Configurer le flux de travail des comptes fournisseurs dans Dynamics 365 : Un guide complet

Une gestion efficace des processus de comptabilité fournisseurs est essentielle pour maintenir une trésorerie saine et entretenir les relations avec les fournisseurs, et les organisations adoptent de plus en plus des solutions d’automatisation pour rationaliser leurs processus de comptabilité fournisseurs.

Microsoft Dynamics 365 offre une base solide pour la gestion du flux des comptes fournisseurs, permettant aux entreprises d’optimiser leurs opérations financières. Explorons les subtilités de la mise en place d’un flux de travail de comptabilité fournisseurs dans Dynamics 365, en soulignant l’importance de l’automatisation, les étapes à suivre, les meilleures pratiques et le rôle des solutions intégrées d’automatisation de la comptabilité fournisseurs telles que ExFlow AP pour Business Central et Finance & Operations.

Introduction au flux de travail de Dynamics 365 Accounts Payable

Comprendre les bases du flux de travail dans Dynamics 365

L’automatisation du flux de travail dans Dynamics 365 vous permet de définir, de rationaliser et d’automatiser vos processus métier. Dans le contexte de la comptabilité fournisseurs, l’automatisation du flux de travail consiste à orchestrer le flux de factures, d’approbations et de paiements de manière systématique, pour plus de précision, de conformité et d’efficacité.

Importance de la gestion du flux de travail de la comptabilité fournisseurs

Une gestion efficace du flux de travail des comptes fournisseurs offre d’innombrables avantages, notamment une meilleure visibilité des processus financiers, une réduction des erreurs manuelles, un traitement accéléré des factures, une gestion optimisée des flux de trésorerie et un renforcement des relations avec les fournisseurs – et ce n’est qu’un début. L’automatisation du flux de travail de la comptabilité fournisseurs minimise également le risque de retards de paiement, de doubles paiements et de non-conformité aux exigences réglementaires.

Pourquoi devriez-vous automatiser votre flux de travail AP ?

Les processus manuels de comptabilité fournisseurs sont sujets aux erreurs, aux retards et à l’inefficacité. En automatisant le flux de travail de la comptabilité fournisseurs, vous pouvez éliminer les tâches manuelles, tout en rationalisant les processus d’approbation et en obtenant des informations exploitables sur vos opérations financières quotidiennes. L’automatisation permet un traitement plus rapide des factures, une meilleure collaboration entre les services et une meilleure utilisation des ressources.

Conditions préalables à la configuration du flux de travail de la comptabilité fournisseurs

Avant de configurer le flux de travail des comptes fournisseurs dans Dynamics 365, il est essentiel que toutes les conditions préalables soient remplies. Il s’agit notamment de :

• Permissions d’accès: Assurez-vous que les utilisateurs disposent des autorisations appropriées pour accéder et modifier les paramètres du flux de travail dans Dynamics 365.
• Intégrité des données: Validez et nettoyez les données des fournisseurs afin d’en garantir l’exactitude et la cohérence.
• Hiérarchies d’approbation: Définissez des hiérarchies d’approbation basées sur les rôles et responsabilités de l’organisation.

Quelles sont les étapes du flux de travail de la comptabilité fournisseurs ?

Le flux de travail de la comptabilité fournisseurs comprend généralement les étapes suivantes :

1. Soumission de factures: Les factures sont reçues des fournisseurs et saisies dans le système.
2. Vérification des factures: Les factures font l’objet d’une validation afin d’en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité.
3. Acheminement de l’approbation: Les factures sont acheminées vers des canaux d’approbation prédéfinis sur la base de critères spécifiques.
4. Traitement des paiements: Les factures approuvées sont traitées en vue de leur paiement, soit manuellement, soit par le biais d’un traitement automatisé par lots.
5. Confirmation de paiement: La confirmation du paiement est envoyée aux fournisseurs et les enregistrements des transactions sont mis à jour dans le système.

Mise en route – Configuration des paramètres du flux de travail de la comptabilité fournisseurs

La configuration des paramètres du flux de travail des comptes fournisseurs dans Dynamics 365 comprend les étapes suivantes :

1. Définir des modèles de flux de travail: Créez des modèles pour différents types de factures et de processus de paiement.
2. Configurer les flux d’approbation: Définissez des flux d’approbation basés sur des critères tels que le montant de la facture, la catégorie du fournisseur et les approbations du département. Cette configuration peut présenter de légères différences entre Business Central et Finance & Operations.
3. Intégrer les systèmes ERP: Intégrez Dynamics 365 à d’autres systèmes ERP pour un échange de données transparent et une synchronisation des processus.
4. Personnaliser les notifications: Configurez des notifications par courrier électronique pour les parties prenantes à chaque étape du flux de travail afin de leur permettre de prendre des mesures en temps voulu.

Automatiser le flux de travail de la comptabilité fournisseurs

L’automatisation est la clé pour maximiser l’efficacité du flux de travail des comptes fournisseurs. Dynamics 365 offre plusieurs fonctionnalités d’automatisation, notamment :

• Capture de la facture: Utilisez la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données des factures papier et électroniques.
• Routage basé sur des règles: Acheminez automatiquement les factures pour approbation en fonction de règles et de critères prédéfinis.
• Paiements programmés: Établissez des calendriers de paiements récurrents pour les fournisseurs afin de rationaliser le traitement des paiements.
• Déclencheurs de flux de travail: Définissez des déclencheurs pour lancer des actions de flux de travail en fonction d’événements ou de conditions spécifiques.

Ne volez pas à l’aveuglette ! Tester le flux de travail de la comptabilité fournisseurs

Avant de déployer le flux de travail de la comptabilité fournisseurs dans un environnement de production, il est essentiel de procéder à des tests approfondis pour s’assurer de sa fonctionnalité, de sa précision et de sa conformité. Les tests comprennent

• Tests unitaires: Valider les composants et les fonctionnalités du flux de travail.
• Tests d’intégration: Tester l’intégration de Dynamics 365 avec d’autres systèmes et applications.
• Test d’acceptation par l’utilisateur (UAT): Impliquer les utilisateurs finaux pour valider le flux de travail de leur point de vue et résoudre les problèmes de convivialité ou les préoccupations.

Défis possibles du flux de travail de la comptabilité fournisseurs

Si l’automatisation du flux de travail des comptes fournisseurs présente de nombreux avantages, vous risquez de rencontrer quelques obstacles, tels que les suivants :

• Questions relatives à l’intégration des données: Difficulté d’intégration avec les systèmes existants ou les applications tierces.
• Processus d’approbation complexes: Gestion des hiérarchies d’approbation complexes et des règles de routage.
• Questions de conformité: Veiller au respect des exigences réglementaires et des politiques internes.
• Gestion du changement: Surmonter la résistance au changement et garantir l’adoption du nouveau flux de travail par les utilisateurs.

En anticipant et en préparant ces scénarios avant de s’engager dans la voie de l’automatisation, vous faciliterez les processus de gestion du changement et obtiendrez les meilleurs résultats possibles.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de gestion du flux de travail de la comptabilité fournisseurs ?

Pour maximiser les avantages de l’automatisation du flux de travail des comptes fournisseurs, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

• Normaliser les processus: Établissez des processus et des procédures normalisés pour la soumission, la validation et l’approbation des factures.
• Amélioration continue: Examinez et optimisez régulièrement vos configurations de flux de travail sur la base des mesures de performance et du retour d’information des parties prenantes.
• Formation des employés: Offrez à vos employés une formation complète sur l’utilisation efficace du système de gestion des comptes fournisseurs.
• Collaboration des fournisseurs: Favorisez la collaboration avec les fournisseurs afin de rationaliser la soumission des factures et la résolution des divergences.
• Audits réguliers: Mener des audits périodiques des processus de comptabilité fournisseurs afin d’identifier de manière proactive tout domaine susceptible d’être amélioré et de garantir la conformité.

Un partenariat de choix : Améliorez votre flux de travail de comptabilité fournisseurs Dynamics 365 avec ExFlow AP.

Pour améliorer encore l’efficacité de votre flux de travail de comptabilité fournisseurs dans Dynamics 365, pensez à tirer parti d’ExFlow, une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs de premier plan. ExFlow AP est intégré à Dynamics 365 Business Central et Finance & Operations, et offre des fonctionnalités avancées telles que :

• Capture de données ExFlow: Automatisez l’extraction d’informations cruciales sur les factures grâce à une technologie avancée de reconnaissance optique des caractères (OCR). Réduisez les efforts de saisie manuelle des données en capturant avec précision des données telles que les détails du fournisseur, les numéros de facture et les postes.
• Acheminement intelligent des approbations: Utilisez des algorithmes pilotés par l’IA pour optimiser les flux d’approbation et réduire les délais de traitement.
• Analyse en temps réel: Obtenez des informations exploitables sur les mesures de traitement des factures, les goulets d’étranglement et les tendances en matière de performances.
• Contrôle de conformité: Garantissez le respect des exigences réglementaires et des contrôles internes grâce à des contrôles de conformité intégrés.

En utilisant ExFlow AP avec Dynamics 365, vous pouvez mieux tirer parti de votre investissement ERP tout en rationalisant les processus de comptabilité fournisseurs et en atteignant une plus grande efficacité dans les opérations financières quotidiennes.

Tout est question d’optimisation

Une gestion efficace du flux des comptes fournisseurs est essentielle pour optimiser les opérations financières et maintenir les relations avec les fournisseurs. En tirant parti des capacités de Dynamics 365 et des solutions intégrées d’automatisation des comptes fournisseurs comme ExFlow AP, vous pouvez rationaliser vos processus de comptes fournisseurs, réduire les erreurs manuelles et atteindre une plus grande efficacité et une plus grande précision dans vos opérations quotidiennes.

En suivant les meilleures pratiques et en affinant continuellement le flux de travail, vous libèrerez tout le potentiel de vos processus de comptabilité fournisseurs et favoriserez une croissance durable.