Les trois horizons de l’automatisation des PA

Bien que les processus de comptabilité fournisseurs soient des candidats de choix pour l’automatisation des processus, ce n’est pas une priorité pour de nombreuses entreprises. Elles considèrent que cette fonction est strictement administrative et que contribuer à l’amélioration des flux de trésorerie n’a que peu de valeur stratégique pour l’organisation.

Cependant, les temps changent et le thème de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et des factures gagne du terrain. Les organisations du monde entier capitalisent sur l’investissement dans des solutions permettant d’améliorer l’efficacité de la comptabilité fournisseurs.

Les raisons sont claires : les meilleurs services de comptabilité fournisseurs peuvent se targuer d’améliorations impressionnantes dans tous les domaines : réduction des coûts de traitement des factures, réduction du temps de traitement des factures, réduction des taux d’exception des factures, augmentation du taux de traitement sans contact, amélioration de la transparence et du contrôle (voir figure 1).

Mais pour faire évoluer l’initiative au-delà de l’amélioration des opérations tactiques, les organisations doivent se doter d’un plan à long terme. L’objectif final est une arène plus stratégique qui apporte une plus grande valeur à l’organisation dans son ensemble.

Plus qu’une simple technologie

L’automatisation des processus tactiques de la comptabilité fournisseurs est souvent la première étape d’une évolution stratégique du back-office. En commençant par les gains d’efficacité obtenus grâce à l’automatisation, la numérisation du processus jette les bases de l’intelligence économique. L’amélioration de l’efficacité libère du temps pour revaloriser le rôle du back-office, permettant au personnel de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

Pour les comptes fournisseurs, cela peut impliquer des collaborations plus étroites avec les achats, la finance et la trésorerie, la gestion des relations avec les fournisseurs, ainsi que la fourniture d’informations exploitables pour l’atténuation des risques, la gestion des flux de trésorerie, les initiatives de conformité et bien plus encore.

L’excellence opérationnelle est atteinte lorsque la technologie est associée à une gestion rigide du changement, à des indicateurs clés de performance bien définis et à une planification stratégique solide. Une approche holistique de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et des factures apporte des avantages à tous les services et ouvre la voie à une plus grande création de valeur stratégique.

L’automatisation des CF fournit des données uniques pour la finance et au-delà

Aujourd’hui, une majorité de dirigeants reconnaissent que l ‘automatisation de la comptabilité fournisseurs est d’une grande importance stratégique et qu’elle présente des avantages pour l’ensemble des services de l’entreprise. Un rapport récent d’Ardent Partners indique que plus de la moitié des organisations considèrent que la comptabilité fournisseurs est « très » ou « exceptionnellement » précieuse pour l’organisation.

Alors, comment la comptabilité fournisseurs peut-elle tirer parti de cet élan stratégique ?

La comptabilité fournisseurs est particulièrement bien placée pour apporter une grande valeur ajoutée à une organisation plus large. En tant que département, il touche presque tous les aspects de l’entreprise – de la gestion du paiement des achats ponctuels à des dépenses contractuelles stratégiques. En numérisant et en automatisant le processus de comptabilité fournisseurs, vous posez les bases d’un vaste lac de données financières qui peut être exploité bien au-delà du champ d’application traditionnel de la comptabilité fournisseurs.

Il est essentiel de garder un œil sur cette finalité lors de l’élaboration du plan stratégique visant à atteindre l’excellence opérationnelle en matière de comptabilité fournisseurs grâce à l’automatisation. Si la plupart des solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseurs et des factures offrent un retour sur investissement rapide, souvent en moins de six mois, la technologie n’est qu’une pièce du puzzle.

C’est là qu’intervient le cadre des trois horizons, qui constitue une base solide pour le développement stratégique et pour sortir des sentiers battus. Le cadre des trois horizons permet à une organisation de faire le lien entre les objectifs à court terme (le premier horizon) et l’évolution à long terme de l’entreprise (le troisième horizon).

Les trois horizons de l’automatisation des CF

Le premier horizon

Le premier horizon consiste à cueillir les fruits les plus faciles à cueillir. Au cours des 6 à 12 premiers mois d’une initiative d’automatisation des comptes fournisseurs et des factures, l’accent doit être mis sur la centralisation des comptes fournisseurs, la mise en place de processus communs, la rationalisation de la collaboration avec les achats et la mise en œuvre d’une solution d’automatisation des comptes fournisseurs et des factures. Il est très fréquent qu’au cours de cette phase, un retour sur investissement de 100 % soit atteint. L’automatisation permet de réaliser des gains d’efficacité opérationnelle tangibles, tels que la réduction des taux d’exception des factures, l’accélération des cycles d’approbation et l’augmentation du degré de traitement sans contact. Pour de nombreuses organisations, il s’agit d’une amélioration opérationnelle exceptionnelle qui vaut bien l’investissement. Mais cela pose également les bases d’une intelligence AP qui peut être d’une grande valeur pour l’approvisionnement, la finance et la trésorerie. Ce qui nous amène à l’horizon suivant.

Le deuxième horizon

Le deuxième horizon devrait être axé sur l’amélioration des processus, la mise en œuvre d’outils supplémentaires pour plus d’efficacité et la compréhension de la valeur des données relatives à la comptabilité fournisseurs. Pour que la comptabilité fournisseurs continue d’évoluer, il est essentiel de disposer d’indicateurs de performance (KPI) bien définis. Parmi les indicateurs importants, citons : le délai de paiement, le coût moyen de traitement d’une facture, le délai d’approbation, les taux de traitement sans contact et les taux d’exception des factures. Ces indicateurs communs permettent non seulement de suivre les améliorations apportées à la comptabilité fournisseurs, mais aussi de créer les bases d’informations exploitables qui peuvent être utilisées pour la gestion des fournisseurs et des dépenses, l’atténuation des risques, ainsi que la gestion financière et la gestion des flux de trésorerie. La comptabilité fournisseurs doit également permettre à l’organisation d’assimiler ces données au moyen de rapports faciles d’accès et de tableaux de bord agiles.

Le troisième et dernier horizon

L’horizon final se situe entre 24 et 48 mois après le lancement d’une initiative d’automatisation de la comptabilité fournisseurs et des factures. C’est à ce stade que l’excellence opérationnelle et l’intelligence des comptes fournisseurs peuvent véritablement commencer à soutenir les orientations stratégiques et financières d’une entreprise. À ce stade, des politiques solides et des procédures normalisées soutiennent les activités quotidiennes et le personnel de la comptabilité fournisseurs est très efficace et travaille en équipe.

L’automatisation n’est plus un moteur, mais l’épine dorsale du département AP, offrant des avantages à tous les départements. L’intégration des fournisseurs, la saisie des données des factures et les remises sont des exemples courants de tâches entièrement automatisées ne nécessitant aucun effort de la part du personnel. Les gains d’efficacité créés par l’automatisation, associés aux informations exploitables capturées dans le processus de comptabilité fournisseurs, permettent au personnel d’élever son rôle et de se concentrer sur la création de valeur pour le client plutôt que de rester dans le back-office à exécuter des tâches manuelles tactiques.