De tre horisonter for AP-automatisering

Selvom kreditorprocesser kan være oplagte kandidater til procesautomatisering, er det ikke en prioritet for mange virksomheder. De mener, at funktionen udelukkende er back-office, og at det ikke har nogen strategisk værdi for organisationen at bidrage til at forbedre cash-outflowet. Men tiderne er ved at ændre sig, og emnet AP- og fakturaautomatisering vinder frem. Organisationer over hele verden drager fordel af at investere i løsninger, der hjælper med at forbedre effektiviteten i Accounts Payable. Årsagerne er klare: De bedste kreditorløsninger kan prale af imponerende forbedringer over hele linjen: lavere omkostninger til fakturabehandling, kortere fakturabehandlingstid, lavere undtagelsesfrekvens for fakturamodtagere, højere frekvens af berøringsfri behandling, øget gennemsigtighed og kontrol (se figur 1). Men for at udvikle initiativet ud over at forbedre den taktiske drift er organisationer nødt til at have en langsigtet plan. Slutspillet er en mere strategisk arena, der giver større værdi til den udvidede organisation.

Det er mere end bare teknologi

Automatisering af taktiske processer i Accounts Payable er ofte et første skridt i en strategisk udvikling af backoffice. Man starter med effektivitetsgevinster ved automatisering; digitalisering af processen skaber et fundament for business intelligence. Øget effektivitet frigiver tid til at løfte backoffice-rollen, så medarbejderne kan fokusere på mere strategiske og værdiskabende opgaver. For Accounts Payable kan dette indebære tættere samarbejde med indkøb, finans og treasury, styring af leverandørforhold samt tilvejebringelse af handlingsorienteret intelligens til risikobegrænsning, cash flow-styring, compliance-initiativer og meget mere. Operationel excellence opnås, når teknologi kombineres med stram forandringsledelse, veldefinerede KPI’er og solid strategisk planlægning. En holistisk tilgang til AP og fakturaautomatisering giver fordele på tværs af afdelinger og baner vejen for øget strategisk værdiskabelse.

AP Automation giver unikke data til økonomi og andet

I dag er et flertal af lederne enige om, at AP Automation er af stor strategisk betydning og giver fordele på tværs af afdelingerne. En nylig rapport fra Ardent Partners viser, at mere end halvdelen af organisationerne opfatter Accounts Payable som enten “meget” eller “usædvanligt” værdifuld for organisationen. Så hvordan bygger Accounts Payable videre på denne samling af strategisk momentum? Accounts Payable er unikt positioneret til at give stor værdi til en bredere organisation. Som afdeling berører den næsten alle aspekter af forretningen – fra håndtering af betaling af spontane engangskøb til strategiske kontraktudgifter. Ved at digitalisere og automatisere kreditorprocessen lægges grundlaget for en omfattende datasø af finansiel information, der kan udnyttes langt ud over kreditorafdelingens traditionelle omfang. Det er vigtigt at holde øje med dette slutmål, når man opbygger den strategiske plan for at opnå operationel ekspertise inden for Accounts Payable gennem automatisering. Selv om de fleste løsninger til automatisering af kreditorer og fakturaer giver hurtig ROI, ofte på mindre end seks måneder, er teknologien kun en del af puslespillet. Det er her, rammen med de tre horisonter kommer ind i billedet; den giver et godt grundlag for strategisk udvikling og for at tænke ud af boksen. De tre horisonter gør det muligt for en organisation at bygge bro mellem kortsigtede mål (den første horisont) og langsigtet forretningsudvikling (den tredje horisont).

De tre horisonter for AP Automation

Den første horisont

Den første horisont handler om at plukke de lavthængende frugter. I de første 6-12 måneder af et AP- og fakturaautomatiseringsinitiativ bør der fokuseres på at centralisere Accounts Payable, etablere fælles processer, strømline samarbejdet med indkøb og implementere en AP- og fakturaautomatiseringsløsning. Det er meget almindeligt, at man i denne fase opnår et investeringsafkast på 100 %. Automatisering giver håndgribelige driftseffektiviseringer som f.eks. lavere undtagelsesrater for fakturaer, hurtigere godkendelsescyklusser og en øget grad af berøringsfri behandling. For mange organisationer er dette en enestående driftsforbedring, som er investeringen værd. Men det lægger også grunden til AP-intelligens, som kan være af stor værdi for indkøb, økonomi og finans. Hvilket fører os til den næste horisont.

Den anden horisont

Den anden horisont bør fokusere på at forbedre processer, implementere yderligere værktøjer til effektivitet og forstå værdien af data fra Accounts Payable. For at Accounts Payable kan fortsætte med at udvikle sig, er det vigtigt med veldefinerede præstationsindikatorer (KPI’er). Vigtige KPI’er omfatter: time-to-pay, gennemsnitlige omkostninger til behandling af en enkelt faktura, time-to-approval, touchless processing rates og invoice exception rates. Disse fælles målinger overvåger ikke kun forbedringer i Accounts Payable, men skaber også grundlaget for brugbar information, der kan bruges til leverandør- og udgiftsstyring, risikominimering samt økonomi- og cash flow-styring. Accounts Payable bør også gøre det muligt for organisationen at fordøje disse data gennem lettilgængelige rapporter og agile rapporteringsdashboards.

Den tredje og sidste horisont

Den sidste horisont finder sted omkring 24-48 måneder efter starten på et AP- og fakturaautomatiseringsinitiativ. Det er her, hvor operationel ekspertise og intelligens i kreditorbogholderiet virkelig kan begynde at understøtte virksomhedens strategiske og økonomiske retning. På dette tidspunkt understøtter solide politikker og standardiserede procedurer de daglige aktiviteter, og AP-medarbejderne er meget effektive og arbejder tæt sammen som et team. Automatisering er ikke længere en drivkraft, men rygraden i AP-afdelingen, som giver fordele på tværs af afdelingerne. Onboarding af leverandører, registrering af fakturadata og overførsler er almindelige eksempler på fuldstændigt automatiserede opgaver, der ikke kræver nogen medarbejderindsats. Den effektivitet, der skabes gennem automatisering, kombineret med den handlingsorienterede intelligens, der indfanges i kreditorprocessen, giver medarbejderne mulighed for at løfte deres rolle, så de kan fokusere på at skabe værdi for kunderne i stedet for udelukkende at blive i backoffice og udføre taktiske, manuelle opgaver.