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Optimieren Sie AP-Prozesse mit fortschrittlichem Scannen von Rechnungen und Datenerfassung
Die Teams der Kreditorenbuchhaltung bearbeiten täglich eine große Anzahl von Rechnungen, so dass Effizienz und Genauigkeit für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Finanzbetriebs unerlässlich sind. Bei der Erfassung von Rechnungsdaten handelt es sich um die Extraktion von Daten aus Rechnungen, wie z.B. Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Daten, Positionen und Beträge, unabhängig davon, ob die Rechnungen in Papierform, als PDF oder über elektronische Rechnungskanäle eingehen.
Bisher war die manuelle Dateneingabe zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler, was zu Verzögerungen, Unstimmigkeiten und Compliance-Risiken führte. Automatisierte Rechnungsverwaltung mit Scannen und Datenerfassung beseitigt diese Ineffizienzen, indem es optische Zeichenerkennung (OCR), künstliche Intelligenz und intelligente Datenextraktion einsetzt, um relevante Informationen direkt aus Rechnungsdokumenten zu ziehen. Diese Daten werden dann validiert, kategorisiert und präzise in das ERP-System eingegeben, wodurch eine höhere Genauigkeit und die Einhaltung von Finanzvorschriften gewährleistet wird.
Mit ExFlow erhalten Benutzer eine vollständig eingebettete Microsoft Dynamics 365 Rechnungserfassung, die einen berührungslosen Genehmigungs-Workflow wo Rechnungen mühelos vom Eingang bis zur endgültigen Freigabe fließen. Durch die Verringerung der Abhängigkeit von manuellen Eingriffen können die Teams der Kreditorenbuchhaltung Rechnungen schneller bearbeiten, Fehler minimieren und eine bessere Finanzkontrolle gewährleisten. In den nächsten Abschnitten gehen wir auf die spezifischen Funktionen und Vorteile ein, die eine automatisierte Rechnungserfassungssoftware zu einem entscheidenden Faktor für moderne Prozesse machen.
Laut einer Studie von 2024 von Ardent Partners, Die klassenbesten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die Automatisierung einsetzen, bearbeiten Rechnungen 81 % schneller als diejenigen, die sich auf manuelle Prozesse verlassen. Dies verdeutlicht den Wert leistungsstarker automatisierter Kreditorenbuchhaltungslösungen.
Merkmale der Software zur Erfassung von Rechnungsdaten von ExFlow
Automatisierte Datenextraktion
Die Software zur Rechnungsdatenerfassung von ExFlow nutzt fortschrittliche OCR (Optical Character Recognition) und KI-gestützte Datenextraktion, um wichtige Rechnungsdetails – wie z.B. Lieferanteninformationen, Rechnungsnummer, Datum und Positionen – automatisch und ohne manuelle Eingabe zu erfassen. Dadurch werden Fehler bei der Dateneingabe vermieden und die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt.
Sobald die Rechnungsdaten extrahiert sind, werden sie strukturiert und für die Validierung vorbereitet, so dass ein reibungsloser und effizienter Arbeitsablauf vom ersten Schritt an gewährleistet ist.
Intelligente Datenüberprüfung
Extrahierte Rechnungsdaten werden automatisch mit vordefinierten Regeln und AP-Richtlinien abgeglichen, um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen. Egal, ob es sich um doppelte Rechnungen, fehlende Informationen oder falsche Beträge handelt, ExFlow erkennt Unstimmigkeiten, bevor sie die Genehmigungsphase erreichen.
Diese integrierte Validierung verringert das Fehlerrisiko, verbessert die Compliance und verhindert kostspielige Fehler, die andernfalls die Zahlungsabwicklung verzögern könnten.
Native ERP-Einbindung
Im Gegensatz zu Lösungen von Drittanbietern zur Erfassung von Rechnungen, die Middleware oder manuelle Dateiübertragungen erfordern, ist ExFlow vollständig in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central eingebettet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungsdaten innerhalb einer einzigen Plattform erfasst, validiert und verarbeitet werden, so dass keine externen Anwendungen mehr erforderlich sind.
Die direkte Integration ermöglicht den Echtzeit-Zugriff auf Rechnungsdaten für alle Finanzteams und verbessert die Transparenz und Kontrolle.
Unterstützung für mehrere Rechnungstypen
Unterstützung für mehrere Rechnungstypen ExFlow ist für die Verarbeitung einer Vielzahl von Rechnungsformaten ausgelegt, darunter Papierrechnungen, PDFs, elektronische Rechnungen und XML-basierte Rechnungen. Ob Rechnungen per E-Mail, gescannte Dokumente oder strukturierte elektronische Daten eingehen, ExFlow standardisiert und verarbeitet sie effizient. Diese Flexibilität stellt sicher, dass die Kreditorenbuchhaltung ihre Arbeitsabläufe unabhängig davon, wie die Lieferanten ihre Rechnungen einreichen, optimieren kann.
Fortschrittlicher Abgleich und Routing
Mit dem intelligenten Zwei- und Dreifach-Rechnungsabgleich vergleicht ExFlow die Daten automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen und stellt so die Richtigkeit sicher, bevor Zahlungen genehmigt werden. Darüber hinaus leitet das automatisierte Workflow-Routing die Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln an die entsprechenden Genehmiger weiter und beschleunigt so den Genehmigungszyklus. Durch die Minimierung manueller Eingriffe reduziert ExFlow Engpässe und steigert die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung, so dass pünktliche und genaue Zahlungen gewährleistet sind.
Vorteile der Automatisierung des Scannens von AP-Rechnungen mit ExFlow
Effizienz und Kostenreduzierung
Die Automatisierung des Scannens von Rechnungen macht die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe überflüssig und verkürzt die Bearbeitungszeiten erheblich. Durch die Straffung der Arbeitsabläufe ermöglicht ExFlow den Kreditorenbuchhaltungsteams, höhere Rechnungsvolumina mit weniger Ressourcen zu bearbeiten, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Schnellere Genehmigungen bedeuten auch, dass Frühzahlerrabatte in Anspruch genommen werden können, was den Cashflow und die finanzielle Effizienz insgesamt verbessert.
Genauigkeit und Konformität
Die manuelle Erfassung von Rechnungen führt häufig zu Fehlern, Doppelzahlungen und Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften. Die Rechnungsdatenerfassung von ExFlow entschärft diese Herausforderungen, indem sie eine genaue Datenextraktion und eine automatische Validierung anhand von Geschäftsregeln und gesetzlichen Anforderungen gewährleistet. Dadurch werden Diskrepanzen reduziert und sichergestellt, dass die Rechnungen den Prüfungs- und Steuervorschriften entsprechen, wodurch das Risiko von Geldstrafen oder internen Berichtsproblemen minimiert wird.
Sichtbarkeit und Kontrolle
Die Echtzeitverfolgung und -berichterstattung bietet den Kreditorenbuchhaltungsteams einen umfassenden Einblick in den Rechnungsstatus, die Genehmigungen und die Ausgabenmuster. Das zentrale Dashboard von ExFlow bietet detaillierte Einblicke und Analysen, die es Finanzleitern ermöglichen, Arbeitsabläufe zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Automatisierte Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung, wie z.B. Warnmeldungen und Sicherheitskontrollen, helfen dabei, Betrug und unbefugte Ausgaben zu verhindern und gewährleisten eine strengere Finanzaufsicht.
Warum sollten Sie sich für ExFlow als Erfassungswerkzeug für Dynamics 365-Rechnungen entscheiden?
ExFlow zeichnet sich als erstklassige Lösung für die D365-Rechnungserfassung aus. ExFlow wurde speziell für Ihr ERP-System entwickelt und ist skalierbar. Es stellt sicher, dass Unternehmen Rechnungen effizient verarbeiten können und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und die Kontrolle behalten. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Gründe, warum unsere Lösung die beste Wahl für die Automatisierung der Rechnungserfassung ist.
Integriert in Dynamics 365
Im Gegensatz zu Add-Ons von Drittanbietern ist ExFlow eine vollständig in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central eingebettete Lösung, die einen reibungslosen Datenfluss und eine Synchronisierung in Echtzeit gewährleistet.
- Die ExFlow-Lösung zur Erfassung von Rechnungsdaten ist kein Add-on eines Drittanbieters, sondern eine vollständig in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central eingebettete Lösung.
- Dies gewährleistet einen nahtlosen Datenfluss, Aktualisierungen in Echtzeit und eine geringere Abhängigkeit von externen Tools.
- Durch die direkte Einbindung in Ihr bestehendes ERP-System macht ExFlow die manuelle Dateneingabe überflüssig und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit und Prozesseffizienz.
Skalierbare Lösung
So wie sich Ihr Unternehmen entwickelt, so sollte auch Ihre AP-Automatisierung sein. Das skalierbare Design von ExFlow stellt sicher, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung effizient und anpassungsfähig bleibt, ganz gleich, ob Sie nur eine Handvoll oder Tausende von Rechnungen bearbeiten.
- Egal, ob Sie ein mittelständisches Unternehmen oder ein globaler Konzern sind, das flexible Design von ExFlow stellt sicher, dass es mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
- Von der Bearbeitung einiger weniger Rechnungen pro Monat bis hin zur Verarbeitung von Tausenden von Rechnungen passt sich ExFlow an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.
- Der modulare Ansatz ermöglicht eine maßgeschneiderte Automatisierung, die sicherstellt, dass Ihre AP-Prozesse auch dann optimiert bleiben, wenn Ihr Unternehmen expandiert.
Engagierte Unterstützung
Zuverlässiger Support ist für einen reibungslosen Ablauf in der Kreditorenbuchhaltung unerlässlich. Mit ExFlow erhalten Sie fachkundige Unterstützung von einem Team, das sich sowohl mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als auch mit Microsoft Dynamics 365 auskennt, so dass Sie die nötige Anleitung zur Maximierung der Effizienz erhalten…
- ExFlow bietet engagierte Unterstützung bei der Implementierung, laufenden Support und Benutzerschulungen, um einen reibungslosen Übergang und langfristigen Erfolg zu gewährleisten.
- Unser Spezialistenteam arbeitet eng mit den Kunden zusammen, um Konfigurationen abzustimmen, Probleme zu beheben und die Effizienz von Dynamics 365 zu maximieren.
DEMO VEREINBAREN
Entdecken Sie, wie ExFlow Ihre Rechnungsbearbeitung in Microsoft Dynamics 365 automatisieren kann.
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