Transformation de Teleperformance avec ExFlow

Teleperformance est une société internationale de services numériques aux entreprises, qui propose les services les plus avancés et les plus numériques pour aider les plus grandes marques du monde à rationaliser leurs activités de manière significative et durable.

A PROPOS DE TELEPERFORMANCE

Teleperformance est une société internationale de services numériques aux entreprises, qui propose les services les plus avancés et les plus numériques pour aider les plus grandes marques du monde à rationaliser leurs activités de manière significative et durable.

La téléperformance en chiffres :

• Environ 500 000 employés
• Services en 300 langues
• Des opérations dans plus de 100 pays

Hanna Karlsson, responsable de l’amélioration continue chez Teleperformance, a raconté comment ExFlow a transformé le processus de comptabilité fournisseurs de Teleperformance, ouvrant la voie à une adoption globale et à une automatisation accrue.

Alors que Teleperformance continue de développer et d’optimiser ses opérations, ExFlow et Dynamics 365 F&O restent une pierre angulaire de leur parcours vers une efficacité accrue et une précision assurée dans leurs flux de travail AP.

DÉFIS ET OBJECTIFS

Hanna a décrit le défi que représentait la rationalisation du traitement des factures dans plusieurs pays, chacun ayant des exigences légales et des complexités opérationnelles uniques. Son objectif était clair : améliorer l’efficacité, réduire la charge de travail manuelle et s’aligner sur les obligations légales, tout en maintenant un niveau d’excellence mondial.

EXPLORER LES AVANTAGES DE L’EXFLOW

Les entreprises nordiques du groupe Teleperformance utilisent ExFlow depuis 2011 et l’automatisation des processus est très bonne.

En 2020, une étude a été lancée par Matthew Cuthill, directeur de la transformation numérique chez Teleperformance, pour évaluer de manière exhaustive les avantages d’ExFlow afin de décider si ExFlow allait faire partie du modèle mondial pour le déploiement des opérations de change et d’échange. L’étude de Teleperformance a comparé les délais et les méthodes de traitement des factures dans différents pays.

L’étude s’est concentrée sur trois régions :

Pays/région	Temps passé par facture	Solution
Pays nordiques	4 minutes	ExFlow Data Capture (OCR) + ExFlow + Dynamics ERP Standard
Royaume-Uni	11 minutes	ExFlow Data Capture (OCR) + Dynamics ERP standard
France	17 minutes	Pas d'OCR, Dynamics ERP standard

Sur la base des données et des gains d’efficacité démontrés grâce à l’automatisation, Teleperformance a décidé d’inclure ExFlow dans le modèle global et de déployer ExFlow Data Capture et ExFlow. Après le déploiement en France, trois des quatre personnes qui s’occupaient initialement des factures ont pu se consacrer à des initiatives plus stratégiques et plus variées au sein de leur entreprise.

L’histoire de la réussite partagée par Hanna ne célèbre pas seulement les gains d’efficacité réalisés grâce à ExFlow, mais elle met également en lumière la prévoyance stratégique intégrée dans la stratégie de numérisation et d’automatisation de Teleperformance.

« ExFlow est devenu le catalyseur de la réduction des tâches manuelles, s’alignant parfaitement avec la vision plus large de Teleperformance pour un avenir transformé par le numérique « , explique Hanna. L’intégration de Power BI a permis à Teleperformance d’améliorer ses capacités d’analyse des données et de reporting, fournissant ainsi des informations précieuses pour une prise de décision éclairée.

Au premier trimestre 2024, 14 pays sont équipés d’ExFlow et de F&O, et l’équipe de Teleperformance travaille intensément au déploiement du modèle mondial, avec de nombreux pays à venir. Pour soutenir cette initiative, un centre de services partagés au Kosovo est utilisé par Teleperformance pour centraliser les fonctions dans un souci d’efficacité et de meilleure gestion.

L’adoption d’outils d’automatisation a permis de réaffecter le personnel à d’autres domaines de soutien financier, ce qui indique une augmentation de l’efficacité du traitement et la possibilité pour le personnel de s’engager dans des activités à plus forte valeur ajoutée.

RÉSULTATS ET RECOMMANDATIONS

L’étude a mis en évidence la nécessité d’automatiser le flux de facturation, en démontrant comment cela peut conduire à des améliorations significatives de l’efficacité, en fournissant un meilleur contrôle des processus et en améliorant la conformité réglementaire pour les équipes financières.

L’automatisation et l’extension d’outils tels que ExFlow Data Capture et ExFlow à davantage de régions et de pays dans le cadre des activités de Teleperformance seraient extrêmement bénéfiques.

PERSPECTIVES POUR TELEPERFORMANCE ET EXFLOW

Les aspects cruciaux pour Teleperformance dans les années à venir seront la facturation électronique et l’adaptabilité aux mandats nationaux spécifiques concernant les factures entrantes et sortantes. En Europe, l’Italie est la première concernée, suivie de la Pologne avec KSeF, puis de la France, toutes mettant en œuvre des processus CTC (Continuous Transaction Control) spécifiques à leur pays. SignUp et ExFlow s’engagent à soutenir Teleperformance en ce qui concerne le CTC et la facturation électronique.

UN EXEMPLE D’ACTIVITÉS À VALEUR AJOUTÉE : FRANCE

Le passage de quatre personnes à une seule pour le traitement des factures en France a permis de réorienter les ressources humaines vers des activités plus stratégiques. Le personnel a ainsi pu améliorer la conformité et le contrôle de ses processus, tout en réduisant les coûts associés à des flux de travail inefficaces.

Amélioration de l’analyse financière : Les employés s’attachent à tirer des enseignements des données financières, ce qui influe sur la prise de décisions stratégiques.
Gestion des relations avec les fournisseurs : Renforcement des relations avec les fournisseurs, négociation de conditions favorables et optimisation des processus de la chaîne d’approvisionnement.
Initiatives d’amélioration des processus : Efforts consacrés à la rationalisation des processus financiers et à l’adoption des meilleures pratiques.
Conformité et gestion des risques : Garantir le respect des réglementations financières et gérer efficacement les risques.
Formation et développement : Investir dans les compétences et les connaissances des employés, en encourageant une culture de l’apprentissage continu.
Projets stratégiques et innovation : Contribuer aux initiatives d’innovation et explorer les nouvelles technologies.

Sur la base de l’étude temporelle entre les pays nordiques, le Royaume-Uni et la France, l’utilisation d’EDC et d’ExFlow pour l’automatisation de bout en bout de l’AP présente un avantage très clair.

CONCLUSION

La réussite de Teleperformance avec ExFlow illustre le pouvoir de l’automatisation stratégique dans l’atteinte de l’excellence opérationnelle. Les résultats de l’étude soulignent les avantages tangibles d’ExFlow, non seulement en termes de gains d’efficacité, mais aussi en permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Ce parcours de transformation, associé à l’étude approfondie sur l’automatisation de bout en bout des processus administratifs, fait de Teleperformance un pionnier de l’utilisation de la technologie pour obtenir un avantage concurrentiel dans le paysage dynamique des opérations commerciales mondiales.