NFP: ExFlow aide Burnie Brae à accroître ses dons

2 Sep

Forte de ses 40 ans d’existence, Burnie Brae est une organisation à but non lucratif qui s’engage à entretenir des liens étroits avec la communauté. Elle offre un éventail de services de qualité visant à enrichir la vie des personnes âgées et des jeunes handicapés. Situé dans le Queensland, en Australie, son centre communautaire est une plaque tournante pour une variété de services couvrant l’engagement social, le soutien à la santé, les programmes éducatifs et les activités récréatives. En intégrant la solution ExFlow de SignUp Software, Burnie Brae a atteint une efficacité remarquable, traitant désormais jusqu’à 10 000 factures par an.

La technologie au service du bien social

Alors que les organisations caritatives et les organismes sans but lucratif s’efforcent continuellement de réduire leurs coûts et de devenir plus efficaces, l’adoption de technologies intelligentes, telles que l’automatisation des comptes fournisseurs, s’est régulièrement accélérée au cours des dernières années. La numérisation et la rationalisation des tâches monotones mais nécessaires tout au long du processus de paiement permettent aux départements financiers disposant de ressources limitées de respirer en réduisant le temps et le coût du paiement des factures des fournisseurs jusqu’à 80 %.

La nécessité de la transformation numérique

Avant d’intégrer ExFlow à leur flux de travail, le processus d’approbation des factures et de saisie des données de Burnie Brae reposait largement sur des méthodes manuelles, ce qui entraînait des tâches laborieuses sujettes aux erreurs, des retards de paiement, des fournisseurs frustrés et une augmentation des coûts. Conscient de la nécessité de rationaliser et de numériser son service de comptabilité fournisseurs pour maximiser son impact social, Burnie Brae a entamé sa transformation numérique avec Microsoft D365 Business Central. Après une recherche approfondie, ils ont choisi ExFlow pour sa plateforme de gestion des factures complète et personnalisable. Impressionné par la réputation d’ExFlow en matière de rationalisation des processus, d’amélioration de la visibilité et de réduction des erreurs, Burnie Brae a choisi d’automatiser son service de comptabilité fournisseurs avec ExFlow, en améliorant son flux de travail grâce à une solution capable d’automatiser, de simplifier et d’améliorer la gestion de ses factures.

Succès de la mise en œuvre

Signup Software, les créateurs d’ExFlow, ont collaboré avec l’équipe de Burnie Brae pour adopter leur plateforme d’automatisation des processus financiers. ExFlow a été adapté à la politique de Burnie Brae en matière d’autorité financière, ce qui a permis une mise en œuvre en douceur. Signup a également fourni une assistance et des conseils complets à Burnie Brae pendant la transition des processus manuels vers les processus automatisés.

Après la mise en œuvre (GoLive), Signup Software a maintenu un niveau élevé de service et de collaboration avec Burnie Brae. L’équipe a communiqué de manière claire et efficace, en utilisant un langage simple et compréhensible, ce qui a été très apprécié par l’équipe financière de Burnie Brae. Tout problème survenu a été rapidement résolu, ce qui a permis de minimiser les temps d’arrêt et les perturbations. Cette approche proactive a permis de réduire considérablement l’impact des problèmes potentiels et d’accroître l’efficacité et les performances.

« La décision stratégique d’investir dans ExFlow a été extrêmement bénéfique. Les avantages tangibles, notamment les économies de coûts de main-d’œuvre résultant de la réduction des erreurs et de l’augmentation de l’efficacité opérationnelle, nous ont permis d’optimiser nos performances financières. »

Connie Gao, , Chef des finances à Burnie Brae

Des résultats florissants

Après l’adoption d’ExFlow, Burnie Brae a observé une réduction significative des coûts de traitement des factures des fournisseurs, tandis que le personnel de la comptabilité fournisseurs (AP) a fait part d’une confiance accrue dans l’exactitude de ses rapports financiers. Le passage de processus manuels à des processus automatisés a non seulement minimisé les erreurs de paiement, mais a également permis au département financier de prendre des décisions éclairées qui renforcent le flux de trésorerie. En outre, ce changement a conduit à une plus grande satisfaction du personnel, car il a permis de rationaliser les opérations, d’alléger le stress et de renforcer la confiance dans les rapports financiers.

L’introduction de flux de travail d’approbation automatisés a libéré l’équipe AP de tâches chronophages, lui permettant de consacrer davantage d’efforts à des initiatives stratégiques qui apportent une valeur ajoutée. Ce changement a amélioré la satisfaction au travail et l’engagement des employés. En outre, ExFlow a favorisé une meilleure collaboration interdépartementale à Burnie Brae, cultivant ainsi une atmosphère de travail plus positive et plus efficace.

Construire une base solide pour la réussite du processus financier – Jørgen Lund Frederiksen A/S