Qu’est-ce que la saisie automatisée des données de facturation ?

La plupart des professionnels de la finance peuvent attester du fait que la gestion manuelle des factures est à la fois chronophage et notoirement sujette aux erreurs. La capture automatisée des données de facturation est un outil essentiel pour les départements financiers modernes, permettant aux entreprises de rationaliser leurs processus de comptabilité fournisseurs, de réduire les efforts manuels et d’améliorer la précision globale. Nous allons explorer les différents aspects de la capture automatisée des données de facturation, en particulier dans le contexte de Microsoft Dynamics 365, et vous donner un aperçu des meilleures pratiques et des configurations avancées.

Comprendre la numérisation automatisée des factures et la capture des données

La saisie automatisée des données des factures fait référence à l’utilisation de la technologie pour extraire les informations des factures et les saisir dans les systèmes comptables ou ERP sans intervention humaine. Ce processus consiste généralement à scanner les factures à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’autres technologies avancées d’extraction de données pour lire et capturer les détails clés de la facture tels que le numéro de la facture, la date, les postes, les montants et les informations sur le fournisseur.

Quels sont les éléments clés de la numérisation automatisée des factures et de la capture des données ?

1. Reconnaissance optique de caractères (OCR) : La technologie OCR convertit différents types de documents, tels que des documents papier numérisés, des PDF ou des images capturées par un appareil photo numérique, en données modifiables et consultables. L’OCR est la pierre angulaire de la saisie automatisée des données des factures, car elle permet aux systèmes de lire les textes imprimés et les notes manuscrites.
2. Extraction des données : Au-delà de l’OCR, des algorithmes avancés et des modèles d’apprentissage automatique permettent d’extraire des données structurées des factures. Cela inclut la reconnaissance et la catégorisation de différents champs tels que les numéros de factures, les dates, les informations sur les fournisseurs et les détails des postes.
3. Validation et vérification : Les données saisies sont ensuite validées par rapport à des règles et des bases de données prédéfinies. Par exemple, le système peut recouper les informations saisies sur les fournisseurs avec une base de données interne sur les fournisseurs afin d’en garantir l’exactitude.
4. Intégration avec les systèmes ERP : Une fois validées, les données sont intégrées dans le logiciel ERP ou de comptabilité de l’entreprise, comme Microsoft Dynamics 365. Cette intégration permet d’automatiser le traitement des factures, y compris les flux de travail d’approbation et le traitement des paiements.

Avantages de l’automatisation du processus de saisie des données des factures

La saisie automatisée des données des factures offre de nombreux avantages qui améliorent considérablement l’efficacité et la précision du processus de comptabilité fournisseurs :

1. Gain de temps : L’automatisation réduit considérablement le temps nécessaire au traitement des factures en éliminant la nécessité d’une saisie manuelle des données. Votre équipe financière peut ainsi se concentrer sur des tâches plus stratégiques plutôt que sur la saisie de données de routine.
2. Amélioration de la précision : En minimisant l’intervention humaine, la saisie automatisée des données de facturation réduit les erreurs associées à la saisie manuelle des données. Il en résulte des documents financiers plus précis et moins de divergences.
3. Réduction des coûts : L’automatisation du traitement des factures permet de réduire considérablement les coûts associés au traitement manuel des factures, tels que les coûts de main-d’œuvre et les éventuels frais de retard de paiement dus aux retards de traitement.
4. Productivité accrue : Grâce à la saisie automatisée des données des factures, les services financiers peuvent traiter un plus grand volume de factures avec les mêmes ressources, ce qui augmente la productivité globale.
5. Conformité et auditabilité : Les systèmes automatisés conservent une piste d’audit détaillée de toutes les activités de traitement des factures, ce qui contribue à garantir la conformité avec les réglementations financières et simplifie les audits.

Cas d’utilisation : Microsoft Dynamics 365

Dans le contexte de Microsoft Dynamics 365, la capture automatisée des données de facturation s’intègre de manière fluide pour fournir une solution complète de traitement des factures. Dynamics 365 s’appuie sur l’IA et l’apprentissage automatique pour améliorer la précision et l’efficacité de la capture des données. Les capacités avancées de la plateforme prennent en charge différents types d’appariement de factures, y compris l’appariement à 2 voies, à 3 voies et à 4 voies, garantissant que toutes les factures sont validées avec précision par rapport aux bons de commande et aux entrées de marchandises.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la saisie automatisée des données de facturation

Pour maximiser les avantages de la saisie automatisée des données des factures, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

1. Normaliser les factures : Collaborez avec les fournisseurs pour normaliser le format des factures afin de faciliter la saisie et le traitement des données.
2. Formation régulière : Veillez à ce que votre personnel financier soit régulièrement formé aux derniers outils de saisie automatisée des données et aux meilleures pratiques.
3. Contrôle continu : Mettez en place un contrôle continu et des audits réguliers afin d’identifier et de résoudre rapidement tout problème.
4. Tirez parti de l’analyse : Utilisez des outils d’analyse et de reporting pour mieux comprendre le flux de traitement des factures, identifier les goulets d’étranglement et prendre rapidement des décisions fondées sur des données.

Introduction à l’appariement des factures dans Dynamics 365

Le rapprochement des factures est un élément essentiel du traitement automatisé des factures. Il permet de s’assurer que les factures reçues correspondent aux bons de commande et aux reçus correspondants, évitant ainsi les divergences et les fraudes potentielles. Dynamics 365 offre des fonctionnalités robustes pour faciliter ce processus, ce qui permet à votre équipe financière de gérer et de vérifier les factures de manière efficace.

Concepts clés de l’appariement des factures

Le rapprochement des factures consiste à comparer les détails des factures avec les bons de commande et les entrées de marchandises afin d’en garantir la cohérence et l’exactitude. Les concepts clés sont les suivants :

• Bon de commande (PO) : Document émis par un acheteur s’engageant à payer le vendeur pour la fourniture de produits ou de services spécifiques.
• Réception des marchandises : Document confirmant que les marchandises ont été reçues par l’acheteur.
• Facture : Document délivré par le vendeur à l’acheteur, indiquant les produits, les quantités et les prix convenus pour les produits ou les services fournis par le vendeur.

Types de correspondance de factures dans Dynamics 365

Dynamics 365 prend en charge plusieurs types de rapprochement de factures, chacun adapté aux différentes exigences de l’entreprise :

Correspondance des factures à deux facteurs

Le rapprochement des factures dans les deux sens permet de vérifier que les détails de la facture correspondent à ceux du bon de commande. Cette méthode permet de s’assurer que le montant de la facture et les quantités sont conformes au bon de commande.

3-Way Invoice Matching

Le rapprochement des factures à trois voies ajoute un autre niveau de vérification en s’assurant que la facture correspond à la fois au bon de commande et à l’entrée de marchandises. Cette méthode est couramment utilisée pour confirmer que les marchandises reçues et les articles facturés correspondent à ce qui a été commandé.

Correspondance des factures à 4 voies

L’appariement quadripartite des factures prolonge l’appariement tripartite en incluant une étape de vérification pour l’inspection ou le contrôle de la qualité des marchandises reçues. Cette méthode est particulièrement utile pour les entreprises qui exigent des processus de contrôle de qualité rigoureux.

Configuration des règles de correspondance des factures

La mise en place de règles de correspondance des factures dans Dynamics 365 implique de définir des niveaux de tolérance et des critères de correspondance. Ces règles permettent d’automatiser le processus de vérification et de s’assurer que seules les factures répondant à des critères spécifiques sont approuvées pour le paiement.

Automatisation des processus de rapprochement des factures

L’automatisation du rapprochement des factures élimine les vérifications manuelles et accélère le processus d’approbation. En tirant parti de l’apprentissage automatique et de l’IA, la capture automatisée des données des factures peut rapidement scanner et extraire des informations des factures, en les faisant correspondre aux documents correspondants dans Dynamics 365.

Avantages de l’automatisation de la saisie des données des factures

• Efficacité : Réduit le temps consacré à la saisie et à la vérification manuelles des données.
• Précision : Minimise les erreurs liées au traitement manuel.
• Réduction des coûts : L’automatisation permet de réduire les coûts de traitement jusqu’à 80 %.
• Évolutivité : Traite facilement de grands volumes de factures.

Défis courants en matière de rapprochement des factures

Malgré ses avantages, le rapprochement automatisé des factures peut présenter des difficultés :

• Incohérences dans les données : Variations dans les formats de données et inexactitudes dans les détails des commandes ou des factures.
• Questions d’intégration : Assurer une intégration transparente entre les différents systèmes.
• Gestion du changement : Formation du personnel et adaptation aux nouveaux processus.

Bonnes pratiques pour un rapprochement efficace des factures

Pour maximiser les avantages de l’appariement des factures, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

• Normaliser la saisie des données : Veillez à la cohérence des formats de données et de la saisie dans tous les documents.
• Définissez des niveaux de tolérance clairs : Définissez des niveaux de variance acceptables pour minimiser les fausses divergences.
• Formation continue : Formez régulièrement le personnel à l’utilisation efficace du système automatisé.
• Audits réguliers : Effectuez des audits périodiques afin de garantir la conformité et d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés.

Personnalisation des workflows de rapprochement de factures avec ExFlow

ExFlow, une solution conçue pour Dynamics 365, offre des options de personnalisation avancées pour les flux de travail de rapprochement de factures. Cette flexibilité permet aux entreprises d’adapter le processus en fonction de leurs besoins uniques, améliorant ainsi l’efficacité et le contrôle.

Analyse et rapports sur la concordance des factures

Les fonctionnalités avancées d’analyse et de reporting de Dynamics 365 permettent de mieux comprendre le processus de rapprochement des factures. Ces outils aident les équipes financières à surveiller les performances, à identifier les goulots d’étranglement et à prendre des décisions basées sur des données pour améliorer l’efficacité globale.

Exemple de rapport : Performance en matière d’adéquation des factures

Indicateur	Valeur
Nombre total de factures traitées	1 000
Factures correspondantes	950
Factures non correspondantes	50
Temps moyen de traitement	2 minutes
Taux d'écart	5 %

Les données présentées dans cet exemple de rapport illustrent les gains d’efficacité réalisés grâce au rapprochement automatisé des factures, où la majorité des factures sont traitées correctement et rapidement, ce qui réduit considérablement la charge de travail et les erreurs manuelles. Pour obtenir des informations plus détaillées et des études de cas. Pour plus d’informations sur les études de cas, reportez-vous à Logiciel SignUp et Microsoft Dynamics 365 Documentation.

Conclusion : Maîtriser les types de correspondance de factures de Dynamics 365

Maîtriser les différents types de correspondance de factures dans Dynamics 365 peut améliorer de manière significative vos processus financiers. En tirant parti de la capture automatisée des données des factures, vous pouvez garantir la précision, améliorer l’efficacité et réduire les coûts. L’adoption de bonnes pratiques et l’utilisation d’outils avancés comme ExFlow peuvent optimiser davantage vos flux de traitement des factures, aidant votre organisation à rester compétitive dans un paysage commercial en constante évolution.

Pour en savoir plus sur l’automatisation des processus financiers et l’exploitation de solutions avancées comme Dynamics 365, consultez nos ressources et restez informé des dernières tendances et des meilleures pratiques.

Références supplémentaires

Documentation sur Microsoft Dynamics 365

Logiciel d’inscription – ExFlow

Les avantages de l’automatisation de l’approbation des factures dans Dynamics 365

Guide de la CTC pour les équipes financières en Europe