres entités.

L’AVANTAGE EXFLOW

ExFlow a apporté de nombreux avantages tangibles, comme la possibilité de clôturer la fin du mois en trois jours, une tâche qui prenait auparavant une à deux semaines. Il a également beaucoup aidé l’équipe financière à atteindre son KPI de paiement, sans augmenter les effectifs. En fait, lorsque le personnel AP a quitté l’organisation, Bremworth déclare qu’ils ne sont pas « pressés de les remplacer ».

Les avantages d’ExFlow ne se limitent pas à l’équipe AP de Bremworth, les approbateurs bénéficiant également d’un processus plus efficace et les employés de l’entrepôt n’ayant plus à déplacer des cartons de factures archivées. « L’impact de l’aide d’ExFlow lorsque nous avons besoin de faire une recherche sur une facture est assez significatif », déclare Trevor.

« Avec ExFlow, le processus d’audit a également été réduit, ce qui représente une économie importante pour nous.

Trevor Jones, responsable informatique du groupe

UN AVENIR RÉSILIENT

Au fur et à mesure que Bremworth s’adapte à l’évolution des conditions du marché, elle prévoit d’utiliser davantage les fonctionnalités incluses dans ExFlow. Lorsque les récentes inondations en Nouvelle-Zélande ont perturbé l’approvisionnement local en fil de Bremworth, l’entreprise a dû commencer à importer des usines de fabrication de fil internationales. Pour faire face à ce changement imprévu des processus commerciaux, Bremworth prévoit de déployer prochainement le module de coût au débarquement d’ExFlow, qui étend les capacités naturelles de D365FO. « Il n’est pas question pour notre équipe AP de revenir en arrière et de faire les choses à la manière longue et ardue », déclare Trevor.