Opsætning af Accounts Payable Workflow i Dynamics 365: En omfattende guide

Effektiv styring af kreditorprocesser er afgørende for at opretholde et sundt cash flow og pleje leverandørrelationer, og organisationer anvender i stigende grad automatiseringsløsninger til at strømline deres kreditorprocesser.

Microsoft Dynamics 365 tilbyder et robust fundament for workflow-styring af kreditorer, så virksomheder kan optimere deres økonomiske drift. Lad os udforske detaljerne i opsætningen af et workflow for kreditorer i Dynamics 365 og fremhæve vigtigheden af automatisering, de involverede trin, bedste praksis og rollen for indbyggede løsninger til automatisering af kreditorer som f.eks. ExFlow AP for Business Central og Finance and Operations.

Introduktion til Dynamics 365 Accounts Payable workflow

Forstå grundlæggende arbejdsgange i Dynamics 365

Workflow-automatisering i Dynamics 365 giver dig mulighed for at definere, strømline og automatisere dine forretningsprocesser. I forbindelse med kreditorbogholderi indebærer automatisering af arbejdsgange at orkestrere flowet af fakturaer, godkendelser og betalinger på en systematisk måde for at øge nøjagtigheden, overholdelsen og effektiviteten.

Betydningen af workflow-styring af kreditorbogholderi

Effektiv workflow-styring af kreditorer giver utallige fordele, herunder øget synlighed i finansielle processer, færre manuelle fejl, hurtigere fakturabehandling, optimeret cash flow-styring og styrkede leverandørrelationer – og det er bare begyndelsen. Automatisering af kreditorworkflowet minimerer også risikoen for forsinkede betalinger, dobbeltbetalinger og manglende overholdelse af lovkrav.

Hvorfor skal du automatisere dit AP-workflow?

Manuelle kreditorprocesser er tilbøjelige til at medføre fejl, forsinkelser og ineffektivitet. Ved at automatisere kreditorworkflowet kan du eliminere manuelle opgaver, samtidig med at du strømliner godkendelsesprocesserne og får brugbar indsigt i din daglige økonomiske drift. Automatisering muliggør hurtigere fakturabehandling, forbedret samarbejde mellem afdelinger og generelt bedre udnyttelse af ressourcer.

Forudsætninger for opsætning af Accounts Payable-workflow

Før du konfigurerer kreditorworkflowet i Dynamics 365, er det vigtigt, at alle forudsætninger er opfyldt. Dette inkluderer:

• Adgangstilladelser: Sørg for, at brugerne har de rette tilladelser til at få adgang til og ændre workflow-indstillinger i Dynamics 365.
• Dataintegritet: Valider og rens leverandørdata for at sikre nøjagtighed og konsistens.
• Godkendelse af hierarkier: Definer godkendelseshierarkier baseret på organisatoriske roller og ansvarsområder.

Hvilke trin er inkluderet i Accounts Payable-workflowet?

Arbejdsgangen for kreditorer består typisk af følgende trin:

1. Indsendelse af faktura: Fakturaer modtages fra leverandører og indtastes i systemet.
2. Bekræftelse af faktura: Fakturaer valideres for at kontrollere, om de er korrekte og fuldstændige.
3. Routing af godkendelser: Fakturaer dirigeres gennem foruddefinerede godkendelseskanaler baseret på angivne kriterier.
4. Behandling af betalinger: Godkendte fakturaer behandles til betaling, enten manuelt eller gennem automatiseret batchbehandling.
5. Bekræftelse af betaling: Bekræftelse af betaling sendes til leverandørerne, og transaktionsregistreringer opdateres i systemet.

Kom godt i gang – Konfiguration af arbejdsgange for Accounts Payable

Konfiguration af indstillingerne for arbejdsgangen for kreditorer i Dynamics 365 omfatter følgende trin:

1. Definer arbejdsgangsskabeloner: Opret skabeloner til forskellige typer fakturaer og betalingsprocesser.
2. Konfigurer godkendelsesarbejdsgange: Definer godkendelsesworkflows baseret på kriterier som fakturabeløb, leverandørkategori og afdelingsgodkendelser. Denne opsætning kan have små forskelle mellem Business Central og Finance & Operations.
3. Integrer med ERP-systemer: Integrer Dynamics 365 med andre ERP-systemer for problemfri dataudveksling og processynkronisering.
4. Tilpas notifikationer: Konfigurer e-mailnotifikationer til interessenter på hvert trin i workflowet, så de kan handle i tide.

Automatisering af arbejdsgangen for kreditorer

Automatisering er nøglen til at maksimere effektiviteten i kreditorernes workflow. Dynamics 365 tilbyder flere automatiseringsfunktioner, herunder:

• Fakturafangst: Brug OCR-teknologi (optisk tegngenkendelse) til at udtrække data fra papir- og elektroniske fakturaer.
• Regelbaseret routing: Send automatisk fakturaer til godkendelse baseret på foruddefinerede regler og kriterier.
• Planlagte betalinger: Opret tilbagevendende betalingsplaner for leverandører for at strømline betalingsbehandlingen.
• Workflow-udløsere: Definer udløsere til at starte workflow-handlinger baseret på specifikke begivenheder eller betingelser.

Flyv ikke i blinde! Test af arbejdsgangen for Accounts Payable

Før kreditorworkflowet implementeres i et produktionsmiljø, er det afgørende at gennemføre en grundig test for at sikre funktionalitet, nøjagtighed og overholdelse. Testning indebærer:

• Enhedstest: Valider individuelle workflow-komponenter og funktionaliteter.
• Integrationstest: Test integrationen af Dynamics 365 med andre systemer og applikationer.
• Test af brugeraccept (UAT): Inddrag slutbrugerne for at validere workflowet fra deres perspektiv og løse eventuelle problemer med brugervenlighed eller bekymringer.

Mulige udfordringer i arbejdsgangen for Accounts Payable

Selv om der er mange fordele ved at automatisere arbejdsgangen for kreditorer, kan du støde på nogle bump på vejen, f.eks:

• Problemer med dataintegration: Vanskeligheder med at integrere med ældre systemer eller tredjepartsapplikationer.
• Komplekse godkendelsesprocesser: Håndtering af komplekse godkendelseshierarkier og routing-regler.
• Bekymringer om overholdelse af regler: Sikring af overholdelse af lovkrav og interne politikker.
• Ledelse af forandring: Overvinde modstand mod forandring og sikre, at brugerne tager den nye arbejdsgang til sig.

Hvis man forudser og forbereder sig på disse scenarier, inden man går i gang med automatiseringsrejsen, bliver det lettere at håndtere forandringsprocesserne og sikre de bedst mulige resultater.

Hvad er den bedste praksis for workflow-styring af kreditorerne?

For at maksimere fordelene ved automatisering af kreditorernes workflow skal du overveje følgende bedste praksis:

• Standardiser processer: Etabler standardiserede processer og procedurer for indsendelse, validering og godkendelse af fakturaer.
• Kontinuerlig forbedring: Gennemgå og optimer jævnligt dine workflow-konfigurationer baseret på præstationsmålinger og feedback fra interessenter.
• Uddannelse af medarbejdere: Giv dine medarbejdere omfattende træning i at bruge kreditor-workflowsystemet effektivt.
• Samarbejde mellem leverandører: Fremme samarbejdet med leverandører for at strømline indsendelse af fakturaer og løsning af uoverensstemmelser.
• Regelmæssige revisioner: Gennemfør periodiske revisioner af kreditorprocesser for proaktivt at identificere eventuelle forbedringsområder og sikre overholdelse.

Et førsteklasses partnerskab: Forbedr dit Dynamics 365-arbejdsflow for kreditorer med ExFlow AP

For yderligere at forbedre effektiviteten af dit workflow for kreditorbogholderi i Dynamics 365 kan du overveje at bruge ExFlow, en førende løsning til automatisering af kreditorbogholderi. ExFlow AP er indbygget direkte i Dynamics 365 Business Central og Finance & Operations og tilbyder avancerede funktioner som f.eks:

• ExFlow Data Capture: Automatiser udtrækningen af vigtige fakturaoplysninger ved hjælp af avanceret OCR-teknologi (Optical Character Recognition). Reducer den manuelle indtastning af data ved nøjagtigt at registrere data som f.eks. leverandøroplysninger, fakturanumre og varelinjer.
• Intelligent routing af godkendelser: Brug AI-drevne algoritmer til at optimere godkendelsesworkflows og reducere behandlingstiden.
• Analyse i realtid: Få handlingsorienteret indsigt i fakturabehandlingsmålinger, flaskehalse og præstationstendenser.
• Overvågning af overholdelse: Sørg for overholdelse af lovkrav og interne kontroller med indbyggede overensstemmelseskontroller.

Ved at bruge ExFlow AP med Dynamics 365 kan du bedre udnytte din ERP-investering, samtidig med at du strømliner kreditorprocesserne og opnår større effektivitet i den daglige økonomiske drift.

Det hele handler om optimering

Effektiv workflow-styring af kreditorerne er afgørende for at optimere den økonomiske drift og opretholde forholdet til leverandørerne. Ved at udnytte mulighederne i Dynamics 365 og indbyggede AP-automatiseringsløsninger som ExFlow AP kan du strømline dine kreditorprocesser, reducere manuelle fejl og opnå større effektivitet og nøjagtighed i din daglige drift.

Ved at følge bedste praksis og løbende forbedre arbejdsgangen kan du udnytte det fulde potentiale i dine kreditorprocesser og skabe bæredygtig vækst.