Ainoa opas ostoreskontran automatisointiin, jota tarvitset juuri nyt.

Useimpien liiketoimintojen osalta tiedät jo, että tehokkuus on valttia. Yksi kriittisimmistä osista, jossa yrityksesi voi (ja kannattaa) tehostaa toimintoja, on ostoreskontra. Nykyisten prosessien automatisointi säästää aikaa ja rahaa, vähentää virheitä ja parantaa yleistä taloushallintoa.

Tässä kattavassa oppaassa käydään läpi kaikki, mitä sinun on hyvä tietää ostoreskontran (Accounts Payable = AP), automatisoinnista ja siitä, mitä kaikkea uusimpien ratkaisujen myötä on mahdollista saavuttaa.

Keskeiset asiat:

• AP-automaatio poistaa manuaalisen laskujen käsittelyn, vähentää virheitä ja parantaa tehokkuutta digitaalisen laskujen tallennuksen, hyväksyntätyönkulkujen ja maksujen käsittelyn avulla. Se virtaviivaistaa rahoitustoimintoja ja minimoi työtunteja kuluttavat toimet.
• Automatisoidut ostoreskontrajärjestelmät parantavat kassavirran hallintaa ja toimittajasuhteita nopeuttamalla laskujen hyväksyntää ja maksujen oikea-aikaisuutta, mikä auttaa yrityksiä hyödyntämään ennakkomaksualennuksia ja ylläpitämään samalla vahvoja kumppanuuksia.
• AP-automaation integroiminen nykyisiin talousjärjestelmiin parantaa näkyvyyttä ja valvontaa sekä tarjoaa reaaliaikaisia tietoja, joiden avulla yritykset voivat tehdä tietoon perustuvia talouspäätöksiä.

Mitä on Accounts Payable?

Ostovelat tarkoittavat rahamäärää, jonka yrityksesi on velkaa myyjille ja tavarantoimittajille saaduista tavaroista tai palveluista, joita ei ole vielä maksettu. Tämä velka on tärkeä osa yrityksesi tasetta ja kuvastaa lyhytaikaisia velvoitteita. Velkojen asianmukainen hallinta on elintärkeää hyvien toimittajasuhteiden ylläpitämiseksi ja toimitusketjun sujuvan toiminnan varmistamiseksi.

Mitä on kirjanpidon automatisointi?

AP-automatisoinnilla tarkoitetaan teknologian käyttöä taloushallinnon työnkulkujen virtaviivaistamiseksi ja laskujen käsittelyyn ja maksuihin liittyvien manuaalisten tehtävien poistamiseksi.

Automatisoimalla nykyisiä prosesseja taloushallinnon tiimit voivat varmistaa, että laskut vastaanotetaan, tarkistetaan, hyväksytään ja maksetaan sähköisesti keskitetyssä järjestelmässä, mikä vähentää riippuvuutta paperipohjaisista prosesseista, minimoi ihmisiltä vaadittavat toimet ja parantaa yleistä tehokkuutta.

Miksi yritykset tarvitsevat AP-automaation

Manuaalinen kirjanpito on työläs ja virhealtis prosessi. Automatisoitu ostolaskuprosessi poistaa laskujen ja maksujen käsittelystä arvailut ja varmistaa, että kaikki sujuu ongelmitta alusta loppuun. Tehottomuuden poistumisen ansiosta yritykset pystyvät hallitsemaan kassavirtaa paremmin, vahvistamaan toimittajien luottamusta ja säilyttämään selkeän kuvan taloustilanteestaan.

• Kassavirran hallinta: Näin yrityksesi voi hyödyntää varhaismaksualennuksia ja välttää viivästyskorkoja.
• Toimittajasuhteet: Ihmiset pitävät siitä, että heille maksetaan ajoissa, ja he pitävät ihmisistä, jotka maksavat heille ajoissa. Oikea-aikaiset ja tarkat maksut edistävät vahvoja suhteita toimittajiin, mikä voi johtaa parempiin ehtoihin, luotettavuuden kasvuun ja muihin etuihin.
• Taloudellinen näkyvyys: Automaatio varmistaa, että AP-tietueet ovat täsmällisiä ja ajantasaisia, mikä antaa selkeämmän kuvan yrityksen taloudellisesta tilasta, joka puolestaan parantaa päätöksentekoa ja strategista suunnittelua.

Keskeiset toiminnot – Automatisoitu ostoreskontra

Automatisoidut AP-ratkaisut virtaviivaistavat laskujen käsittelyä, hyväksyntää, maksuja ja kirjanpitoa, vähentävät manuaalista työtä ja parantavat tarkkuutta. Digitalisoimalla ja optimoimalla nämä ydinprosessit yritykset voivat parantaa tehokkuutta, minimoida virheet ja varmistaa säännöstenmukaisuuden.

• Ostolaskujen käsittely: Automatisointiin kuuluu toimittajien laskujen vastaanottaminen sähköisesti, niiden oikeellisuuden tarkistaminen OCR:llä (Optical Character Recognition) ja niiden syöttäminen kirjanpitojärjestelmään. Automatisoidulla tarkistuksella varmistetaan, että laskutetut tavarat tai palvelut on vastaanotettu ostotilauksen mukaisesti.
• Hyväksyntätyönkulku: Automatisoidut järjestelmät ohjaavat laskut asianomaisille sidosryhmille hyväksyttäväksi ennalta määritellyn logiikan perusteella. Tähän voi liittyä useita valtuutustasoja yrityksesi käytännöistä riippuen.
• Maksujen käsittely: Kun laskut on hyväksytty, ne ajastetaan automaattisesti maksettaviksi. Automaattinen maksujen käsittely sisältää maksupäivän määrittämisen toimittajan kanssa neuvoteltujen ehtojen ja yrityksesi kassavirtatilanteen perusteella.
• Kirjanpito: Automatisoidut järjestelmät ylläpitävät kaikista tapahtumista tarkkoja ja ajantasaisia digitaalisia tietoja, mikä on tärkeää taloudellisen raportoinnin, kirjausketjujen ja säännösten noudattamisen kannalta.

Miten ostolaskutuksen automatisointi toimii?

AP-automatisointi toimii hyödyntämällä teknologiaa, jolla automatisoidaan maksuprosessin eri vaiheet, kuten laskujen hallinta. Tähän sisältyy optisen kirjaintunnistuksen (OCR) käyttö laskujen tulkintaan, koneoppimisalgoritmit ostotilausten ja laskujen yhteensovittamiseen sekä automatisoidut työnkulut laskujen ohjaamiseen hyväksyntää varten.

AP-automaation ydinkomponentteihin kuuluvat:

• Laskujen tallennus: Käyttää OCR- ja muita tekniikoita paperilaskujen digitointiin.
• Tietojen poiminta: Ottaa laskuista olennaiset tiedot käsittelyä varten.
• Hyväksyntätyönkulun automatisointi: Ohjaa laskut asianmukaisille hyväksyjille.
• Maksujen käsittelyn automatisointi: Aikatauluttaa ja käsittelee maksut automaattisesti.
• Integraatio: Sisäänrakennettu tai integroitavissa Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) ja Finance and Operations (F&O) -järjestelmiin saumattoman tiedonkulun varmistamiseksi.

AP-automaation edut

Maksuprosessien automatisointi tarjoaa lukuisia etuja, jotka parantavat merkittävästi yrityksen taloudellista toimintaa.

Tärkeimmät edut AP-automaation käyttöönotosta ovat:

• Lisääntynyt tehokkuus: Tiimisi voi keskittyä strategisempiin ja lisäarvoa tuottaviin toimintoihin.
• Kustannussäästöt: Vähentää toimintakustannuksia minimoimalla virheet ja välttämällä myöhästymismaksuja.
• Parannettu tarkkuus: Parantaa tietojen tarkkuutta automatisoidun tiedonkeruun ja validoinnin avulla.
• Parannettu näkyvyys: Tarjoaa reaaliaikaisen näkymän taloushallintoon ja kassavirtoihin.
• Paremmat toimittajasuhteet: Varmistaa oikea-aikaiset maksut ja edistää hyviä toimittajasuhteita.

Data Point: Kaikki on kiinni lisäarvosta Aiemmin rutiininomaisena hallinnollisena tehtävänä pidetty maksuliikenne on nykyään tunnustettu kriittiseksi toiminnoksi, joka parantaa organisaation toiminnan tehokkuutta ja taloudellista strategiaa. Yhä useammat yritykset näkevät, miten suuri arvo reskontratoiminnoilla on työnkulkujen virtaviivaistamisessa, kustannusten vähentämisessä ja reaaliaikaisen tiedon tuottamisessa. Tutkimus, jonka on tuottanut Ardent Partners, paljastaa, että 61 prosenttia yritysjohtajista pitää ostoreskontraa “erittäin arvokkaana” tai jopa “poikkeuksellisen arvokkaana”, mikä vahvistaa sen asemaa yrityksen tiedolla johtamisen ja tehokkuuden keskuksena. Tämä kasvava tunnustus korostaa AP:n kasvavaa roolia rahoitusstrategian muotoilussa ja liiketoiminnan suorituskyvyn optimoinnissa.

Kuinka luoda AP-automaation työnkulku

AP-automaatiossa teknologiaa hyödynnetään toistuvien ja aikaa vievien tehtävien hoitamiseen kirjanpidon maksuprosesseissa. AP-automaatio voidaan toteuttaa erilaisilla ohjelmistoratkaisuilla, jotka virtaviivaistavat laskujen käsittelyä, hyväksyntätyönkulkuja ja maksujen suorittamista.

Seuraavassa on 5 vaihetta, joiden avulla voit automatisoida ostoreskontran työnkulut:

1. Arvioi nykyinen prosessisi: Tunnista aikaa vievät ja virhealttiit manuaaliset tehtävät. Nämä kannattaa pistää kuntoon ensin.
2. Valitse oikea AP-laskujen automatisointityökalu: Etsi ominaisuuksia, kuten laskujen tulkinta, automaattinen hyväksyntä ja integraatio-ominaisuudet.
3. Automaatio-ohjelmiston käyttöönotto: Ota työkalu käyttöön ja varmista, että se integroituu saumattomasti nykyisiin kirjanpitojärjestelmiin. Parhaassa tapauksessa se on tarkoituksella rakennettu olemassa olevaa ERP-järjestelmääsi varten.
4. Kouluta tiimisi: Varmista, että AP-tiimisi on perehtynyt uuden järjestelmän käyttöön, jotta sen hyödyt saadaan maksimoitua.
5. Seuraa ja optimoi: Seuraa jatkuvasti uuden järjestelmän suorituskykyä ja tee tarvittavat muutokset yleisen tehokkuuden parantamiseksi.

Ostoreskontran automatisointiprosessit D365 Finance & Operations ja Business Central -palvelun sisällä

D365:n avulla tapahtuvaan kirjanpidon automatisointiin kuuluu useita vaiheita, jotka ulottuvat alustavasta arvioinnista käyttöönottoon ja jatkuvaan optimointiin:

1. Alustava arviointi: Arvioi nykyinen AP-prosessi tehottomuuksien tunnistamiseksi.
2. Ratkaisun valinta: Valitse AP-automaatioratkaisu, joka sopii yrityksesi tarpeisiin.
3. Toteutus: Ota valittu ratkaisu käyttöön ja integroi se nykyisiin järjestelmiin. Jos sinulla on jo käytössä Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) tai Finance and Operations (F&O), asiakkaana sinulla on mahdollisuus valita AP-automaatioratkaisu, joka on jo valmiiksi integroitu luotettuun ERP-järjestelmääsi.
4. Koulutus: Kouluta tiimisi käyttämään uutta järjestelmää tehokkaasti.
5. Seuranta ja optimointi: Seuraa jatkuvasti järjestelmän suorituskykyä ja tee tarvittaessa säätöjä.

Manuaalisen ja automatisoidun AP-prosessin vaiheiden vertailu

Ymmärtämällä ja automatisoimalla maksuprosessien yksityiskohtaiset vaiheet yrityksesi voi saavuttaa merkittäviä hyötyjä, tehokkuutta, kustannussäästöjä ja parantaa yleistä taloushallintoa. Kehittyneiden maksuliikenteen automatisointiratkaisujen käyttöönotto ei ainoastaan virtaviivaista toimintoja, vaan antaa yrityksellesi mahdollisuuden tulevaan kasvuun ja menestykseen erittäin kilpailluilla markkinoilla. Kun panokset ovat korkeat, tarvitset kaikki mahdolliset edut.

Onnistuneen automatisoinnin kannalta on kuitenkin tärkeää perehtyä syvällisesti kirjanpidon maksuprosessien yksityiskohtaisiin vaiheisiin. Tutustutaan nyt syvällisemmin kuhunkin vaiheeseen, jotta saadaan kattava käsitys vaiheiden toiminnasta ja automaation roolista niiden tehokkuuden parantamisessa.

Tarkastellaan myös ostoreskontraprosessin automaation etuja verrattuna manuaaliseen tietojen käsittelyyn.

Laskujen tallennus

Kerää ja digitoi laskut OCR-tekniikan avulla:

• Manuaalinen prosessi: Perinteisessä manuaalisessa prosessissa laskut saapuvat postitse, sähköpostitse tai faksilla. Nämä fyysiset tai digitaaliset asiakirjat on kerättävä, lajiteltava ja syötettävä manuaalisesti kirjanpitojärjestelmään.
• Automatisoitu prosessi: AP-automaatio käyttää OCR:ää paperiasiakirjojen skannaamiseen ja digitointiin. Verkkolaskujen osalta järjestelmät voivat kerätä tietoja suoraan sähköpostista tai toimittajaportaaleista. OCR-tekniikka lukee ja standardoi eri formaatteja, mikä mahdollistaa saumattoman poiminnan ja integroinnin kirjanpito-ohjelmistoihisi.

Tietojen syöttö

Poimi tiedot laskuista ja syötä ne kirjanpitojärjestelmään:

• Manuaalinen prosessi: Tämä on aikaa vievää ja virhealtista.
• Automatisoitu prosessi: Automaatio-ohjelmisto poimii keskeiset tietokentät digitoiduista laskuista käyttämällä kehittynyttä tiedonkeruuta ja eliminoimalla manuaalisen työn. Näihin tietoihin kuuluvat esimerkiksi laskun numero, päivämäärä, toimittajan nimi, rivikohdat, määrät ja ehdot. Poistetut tiedot syötetään sitten automaattisesti kirjanpitojärjestelmään, mikä vähentää merkittävästi manuaaliseen tietojen syöttämiseen kuluvaa aikaa ja virheiden määrää.

Täsmäytys

Laskujen täsmäytys vertaa ostotilauksia ja kuitteja oikeellisuuden varmistamiseksi:

• Manuaalinen prosessi: Laskujen manuaalinen täsmäyttäminen vastaaviin ostotilauksiin ja tavaran vastaanottoilmoituksiin on työlästä ja voi johtaa ristiriitoihin sekä viivästyksiin.
• Automatisoitu prosessi: Automaattinen täsmäytys vertaa laskutietoja järjestelmään tallennettuihin tilauksiin ja kuitteihin. Kolmitasoinen täsmäytys varmistaa, että laskun tiedot vastaavat tilausta ja vastaanotettuja tavaroita tai palveluita. Mahdolliset poikkeamat merkitään tarkistettavaksi, mikä mahdollistaa ristiriitojen nopean ratkaisun. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä maksujen oikeellisuuden tarkistamiseksi ja liikamaksujen tai petosten estämiseksi.

Hyväksyntätyönkulku

Reititä laskut automaattisesti asianmukaisille hyväksyjille ennalta määritettyjen työnkulkujen perusteella:

• Manuaalinen prosessi: Tämä voi olla hidasta ja johtaa hyväksyntöjen katoamiseen tai viivästymiseen.
• Automatisoitu prosessi: AP-automaatioratkaisu käyttää ennalta määriteltyjä prosesseja laskujen ohjaamiseen asianmukaisille hyväksyjille yrityksen hyväksyntäkäytäntöjen perusteella. Hyväksyjät saavat ilmoituksia ja voivat tarkastella ja hyväksyä laskuja millä tahansa laitteella. Tämä nopeuttaa prosessia ja varmistaa sisäisen valvonnan noudattamisen. Lisäksi voidaan asettaa automaattisia muistutuksia, joilla varmistetaan oikea-aikaiset hyväksynnät.

Poikkeusten käsittely

Merkitse ja ratkaise mahdolliset poikkeamat:

• Manuaalinen prosessi: Poikkeusten, kuten epäsuhtaisten määrien tai puuttuvien tietojen, tunnistaminen ja ratkaiseminen edellyttää manuaalista toimintaa ja laajaa ja joskus työlästä yhteydenpitoa osastojen välillä. Kenelläkään ei olisi siihen aikaa!
• Automatisoitu prosessi: Poikkeusten käsittelyä tehostetaan automaation avulla. Järjestelmä merkitsee automaattisesti kaikki yhteensovitus- tai hyväksyntävaiheessa havaitut poikkeamat tai poikkeukset. Yksityiskohtaiset poikkeusraportit luodaan, ja vastuuhenkilöille ilmoitetaan korjaavista toimenpiteistä. Automatisoidut AP-työnkulut voidaan myös suunnitella niin, että ne ratkaisevat yleiset poikkeukset ilman manuaalista puuttumista, mikä parantaa tehokkuutta entisestään.

Maksujen aikataulutus

Aikatauluta maksut automaattisesti maksuehtojen mukaisesti:

• Manuaalinen prosessi: Maksujen aikatauluttaminen edellyttää eräpäivien manuaalista seurantaa ja maksujen priorisointia kassavirran sekä toimittajien laskujen ja ehtojen perusteella.
• Automatisoitu prosessi: Kun laskut on hyväksytty, automaatio-ohjelmisto aikatauluttaa maksut asetettujen maksuehtojen mukaisesti. Maksuaikataulun optimoimiseksi järjestelmä ottaa huomioon sellaiset tekijät kuin ennakkomaksualennukset, kassavirran hallinta ja toimittajien mieltymykset. Näin varmistetaan oikea-aikaiset maksut ja maksimoidaan kustannussäästömahdollisuudet.

Maksujen suorittaminen

Suorita maksut pankkisi tai maksupalveluntarjoajasi kautta:

• Manuaalinen prosessi: Maksujen suorittaminen edellyttää maksujen manuaalista valmistelua ja lähettämistä shekillä, pankkisiirroilla tai muilla menetelmillä, mikä voi olla virhealtista ja tehotonta.
• Automatisoitu prosessi: AP-automaatiojärjestelmät integroituvat pankki- ja maksualustojen kanssa maksujen suorittamiseksi automaattisesti. Sähköiset maksut, kuten ACH-siirrot, tilisiirrot ja virtuaaliset korttimaksut, käsitellään suoraan järjestelmän kautta. Maksujen automaattinen suorittaminen vähentää virheriskiä, parantaa turvallisuutta ja antaa reaaliaikaisen näkyvyyden maksujen tilaan.

Tietojen säilyttäminen

Pidä tarkkaa kirjanpitoa kaikista tapahtumista tilintarkastusta ja sääntöjen noudattamista varten:

• Manuaalinen prosessi: Tarkan kirjanpidon ylläpitäminen edellyttää paperisten asiakirjojen huolellista arkistointia ja järjestämistä sekä tapahtumatietojen manuaalista kirjaamista kirjanpitoon.
• Automatisoitu prosessi: Automatisoitu asiakirjahallinta ylläpitää kattavaa digitaalista arkistoa kaikista laskuista, hyväksynnöistä ja maksutiedoista. Nämä tiedot ovat helposti saatavilla tilintarkastusta, säännöstenmukaisuutta ja raportointia varten. Järjestelmä varmistaa myös, että kaikki asiakirjat säilytetään turvallisesti ja vaatimusten mukaisesti. Automatisoitu kirjanpito parantaa tietojen tarkkuutta, parantaa jäljitettävyyttä ja yksinkertaistaa tarkastusprosessia.

AP-automaation parantaminen edistyksellisillä tekniikoilla

AP-automaatio kehittyy jatkuvasti, ja uudet teknologiat tehostavat prosessin jokaista vaihetta. Seuraavassa on joitakin edistyksellisiä teknologioita, jotka tukevat ja optimoivat AP-automaatiota entisestään:

Keskeiset teknologiat	Miten ne vaikuttavat ostoreskontran automaatioon (AP Automation)
Tekoäly (AI) ja koneoppiminen (ML)	AI- ja ML-algoritmit voivat ennustaa poikkeamia, optimoida hyväksyntäprosesseja ja parantaa jatkuvasti täsmäytyksen tarkkuutta oppimalla historiallisista tiedoista.
Lohkoketju (Blockchain)	Lohkoketjuteknologia varmistaa läpinäkyvyyden ja turvallisuuden liiketoimissa tarjoamalla muuttumattoman kirjanpidon kaikista lasku- ja maksutapahtumista, mikä lisää luottamusta ja sääntöjenmukaisuutta.
Robotiikka ja prosessiautomaatio (RPA)	RPA-botit voivat hoitaa toistuvia tehtäviä, kuten tietojen syöttöä, poikkeamien käsittelyä ja täsmäytyksiä, mikä vähentää manuaalista työtä ja lisää tehokkuutta.
Kehittynyt analytiikka ja raportointi	Tehostettu analytiikka tarjoaa syvällisempää tietoa ostoreskontran suorituskyvystä, kassavirran trendeistä ja toimittajakäyttäytymisestä, mahdollistaen paremmin perustellun päätöksenteon ja strategisen suunnittelun.

Oikean AP-automaatio-ohjelmiston valinta

Oikean ohjelmiston valinta on kriittinen tekijä tehokkaan AP-automaation kannalta. Ohjelmiston tulisi tarjota vankat ominaisuudet ja saumaton integrointi (tai mieluiten natiivi sisällyttäminen) nykyisiin järjestelmiin.

AP-ohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet ovat:

• Laskujen skannausratkaisut ja OCR: Skannaa ja digitoi paperilaskuja.
• Automatisoidut työnkulut: Tehostaa hyväksyntäprosessia.
• Integrointikyvyt: Integroituu ERP-järjestelmiin, kuten Microsoft Dynamics 365:een, tai on sisäänrakennettu niihin.
• Analytiikka ja raportointi: Tarjoaa tietoa AP:n suorituskyvystä.
• Turvaominaisuudet: Varmistaa tietoturvan ja säännöstenmukaisuuden.

Ohjelmisto	Keskeiset ominaisuudet	Integraatio	Hintaluokka	Arviopisteet	Arviointilähde
Microsoft Dynamics 365 BC & F&O	Laskujen skannaus, hyväksyntätyönkulut, analytiikka	Saumaton D365-integraatio	$$$	4.5/5	G2-arvostelut
ExFlow	Laskujen skannaus, työnkulkuautomaatio, reaaliaikaiset näkymät	Räätälöity Microsoft Dynamics 365:een	$$	4.6/5	G2-arvostelut
Medius	Laskuautomaatiot, kulujen hallinta, analytiikka	Integraatio useiden ERP-järjestelmien, mukaan lukien Dynamics 365, kanssa	$$	4.4/5	G2-arvostelut
Tipalti	Globaalit maksut, verosäädösten noudattaminen, laskujen tallennus	Useita ERP-integraatioita	$$	4.4/5	G2-arvostelut
SAP Concur	Kuluhallinta, laskuautomaatio, raportointi	Integrointi SAP ERP -järjestelmään	$$$	4.3/5	G2-arvostelut

*Tässä taulukossa vertaillaan joitakin suosittuja AP-automaatioratkaisuja ja niiden keskeisiä ominaisuuksia, integraatio-ominaisuuksia, hintaluokkia ja arvostelupisteitä kesäkuussa 2024. Arvostelupisteet perustuvat käyttäjien arvosteluihin seuraavista lähteistä G2, tunnettu yritysohjelmistojen alusta.

Mitä on AP-laskujen käsittelyn automatisointi?

AP-laskujen automaatioratkaisu virtaviivaistaa laskujen vastaanoton, käsittelyn ja maksamisen, ja poistaa manuaaliset tehtävät tehokkuuden ja tarkkuuden parantamiseksi.

AP-laskujen automatisoinnin tärkeimmät vaiheet:

• Laskujen tallennus – OCR-tekniikka digitoi laskut.
• Tietojen poiminta – Poimii automaattisesti asiaankuuluvat laskun tiedot.
• Laskujen täsmäytys – Täsmää laskut ostotilausten ja kuittien kanssa.
• Hyväksyntätyönkulku – Reitittää laskut automaattista hyväksyntää varten.
• Maksujen käsittely – Aikatauluttaa ja suorittaa maksut.
• Tietojen säilyttäminen – Ylläpitää digitaalista arkistoa laskuista ja maksuista.

AP-laskujen automatisoinnin edut:

• Nopeampi käsittely – Nopeuttaa laskujen käsittelyä ja hyväksyntää.
• Vähemmän virheitä – Vähentää manuaalisen tietojen syöttämisen virheitä.
• Kustannussäästöt – Alentaa työvoimakustannuksia ja ehkäisee viivästysmaksuja.
• Parannettu säännöstenmukaisuus – Varmistaa käytäntöjen ja säännösten noudattamisen.
• Vahvemmat toimittajasuhteet – Tukee oikea-aikaisia maksuja ja parempaa viestintää.

Oikean AP-automaatioratkaisun valitseminen yrityksellesi

Kun valitset ostoreskontran (AP) automatisointiin ratkaisua, ota huomioon seuraavat tekijät:

• Integrointi: Varmista, että ratkaisu on integroitavissa tai mieluiten jo valmiiksi sisäänrakennettu nykyisiin ERP- ja kirjanpitojärjestelmiin.
• Skaalautuvuus: Valitse ratkaisu, joka voi skaalautua yrityksesi kasvun mukana.
• Käyttäjäystävällisyys: Varmista, että ratkaisu on helppokäyttöinen tiimillesi.
• Asiakastuki: Etsi palveluntarjoaja, jolla on vankka asiakastuki ja koulutusresurssit.

Tapaustutkimus: BLS Industries

Katso tämä käytännön esimerkki AP-automaation hyödyistä ja lue tapaustutkimus siitä, miten AP-automaatio ja ostotilausten täsmäytys tehostivat skandinaavisen saniteettitarvikekonsernin BLS Industriesin toimintaa.

AP-automaation ja manuaalisten prosessien tehokkuushyötyjen vertailu

Tehokkuushyötyjä AP-automaation avulla

Tehokkuusmittari	Manuaalinen prosessi	Automaattinen prosessi	Lähde
Laskujen käsittelyaika	20 päivää	8 päivää	Institute of Finance & Management (IOFM)
Laskun käsittelykustannus	15 $ per lasku	3 $ per lasku	Aberdeen Group / American Productivity & Quality Center (APQC)
Virheprosentti	3–5 %	0,1–0,5 %	American Productivity & Quality Center (APQC)
Ennakkomaksualennukset	10 % laskuista	25 % laskuista	PayStream Advisors
Toimittajakyselyjen määrä	100 kyselyä kuukaudessa	20 kyselyä kuukaudessa	PayStream Advisors

Tee ExFlow’sta AP-automaatioratkaisusi

Taloushallinnon ja ostoreskontran automatisointi mullistaa ja uudistaa kirjanpitoprosessisi, mikä johtaa merkittäviin tehokkuushyötyihin, kustannussäästöihin ja parempiin toimittajasuhteisiin. Hyödyntämällä kehittynyttä teknologiaa ja parhaita käytäntöjä muutat ostoreskontraosastosi hetkessä yrityksesi strategiseksi voimavaraksi.

Oletko jo Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) tai Finance and Operations (F&O) asiakas? Jos näin on, ExFlow AP saattaa olla ihanteellinen AP-automaatiokumppanisi.