Comment utiliser la gestion des voyages et des dépenses dans Dynamics 365 Business Central ?

Gérer manuellement les frais de voyage et les dépenses peut s’apparenter à jongler avec des torches enflammées : c’est risqué et La gestion de ces processus est souvent épuisante, et une seule erreur peut causer beaucoup de dégâts. Pour les entreprises, gérer ces processus à l’ancienne – courir après les reçus, approuver des documents interminables et veiller à la conformité – peut être source d’inefficacité, d’erreurs et de perte de temps. Mais il existe une solution : automatiser votre gestion des voyages et des dépenses (T&E) au sein de votre ERP.

L’automatisation simplifie l’ensemble du processus T&E, garantissant le bon fonctionnement de votre entreprise tout en économisant du temps, en réduisant les erreurs et en améliorant la conformité. Microsoft Dynamics 365 Business Central offre de puissants outils de gestion financière et peut être complété par des applications d’extension pour répondre aux besoins typiques des entreprises qui ne sont pas pris en charge par la plateforme standard, ce qui permet d’améliorer les solutions automatisées de gestion des voyages et des dépenses.

Vue d’ensemble de la gestion des voyages et des dépenses dans Dynamics 365

La gestion des voyages et des notes de frais peut s’avérer difficile, en particulier pour les entreprises qui comptent de nombreux employés en déplacement professionnel. Le traitement manuel des notes de frais, le suivi des approbations et la vérification de la conformité peuvent submerger votre service financier. Sans parler du risque d’erreur humaine lorsqu’il s’agit de gérer les frais de déplacement. reçus papierla saisie manuelle des données et des processus d’approbation incohérents.

Automatisation Les rapports de voyage et de dépenses éliminent ces problèmes. Au lieu de s’enliser dans les approbations manuelles et de courir après les reçus manquants, un système automatisé permet aux employés de soumettre leurs dépenses par voie électronique, tandis que les gestionnaires les approuvent en quelques clics. Cette automatisation garantit des délais de traitement plus rapides et une plus grande précision

Entrer ExFlow-une solution conçue pour Dynamics 365 Business Central (ainsi que pour Finance et Opérations) qui élimine les difficultés liées à l’intégration de tierces parties. Avec ExFlow, tout ce dont vous avez besoin pour automatiser les processus T&E est déjà intégré, ce qui vous permet de prendre le contrôle de la gestion des dépenses de votre entreprise en toute simplicité.

Bien que Microsoft Dynamics 365 Business Central ne dispose pas d’un module natif de module de gestion des voyages et des dépenses cela ne signifie pas que les clients de Business Central ne peuvent pas profiter des avantages de l’automatisation de la gestion des voyages et des dépenses.

Voyons comment ExFlow la solution de gestion des voyages et des dépenses d’ExFlow d’ExFlow et comment vous pouvez tirer parti de ses capacités au sein de Dynamics 365 Business Central. ExFlow étant directement intégré à Business Central, il n’est pas nécessaire de recourir à des intégrations tierces. Il offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer les dépenses à partir de votre système ERP existant. appareil mobilece qui signifie qu’ils n’ont même pas besoin d’accéder à Business Central lorsqu’ils sont en déplacement.

Principaux défis de la gestion manuelle des notes de frais (T&E)	Avantages de l'automatisation des T&E avec ExFlow
Reçus perdus ou oubliés	Reçus stockés numériquement
Approbations manuelles chronophages	Approbations en temps réel et expérience utilisateur optimisée avec un portail et une application
Risque d'erreur humaine dans la saisie des données	Saisie automatisée et précise des données

Configurer la gestion des dépenses dans Dynamics 365 Business Central

La mise en place d’un logiciel de gestion des voyages et des dépenses dans Business Central à l’aide d’ExFlow est simple. Le processus comprend la configuration des catégories, la mise en place de flux de travail et la définition des rôles des utilisateurs, le tout dans l’environnement Business Central.

1. Configuration des catégories de dépenses :
Avant de commencer à soumettre des dépenses, vous devez configurer des catégories pour gérer différents types de dépenses, comme les voyages, les repas et l’hébergement. La configuration de ces catégories permet un suivi précis et un contrôle plus efficace des dépenses.

2. Définition des flux d’approbation :
L’un des avantages d’ExFlow est la flexibilité qu’il offre dans la mise en place des flux d’approbation. Vous pouvez créer des flux de travail qui s’alignent sur la structure de votre entreprise. Par exemple, les petites dépenses peuvent être approuvées par les responsables hiérarchiques, tandis que les dépenses plus importantes sont transmises aux directeurs financiers.

3. Établissement des rôles des utilisateurs :
La définition des rôles des utilisateurs garantit que les employés n’ont accès qu’aux données qui les concernent. Par exemple, les membres de l’équipe peuvent soumettre leurs dépenses, tandis que les responsables supervisent les approbations.

Cette configuration permet de rationaliser vos processus de T&E et de garantir la conformité, sans nécessiter d’intégrations externes.

Comment utiliser la gestion des voyages et des dépenses dans Dynamics 365 ?

L’utilisation d’ExFlow pour la gestion des T&E dans Dynamics 365 Business Central est un jeu d’enfant. Les employés peuvent facilement soumettre des dépenses, les managers peuvent les approuver en temps réel et le département financier peut tout suivre de manière transparente. Voici un aperçu des principales fonctionnalités :

1. Soumettez vos dépenses en déplacement :
Les employés peuvent gérer l’ensemble du processus à partir de leurs appareils mobiles. Par exemple, ils peuvent facilement prendre une photo d’un reçu, entrer le kilométrage ou classer les dépenses par catégorie directement dans l’application. Ils peuvent même sauvegarder les reçus de leurs clients de messagerie directement dans l’application ExFlow, ce qui permet de ne pas perdre de documents importants.

2. Rapport de kilométrage :
Les employés peuvent enregistrer leur kilométrage directement dans l’application ExFlow. Ces informations sont ensuite envoyées au portail d’approbation en ligne, où elles sont prêtes à être examinées.

3. Enregistrement et approbation flexibles :
Les reçus peuvent être capturés sur des appareils mobiles et finalisés plus tard sur un ordinateur de bureau ou portable de retour au bureau. Une fois soumis, le processus d’approbation est rationalisé grâce au portail d’approbation en ligne d’ExFlow, où les responsables peuvent approuver les dépenses en temps réel depuis leur PC, leur tablette ou leur téléphone. Cette flexibilité garantit que les employés et les personnes chargées de l’approbation peuvent traiter les tâches liées aux frais de déplacement et de représentation, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

4. Correspondance et comptabilisation automatiques :
Une fois qu’une note de frais ou de kilométrage a été approuvée, elle est automatiquement prête à être comptabilisée dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. Aucune intervention manuelle supplémentaire n’est nécessaire. Le système fait même correspondre les transactions par carte de crédit avec les reçus dès qu’ils arrivent dans l’application, ce qui garantit que tout est enregistré avec précision sans effort supplémentaire.

5. Archivage numérique :
Tous les reçus et les notes de frais sont stockés dans une archive numérique, ce qui permet aux employés et aux responsables de retrouver facilement les anciens documents en cas de besoin. Cette fonction élimine le chaos des reçus papier et garantit que tout est sécurisé et organisé.

Étape	Fonctionnalité
Soumission des dépenses	Les employés soumettent leurs dépenses via mobile ou ordinateur, et joignent des reçus
Déclaration du kilométrage	Le kilométrage est enregistré directement dans l'application et disponible pour approbation
Approbation des dépenses	Les managers peuvent approuver les dépenses via le portail en ligne depuis n'importe quel appareil
Archivage numérique	Les reçus et les dépenses sont stockés en toute sécurité pour une récupération facile plus tard

Avantages de la gestion des dépenses dans D365 Business Central

L’utilisation d’ExFlow avec Dynamics 365 Business Central apporte des avantages significatifs à votre entreprise, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer les dépenses de T&E :

• Efficacité accrue : Grâce aux flux de travail automatisés, les employés peuvent soumettre leurs dépenses plus rapidement et les responsables peuvent les approuver instantanément. Le temps consacré aux processus manuels est ainsi réduit, ce qui permet à votre équipe de se consacrer davantage aux tâches stratégiques.
• Productivité accrue : Les employés passent moins de temps à effectuer des rapports et des rapprochements de dépenses fastidieux, ce qui leur permet de consacrer plus de temps aux activités génératrices de revenus et au travail stratégique.
• Un meilleur contrôle financier : Le renforcement de l’application des politiques de dépenses et une meilleure visibilité des données relatives aux dépenses permettent à votre entreprise de gérer les budgets plus efficacement, ce qui réduit les risques financiers et augmente le potentiel d’économies.
• Conformité améliorée : Des flux d’approbation automatisés et des limites de dépenses prédéfinies permettent de s’assurer que les dépenses sont conformes aux politiques de votre entreprise.
• Des informations en temps réel : Les outils de reporting intégrés d’ExFlow permettent à vos équipes financières de disposer d’une vision actualisée des frais de voyage, ce qui facilite le suivi des coûts et garantit une budgétisation précise.
• Des décisions fondées sur des données : Des données en temps réel et des analyses perspicaces vous fournissent les informations nécessaires pour négocier de meilleurs accords avec les fournisseurs et optimiser la budgétisation future.
• Satisfaction des employés : Un système de gestion des dépenses convivial et accessible peut améliorer considérablement l’expérience de vos employés, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail et une plus grande fidélisation.
• Évolutivité : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, une solution évolutive de gestion des voyages et des frais s’adapte à l’augmentation des volumes de notes de frais et à l’évolution des besoins de l’entreprise sans nécessiter d’investissements ou de ressources supplémentaires importants.
• Réduction des coûts : La rationalisation des processus et les contrôles de conformité aux politiques permettent de réduire les dépenses en évitant les dépenses inutiles et en détectant les violations des politiques avant qu’elles ne se produisent, ce qui permet à l’entreprise d’économiser de l’argent.
  

Selon la Global Business Travel Association (GBTA), les entreprises qui automatisent les processus T&E peuvent économiser entre 20 et 30 % sur les frais de voyage grâce à la rationalisation des flux de travail, à la réduction des erreurs humaines et à un meilleur suivi des dépenses.

Grâce à l’automatisation d’ExFlow, les entreprises bénéficient de fonctionnalités telles que le rapprochement automatique des reçus et des transactions par carte de crédit, l’établissement de rapports en temps réel et la comptabilisation transparente dans Business Central. Ainsi, la gestion des dépenses n’est pas seulement plus facile, mais aussi beaucoup plus précise.

Meilleures pratiques pour une gestion efficace des dépenses dans Dynamics 365

Pour maximiser les avantages d ExFlow au sein de Dynamics 365 Business Centraltenez compte des meilleures pratiques suivantes :

• Révisez régulièrement vos politiques de dépenses : Assurez-vous que vos politiques en matière de frais de déplacement et de représentation sont à jour et conformes aux objectifs actuels de l’entreprise.
• Former les employés et les cadres : Une formation régulière permet de s’assurer que les employés et les gestionnaires peuvent utiliser efficacement le système et suivre les directives de conformité.
• Utilisez des notifications automatisées : Configurez ExFlow pour qu’il envoie des notifications en temps réel aux gestionnaires pour les approbations ou les suivis.
• Surveillez les habitudes de dépenses : L’examen régulier des notes de frais permet d’identifier les possibilités de réduction des coûts et les domaines où l’efficacité peut être améliorée.
• Utilisez les capacités mobiles : Encouragez les employés à utiliser l’application mobile d’ExFlow mobile d’ExFlow pour saisir les reçus, enregistrer le kilométrage et soumettre les dépenses en cours de route. Le processus est ainsi à la fois rapide et efficace, quel que soit l’endroit où se trouvent les employés.

Conclusion

Les processus manuels de gestion des voyages et des dépenses peuvent être source d’inefficacité et d’erreurs pour votre entreprise. En automatisant ces processus avec ExFlowExFlow vous permet de rationaliser les rapports de dépenses, de réduire le temps de traitement et d’assurer la conformité, le tout à partir de Dynamics 365 Business Centralsans avoir recours à des intégrations tierces.

La possibilité de traiter les processus de T&E à partir de n’importe quel appareil, associée à des d’approbations en temps réel et d’une archives numériquesExFlow est donc la solution idéale pour les entreprises qui souhaitent automatiser leur gestion des voyages et des dépenses. Avec ExFlow, votre entreprise contrôlera ses dépenses, améliorera sa productivité et réalisera des économies à long terme.

Si vous êtes prêt à prendre votre gestion du contrôle et de l’évaluation à un niveau supérieur, envisagez d’intégrer ExFlow pour simplifier vos processus et mieux contrôler les dépenses de votre entreprise.

Pour plus d’informations sur la façon dont ExFlow peut profiter à votre entreprise lisez plus ici.