Un guide pas à pas des processus de workflow des comptes fournisseurs en 2024

En 2024, des flux de travail efficaces et automatisés pour la comptabilité fournisseurs sont essentiels pour les entreprises qui cherchent à améliorer leurs opérations financières, à minimiser les erreurs et à respecter les normes de conformité.

Examinons une vue d’ensemble des flux de travail des comptes fournisseurs, en soulignant les composants clés, les défis et les meilleures pratiques pour optimiser vos processus de comptes fournisseurs.

Introduction au flux de travail de la comptabilité fournisseur

Le flux de travail des comptes fournisseurs désigne le processus par lequel une entreprise gère ses obligations de remboursement des dettes à court terme envers ses créanciers ou ses fournisseurs. Un flux de travail efficace garantit que les factures sont traitées, approuvées et payées en temps voulu et de manière efficace. Par conséquent, l’optimisation de votre flux de travail des comptes fournisseurs est essentielle pour maintenir des relations solides avec les fournisseurs et une trésorerie saine.

Composants clés d’un flux de travail pour la comptabilité fournisseur

Il est essentiel de comprendre les éléments clés de votre flux de travail AP pour le gérer efficacement. Voici les éléments essentiels :

1. Réception de la facture: Il s’agit de la première étape du processus de comptabilité fournisseurs. Les factures peuvent être reçues par différents canaux tels que le courrier électronique, l’échange de données informatisées (EDI) ou le courrier papier.
2. Vérification des factures: L’étape suivante consiste à vérifier l’exactitude des factures. Il s’agit de vérifier l’absence de divergences, de s’assurer que vos biens ou services ont bien été reçus et que les prix correspondent aux bons de commande.
3. Processus d’approbation: Après vérification, la facture doit être soumise à un processus d’approbation. Ce processus implique souvent plusieurs parties prenantes et peut nécessiter des documents ou des approbations supplémentaires avant que le paiement puisse être effectué.
4. Traitement du paiement: Une fois approuvée, la facture est traitée en vue de son paiement. Cette étape consiste à sélectionner le mode de paiement (par exemple, virement bancaire, chèque) et à programmer le paiement.
5. Tenue de registres: Une documentation et un archivage adéquats sont essentiels pour assurer la conformité et la référence future. Il s’agit notamment de conserver un enregistrement numérique ou physique de la facture, des détails de l’approbation et de la confirmation du paiement.

Guide étape par étape des processus de flux de travail de la comptabilité fournisseur

1. Soumission de la facture

La première étape du processus de gestion des comptes fournisseurs est la soumission des factures. Cette opération peut être effectuée électroniquement ou manuellement, en fonction des systèmes en place. La plupart des organisations s’orientent vers la facturation électronique (e-invoicing) en raison de son efficacité et de sa précision.

2. Capture et codage des données

Une fois la facture reçue, l’étape suivante consiste à saisir les données pertinentes. Il s’agit notamment des coordonnées du fournisseur, du montant de la facture, de la date d’échéance et du numéro du bon de commande. Le logiciel d’automatisation du flux de travail de la comptabilité fournisseurs peut extraire et coder ces données, ce qui réduit considérablement les erreurs de saisie manuelle.

3. Correspondance à trois voies

Une étape cruciale du flux de travail de la comptabilité fournisseurs est le processus de mise en correspondance à trois niveaux, qui compare la facture avec le bon de commande et le rapport de réception afin de s’assurer que tous les détails concordent. Cette étape permet d’identifier rapidement les divergences et d’éviter les problèmes ultérieurs au cours du processus de paiement.

4. Acheminement des approbations

Après vérification, la facture passe par le processus d’approbation. Selon la structure de l’organisation, ce processus peut impliquer plusieurs niveaux d’approbation, y compris les chefs de service, les contrôleurs financiers, voire les directeurs financiers pour les transactions de grande valeur.

5. Autorisation de paiement

Une fois la facture approuvée, le paiement est autorisé. L’étape de l’autorisation de paiement consiste à sélectionner le mode de paiement approprié et à programmer le paiement conformément aux conditions de la facture. Des outils d’automatisation comme ExFlow peuvent automatiser cette étape, réduisant ainsi le temps de traitement et garantissant des paiements en temps voulu.

6. Exécution des paiements

Cette étape consiste à exécuter le paiement. Dans les processus modernes de gestion des comptes fournisseurs, les paiements sont souvent effectués par voie électronique, ce qui permet non seulement d’accélérer le processus, mais aussi de renforcer la sécurité.

7. Tenue de registres et pistes d’audit

La dernière étape du processus de gestion des comptes fournisseurs consiste à conserver les documents et à créer des pistes d’audit. Une documentation appropriée est essentielle pour la conformité et les audits futurs. Les systèmes automatisés peuvent générer des pistes d’audit détaillées, garantissant ainsi la traçabilité de chaque action.

Les défis du flux de travail des CF

La gestion d’un flux de travail pour les comptes fournisseurs peut toutefois présenter plusieurs défis, en particulier pour les grandes entreprises dont les processus sont complexes.

• Traitement manuel: La saisie manuelle des données prend du temps et est sujette à des erreurs, ce qui peut entraîner des retards de paiement et des litiges potentiels avec les fournisseurs.
• Goulots d’étranglement en matière d’approbation: Des processus d’approbation inefficaces peuvent ralentir le flux de travail des comptes fournisseurs, entraînant des retards de paiement et risquant de nuire aux relations avec les fournisseurs.
• Manque de visibilité: En l’absence d’un processus rationalisé, il peut être difficile de suivre l’état des factures, ce qui entraîne des paiements non effectués et des remises perdues.

Tableau 1 : Défis courants liés au flux de travail du PA

Défi	Description
Traitement manuel	Long, sujet aux erreurs et inefficace pour de gros volumes de factures
Goulots d’étranglement dans l’approbation	Retards causés par des processus d’approbation inefficaces ou peu clairs
Manque de visibilité	Difficulté à suivre le statut des factures, entraînant des paiements manqués ou des erreurs

Avantages du flux de travail des CF

Malgré les défis, un flux de travail AP bien géré offre plusieurs avantages :

• Amélioration de l’efficacité: L’automatisation réduit les tâches manuelles, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Économies de coûts: En évitant les frais de retard et en profitant des remises pour paiement anticipé, les organisations peuvent économiser une somme importante d’argent.
• Amélioration de la conformité: Grâce à une documentation et à des pistes d’audit appropriées, votre organisation peut s’assurer qu’elle reste conforme aux réglementations financières.

Économies de coûts

Les entreprises peuvent économiser jusqu’à 80 % des coûts de traitement en automatisant leur flux de travail pour les comptes fournisseurs, selon les rapports de l’industrie.

Tableau 2 : Avantages du workflow AP

Avantage	Description
Efficacité améliorée	L'automatisation réduit les tâches manuelles, accélérant le traitement
Réduction des coûts	Les remises pour paiements anticipés et la réduction des erreurs génèrent des économies significatives
Conformité renforcée	Une documentation adéquate et des pistes d'audit garantissent la conformité réglementaire

Meilleures pratiques pour la gestion du flux de travail des CP en 2024

Alors que les flux de travail AP continuent d’évoluer, il est essentiel de se tenir au courant des meilleures pratiques pour maintenir l’efficacité et la précision.

1. Tirer parti de l’automatisation

L’utilisation d’un logiciel de gestion de la comptabilité fournisseurs pour automatiser les tâches répétitives est essentielle pour améliorer votre efficacité. L’automatisation peut prendre en charge la saisie des données, l’appariement à trois et même le traitement des paiements, réduisant ainsi le risque d’erreurs et accélérant l’ensemble de votre flux de travail.

2. Mettre en place des processus d’approbation clairs

Pour éviter les goulets d’étranglement, établissez des processus d’approbation clairs et cohérents. Définissez qui doit approuver quoi et veillez à ce que les parties prenantes soient conscientes de leurs responsabilités.

3. Améliorer la visibilité

Utilisez des tableaux de bord et des outils de reporting pour avoir une meilleure visibilité sur vos processus de paiement. Cela vous aidera à suivre le statut des factures, à identifier les goulets d’étranglement et à garantir des paiements en temps voulu.

Les avantages de l’automatisation du Processus des CF

L’automatisation est la pierre angulaire de la gestion moderne du workflow AP. Elle permet non seulement de rationaliser les processus, mais aussi de fournir des informations exploitables et de garantir la conformité.

ExFlow, un logiciel de workflow de comptabilité fournisseurs de premier plan intégré nativement à Dynamics 365 Finance & Operations et Business Central, illustre la puissance de l’automatisation. En étant entièrement intégré à votre système ERP, ExFlow fournit une synchronisation des données en temps réel, des rapports avancés et des pistes d’audit robustes. Ce niveau d’intégration réduit le besoin de saisie manuelle des données, minimise les erreurs et améliore l’efficacité globale de votre processus AP.

Gain de temps

L’automatisation du workflow AP peut réduire le temps de traitement jusqu’à 70 %, ce qui permet aux entreprises de traiter un plus grand volume de factures sans augmenter leurs effectifs.

Conclusion

En 2024, il est plus important que jamais de maîtriser le flux de travail de votre comptabilité fournisseurs. En comprenant les composantes clés, les défis et les meilleures pratiques, et en tirant parti d’outils d’automatisation comme ExFlow, votre organisation peut optimiser ses processus de comptes fournisseurs, réduire les coûts et assurer la conformité réglementaire. L’adoption de ces stratégies permettra non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi de maintenir votre organisation sur la voie de la réussite à long terme.