Nordic Leisure Travel Group finder en dynamisk tilgang til AP-automatisering

Rejsebureauet brugte ExFlow fra SignUp Software til at øge effektiviteten i deres processer.

BAGGRUND

Nordic Leisure Travel Group – tidligere kendt som Thomas Cook Northern Europe – er et rejsebureau i Norden, som sælger pakkerejser til forbrugere via mærkerne Ving, Spies og Tjäreborg. For at kunne levere de afslappende og behagelige oplevelser, som kunderne ønsker af deres ferie, skal rejsebureauerne have flere back-end-processer på plads, herunder i deres kreditorafdeling (AP). Efter at have brugt flere AP-automatiseringsløsninger, der lod meget tilbage at ønske, besluttede Nordic Leisure Group at implementere ExFlow og ExFlow Data Capture fra SignUp Software i 2009. ExFlow er en løsning til automatisering af AP-fakturaer, der er udviklet specielt til Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations og Dynamics 365 Business Central (NAV). Nordic Leisure har sluttet sig til over 1.300 virksomheder, der bruger løsningen til at behandle mere end 40 millioner fakturaer årligt.

“Sammenlignet med de andre AP-automatiseringsløsninger, vi havde brugt, fandt vi ExFlow mere moderne og brugervenlig“,

Kamilla Gustafsson, forretningsanalytiker og leder af Nordic Financial Shared Services hos Nordic Leisure Travel Group.

EXFLOW OG MICROSOFT DYNAMICS NAV

Ifølge Kamilla Gustafsson, forretningsanalytiker og leder af Nordic Financial Shared Services hos Nordic Leisure, var en af hovedårsagerne til skiftet ExFlows integration med Nordic Leisures enterprise resource planning-system, Microsoft Dynamics NAV. “Vi brugte tidligere en anden AP-automatiseringsløsning, men vi besluttede at bruge ExFlow, fordi det var vigtigt for os altid at have data fra ExFlow tilgængelige i NAV i realtid”, siger hun. “Vi ville ikke være afhængige af import og batchjobs fra et eksternt system.” Integrationen med NAV giver Nordic Leisure flere fordele, herunder reducerede tidsforsinkelser ved import af fakturaer, mindre oplæring af personalet, da de kan fortsætte med at bruge velkendte arbejdsgange og miljøer, mindre vedligeholdelse for IT-afdelingerne, højere sikkerhedsniveauer og forbedret brugervenlighed. “Sammenlignet med de andre AP-automatiseringsløsninger, vi havde brugt, syntes vi, at ExFlow var mere moderne og brugervenlig”, siger Gustafsson.

“Vi brugte tidligere en anden AP-automatiseringsløsning, men vi besluttede at bruge ExFlow, da det var vigtigt for os altid at have data fra ExFlow tilgængelige i NAV i realtid“,

Kamilla Gustafsson, forretningsanalytiker og leder af Nordic Financial Shared Services hos Nordic Leisure Travel Group.

RESULTATER OG FORDELE

I januar 2022 steg Nordic Leisures årlige fakturamængde fra 30.000 til 40.000 på grund af lempede rejserestriktioner i forbindelse med Covid-19. Da virksomheden allerede brugte ExFlow, kunne den nemt håndtere stigningen og fortsætte med at arbejde som normalt uden at pådrage sig ekstra omkostninger i en turbulent tid, f.eks. ved at ansætte nyt personale. Ifølge Gustafsson har ExFlow Data Capture været en integreret del af virksomhedens AP-processer. På grund af virksomhedens grænseløse karakter kan fakturaer ofte være på forskellige sprog, med forskellige datoformater, valutaer og fakturalayouts. ExFlow Data Capture kan nemt fortolke dataene på disse fakturaer og sende dem videre til ExFlow til godkendelse og bogføring.

Denne artikel blev oprindeligt udgivet i efterårsnummeret 2022 af Technology Record.