ALPA fait la différence chaque jour avec ExFlow

29 Sep

Fondée en 1972, l’Arnhem Land Progress Aboriginal Corporation (ALPA) est la plus grande société aborigène indépendante d’Australie. Elle est à l’avant-garde de la vente au détail dans les régions éloignées, de la fourniture de programmes de services communautaires, de l’entreprise, du développement économique et des services d’entreprise. Son objectif est de réduire la dépendance à l’égard de l’aide sociale et d’améliorer la qualité de vie de ses membres, en réalisant des économies grâce à l’automatisation.

LE BESOIN D’EFFICACITÉ

Près de deux ans après l’implémentation de Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, le département financier d’ALPA saisissait toujours les factures manuellement et devenait de plus en plus frustré par les retards constants dans l’approbation des factures. Comme chaque facture nécessitait un bon de commande pour être approuvée, et que 10 % des factures étaient encore reçues par courrier postal traditionnel, l’équipe financière était submergée par la saisie manuelle des données.

C’est alors que le COVID-19 a frappé. La plupart des activités de la division des services communautaires et des entreprises de l’ALPA ont été touchées, tandis que la division de la vente au détail a connu une croissance significative. Les processus inefficaces de comptabilité fournisseurs ont eu un effet d’entraînement sur l’approvisionnement et le personnel, qui ont été soumis à une pression supplémentaire. Il s’avérait difficile de fournir des informations à leurs unités commerciales et à leurs responsables en temps voulu et la nécessité de transformer leur équipe financière avec efficacité s’est accentuée. Il était temps de trouver des moyens de « tirer le meilleur parti de D365 ».

« ExFlow nous a aidés à réduire les tâches de saisie manuelle des données et à publier les factures plus rapidement. Si nous n’avions pas ExFlow aujourd’hui, nous ne serions pas en mesure d’améliorer les compétences de notre équipe pour qu’elle puisse effectuer des tâches plus analytiques«

Ken Chan, Finance Projects Manager at ALPA

INTRODUCTION D’EXFLOW

Impressionnée par le fait qu’ExFlow était une solution privilégiée et intégrée par Microsoft, ALPA l’a mise en œuvre avec quatre (4) de ses filiales en septembre 2020. En l’espace de trois mois, elle a commencé à déployer ExFlow dans les autres filiales et dans 12 entités de conseil.

Le succès du déploiement a été obtenu grâce à une conduite du changement efficace, à une communication et une collaboration constantes avec la direction par le biais de formations en classe et individuelles, en plus d’un service d’assistance interne.

Ken Chan, responsable des projets financiers à l’ALPA, explique que « la réaction initiale du personnel a été positive et les gens étaient enthousiastes à l’idée de l’introduction d’ExFlow ».

Ayant un besoin évident d’améliorer ses processus de comptabilité fournisseurs qui prennent beaucoup de temps, l’équipe financière de
s’est rapidement adaptée au changement et était impatiente de voir les résultats.

UN AVENIR INNOVANT, TRANSPARENT ET SANS PAPIER

Depuis l’introduction d’ExFlow, l’ALPA a constaté une réduction « d’au moins 50 % » du temps nécessaire à l’enregistrement des factures. Ces gains de temps ont permis à un agent financier à temps plein de réduire ses heures de travail de 37 %, son équipe étant désormais en mesure d’effectuer davantage de tâches analytiques pour développer ses activités. « Si je devais décrire ExFlow en trois mots, je dirais
: innovant, transparent et sans papier », déclare Ken.

ALPA A MIS EN PLACE EXFLOW POUR MICROSOFT D365 FINANCE & OPERATIONS ET EXFLOW DATA CAPTURE

Efficacité accrue et maîtrise globale des coûts
Conformité réglementaire automatique
Réduction des systèmes à base de papier

L’ALPA est entrée en service avec quatre de ses filiales en septembre 2020. En l’espace de trois mois, ils ont déployé ExFlow dans 12 autres filiales.