Miten valita paras ostoreskontran automaatio-ohjelma?

Ostolaskujen automatisointi on strateginen toimenpide, joka voi auttaa organisaatioita minimoimaan virheitä, virtaviivaistamaan työnkulkuja ja varmistamaan oikea-aikaiset maksut. Mutta kun markkinoilla on paljon vaihtoehtoja, miten valita paras kirjanpidon automaatio-ohjelmisto tarpeisiisi?

Tässä tekstissä käymme läpi olennaiset näkökulmat ja ominaisuudet, joita AP-automaatioratkaisussa kannattaa etsiä, ja autamme sinua tekemään tietoon perustuva päätöksiä, jotka vastaavat liiketoimintasi tavoitteita.

Tärkeimmät poiminnat:

• AP-automaatio poistaa manuaalisen tehottomuuden, vähentää virheitä, parantaa näkyvyyttä ja nopeuttaa laskujen käsittelyä, jolloin taloushallinnon tiimit voivat keskittyä arvokkaampiin tehtäviin.
• Kun harkitset automaatio-ohjelmistoa, kannattaa hakea keskeisiä ominaisuuksia, kuten automaattista laskujen käsittelyä, natiivia ERP-integraatiota, reaaliaikaista analytiikkaa ja mobiilihyväksyntää.
• Yleisiä esteitä AP-automaation käyttöönotossa ovat muun muassa vanhojen järjestelmien integraatiot, työntekijöiden vastustus ja käyttöönottokustannukset. ExFlow’n kaltaiset, Dynamics 365:een sisäänrakennetut ratkaisut yksinkertaistavat käyttöönottoa ja tuovat pitkän aikavälin säästöjä.

Mikä on AP-automaatio-ohjelmisto?

Ostolaskujen automatisoinnilla tarkoitetaan jonkun lisäarvoratkaisun käyttöä laskujen käsittelyyn liittyvien manuaalisten tehtävien tehostamiseksi ja automatisoimiseksi. Perinteisesti ostoreskontrat tukeutuvat pitkälti paperilaskuprosesseihin, jotka ovat aikaa vieviä, virhealttiita ja vaikeasti skaalautuvia. Tekoälypohjaisten automaatiotyökalujen avulla organisaatio voi hallita laskutukseen liittyviä prosesseja tehokkaammin, mikä vähentää manuaalisten toimenpiteiden tarvetta ja säästää aikaa.

Sen lisäksi, että se nopeuttaa AP-työnkulkua, laskujen automatisointiohjelmisto parantaa tarkkuutta minimoimalla inhimilliset virheet. Näin varmistetaan, että laskut käsitellään oikein, mikä vähentää päällekkäisten maksujen tai myöhästyneiden eräpäivien riskiä. Lisäksi nämä ratkaisut tarjoavat paremman näkyvyyden maksuprosessiin, jolloin taloushallintotiimi voi seurata helposti laskuja niiden vastaanotosta maksuun.

Miksi käyttää ostolaskujen automaatio-ohjelmistoa?

Ostolaskujen automatisointi helpottaa laskujen hallintaa korvaamalla hitaat, manuaaliset prosessit nopeilla, virtaviivaisilla työnkuluilla. Sen sijaan, että jahtaat hyväksyntöjä tai korjaat tietojen syöttövirheitä, talousosastosi voi keskittyä tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi se auttaa yritystäsi pysymään joustavana ja kasvuvalmiudessa integroitumalla sujuvasti nykyisiin järjestelmiin. Lyhyesti sanottuna kyse ei ole vain ajan säästämisestä – kyse on siitä, että tiimisi saa käyttöönsä työkalut, joita se tarvitsee työskennelläkseen älykkäämmin ja pysyäkseen kehityksen edellä.

AP-automaation edut

AP-automaation edut ovat moninaisia. Tehokkuuden parantamisesta säänösten noudattamiseen, oikea ohjelmisto voi muuttaa talousprosessisi.

Seuraavassa on joitakin keskeisiä AP-automaation hyötyjä:

1. Parempi tehokkuus ja tuottavuus

AP-prosessien automatisointi mahdollistaa paremman laskujen hallinnan, mikä puolestaan nopeuttaa koko maksusykliä. Parhaat kirjanpitojärjestelmät eivät ainoastaan paranna kassavirran hallintaa, vaan myös vapauttavat taloushallintotiimin keskittymään strategisempiin toimintoihin.

2. Kustannusten vähentäminen

AP-automaatiot auttaa organisaatioita säästämään rahaa vähentämällä manuaalisen työn tarvetta ja minimoimalla virheet. Kustannussäästöt voivat olla huomattavia, ja jotkut yritykset raportoivat jopa 80 prosentin vähennyksistä käsittelykustannuksissa, hyvänä esimerkkinä Goldman Sachs. Lisäksi automatisointi antaa yrityksille mahdollisuuden hyödyntää ennakkomaksualennuksia, mikä lisää säästöjä entisestään.

3. Parannettu säännöstenmukaisuus ja turvallisuus

Sisäänrakennettujen säännöstenmukaisuusominaisuuksien avulla ostolaskujen automaatio varmistaa, että organisaatiosi noudattaa taloudellisia määräyksiä ja sisäisiä käytäntöjä. Automaatio parantaa myös turvallisuutta tarjoamalla yksityiskohtaisia kirjausketjuja ja varmistamalla, että arkaluonteisia taloudellisia tietoja käsitellään turvallisesti.

4. Lisääntynyt tarkkuus

Kun manuaalinen tietojen syöttö jää pois, AP-automaatio vähentää merkittävästi virheiden riskiä. Tämä johtaa tarkempaan taloudelliseen raportointiin ja pienempiin ristiriitoihin kirjanpidossa.

Yhteiset haasteet AP-automaatiossa

Vaikka AP-automaation hyödyt ovat selviä, tällaisen ratkaisun toteuttaminen ei ole aina niin yksinkertaista. Yksi tärkeimmistä esteistä on uuden ohjelmiston integrointi olemassa oleviin järjestelmiin. Monilla organisaatioilla on käytössä vanhoja järjestelmiä, jotka voivat tehdä AP-automaation ERP-integraatiosta vaikeaa. Lisäksi organisaatioissa on usein muutosvastarintaa, sillä työntekijät saattavat olla haluttomia ottamaan käyttöön uusia teknologioita tai prosesseja.

Keskeisiä haasteita ovat:

Haaste	Hyöty
Integrointi olemassa olevien järjestelmien kanssa	Monilla yrityksillä on vaikeuksia integroida AP-automaatiota nykyiseen ERP- tai kirjanpitojärjestelmäänsä. Yhteensopivuusongelmat, tietojen siirtämiseen liittyvät huolet ja IT-tuen tarve voivat hidastaa käyttöönottoa.
Työntekijöiden vastustus	Jotkut työntekijät saattavat olla haluttomia ottamaan käyttöön AP-automaatiota, koska he pelkäävät työpaikan menettämistä, eivät tunne uutta teknologiaa tai suosivat manuaalisia prosesseja. Tehokas koulutus ja muutosjohtaminen ovat ratkaisevan tärkeitä onnistumisen kannalta.
Korkeat alkuinvestoinnit	Vaikka AP-automaatiosta on pitkällä aikavälillä kustannussäästöjä, ohjelmistojen, käyttöönoton ja koulutuksen alkuperäiset kustannukset voivat olla este yrityksille, erityisesti pienemmille organisaatioille, joilla on rajalliset budjetit.

Näistä haasteista huolimatta AP-automaatio-ohjelmiston edut ovat kuitenkin paljon haittoja suuremmat. AP-prosessien automatisointi johtaa yleensä huomattaviin kustannussäästöihin.

AP-automaation parhaat ominaisuudet

Kun arvioidaan parasta taloushallinnon automaatio-ohjelmistoa, on tärkeää pohtia ominaisuuksia, jotka tuovat eniten lisäarvoa organisaatiolle. Seuraavassa on joitakin keskeisiä ominaisuuksia, joita kannattaa hakea:

1. Automatisoitu laskujen käsittely

Jokaisen AP-automaatio-ohjelmiston ydintoiminto on sen kyky käsitellä laskuja automaattisesti. Tähän sisältyy ominaisuuksia, kuten optinen hahmontunnistus (OCR), joka mahdollistaa tiedonkeruun, kolmitasoisen laskujen täsmäytyksen ja automaattiset hyväksyntäprosessit.

2. Integrointivalmiudet

Integraatiohaasteiden kannalta on erityisen tärkeää valita AP-automaatioratkaisu, joka voidaan yhdistää saumattomasti olemassa olevaan ERP-järjestelmään, kuten Microsoft Dynamics 365:een. Näin varmistetaan, että tiedot kulkevat sujuvasti järjestelmien välillä, mikä vähentää virheiden ja päällekkäisyyksien riskiä.

3. Kehittynyt raportointi ja analytiikka

Kyky tuottaa yksityiskohtaisia taloushallinnon raportteja ja saada tietoa AP-prosesseista on korvaamattoman tärkeää. Etsi siis ohjelmisto, joka tarjoaa mukautettavia näkymiä ja analytiikkatyökaluja, joiden avulla voit seurata suorituskykyä ja tunnistaa parannuskohteita.

4. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä

Intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä on olennaisen tärkeä, jotta tiimisi pystyy sopeutumaan nopeasti uuteen ohjelmistoon. Mitä helppokäyttöisempi ohjelmisto on, sitä todennäköisemmin työntekijäsi ottavat sen omakseen.

5. Maailmanlaajuinen tuki

Kun otetaan huomioon AP-prosessien monimutkaisuus, maailmanlaajuisen tuen saatavuus on ratkaisevan tärkeää. Olipa kyse sitten resursseista, koulutuksesta tai 24/7 asiakastuesta, varmista, että ohjelmistotoimittaja tarjoaa kattavat tukitoiminnot.

Taloushallinnon automaatio-ohjelmien vertailu

Seuraavassa taulukossa vertaillaan joitakin suosituimpia ja tunnetuimpia kirjanpidon automatisointiohjelmistoja. Vertailussa keskitytään keskeisiin ominaisuuksiin, kuten natiiviin ERP-integraatioon, helppokäyttöisyyteen, OCR-tekniikkaan, asiakastukeen, tietoturvaan, raportointityökaluihin ja muihin.

Ohjelmisto	Alkuperäinen ERP-integraatio	Helppokäyttöisyys	OCR-teknologia	Asiakastuki	Tietoturva	Raportointityökalut	Erityisominaisuudet
ExFlow	Kyllä, sisäänrakennettu Microsoft Dynamics 365 F&O:hon ja Business Centraliin	Korkea	Kehittynyt OCR saumattomaan laskujen käsittelyyn	24/7 maailmanlaajuinen tuki	Vankka, yksityiskohtaisilla käyttöoikeuksilla ja tarkastuskirjauksilla	Power BI -koontinäytöt, reaaliaikainen raportointi	Alkuperäinen integraatio varmistaa reaaliaikaisen datan synkronoinnin Dynamics 365 -ekosysteemissä. Soveltuu suurille, monimutkaisille organisaatioille.
Coupa	Ei sisäänrakennettu, mutta integroituu useisiin ERP-järjestelmiin	Kohtalainen	Vankka OCR, mutta ei yhtä kehittynyt kuin ExFlow	Rajoittuu toimistoaikoihin	Vahvat tietoturvatoimenpiteet, mutta ei alkuperäisiä ERP-turvaominaisuuksia	Laajat raportointityökalut, mutta vaatii mukautusta	Vahva toimittajaverkosto, hyvä keskisuurille yrityksille.
AvidXchange	Ei alkuperäistä ERP:tä, integroituu eri alustoihin	Kohtalainen	Perus-OCR-ominaisuudet	Asiakastuki saatavilla, mutta ei yhtä kattava kuin ExFlow	Alan standardin mukaiset tietoturvatoimet	Mukautettu raportointi, ei yhtä saumaton kuin ExFlow	Vahva fokus ostolaskujen automaatiossa.
Tipalti	Ei alkuperäistä ERP:tä, integroituu eri alustoihin	Kohtalainen	Vahva OCR, mutta vaatii manuaalista asetusta uusille toimittajille	Hyvä asiakastuki, mutta rajoitettu aikavyöhykkeittäin	Turvallinen, mutta puuttuu joitain ExFlow’n kehittyneitä ominaisuuksia	Yksityiskohtainen raportointi, mutta käyttöönotto voi olla monimutkaista	Erikoistunut globaaleihin maksuprosesseihin.
SAP Concur	Kyllä, sisäänrakennettu SAP ERP -järjestelmiin	Korkea	Korkealaatuinen OCR, mutta riippuvainen SAP-ekosysteemistä	Vahva asiakastuki, mutta voi olla kallis	Yritystason tietoturva	Laaja raportointi, mutta vaatii SAP-osaamista	Ihanteellinen SAP:ia käyttävälle yritykselle.
Kofax	Ei sisäänrakennettu, mutta integroituu useisiin ERP-järjestelmiin	Kohtalainen	Kehittynyt OCR, verrattavissa ExFlow’hun, mutta asennus voi olla monimutkainen	Hyvä tuki, mutta toimistoaikojen puitteissa	Korkeat tietoturvastandardit	Yksityiskohtainen raportointi, vaatii mukautusta	Keskittyy prosessiautomaatioon.
Basware	Ei alkuperäistä ERP:tä, integroituu eri alustoihin	Kohtalainen	Vankka OCR, mutta manuaalinen väliintulo on joskus tarpeen	Hyvä tuki, mutta vähemmän kattava kuin ExFlow	Turvallinen, mutta ei yhtä integroitu kuin ExFlow	Mukautettava raportointi, mutta vaatii asetuksia	Hyvä suurille yrityksille, jotka etsivät laajaa AP-automaatiota.
Oracle NetSuite	Kyllä, sisäänrakennettu Oracle NetSuite ERP:hen	Korkea	Vankka OCR, mutta vain Oracle-ekosysteemissä	Vahva tuki, mutta sidottu Oraclen palvelumalliin	Yritystason tietoturva	Laaja raportointi	Ihanteellinen yrityksille, jotka ovat täysin investoineet Oracle-ekosysteemiin.

Tekijät, jotka on otettava huomioon valittaessa paras AP-automaatio

Oikean AP-automaatio-ohjelmiston valitseminen taloushallinnon toimintoihin edellyttää muutakin kuin vain ominaisuuksien vertailua. Vaikka OCR:n, laskujen täsmäytyksen ja hyväksyntätyönkulkujen kaltaiset toiminnot ovat tärkeitä, on monia muita kriittisiä tekijöitä, jotka määrittävät ohjelmiston pitkän aikavälin tehokkuuden, skaalautuvuuden ja ROI:n. On tärkeää arvioida miten hyvin ratkaisu vastaa tarpeitasi ominaisuusluettelon lisäksi. Seuraavassa on muutamia keskeisiä asioita, jotka on syytä ottaa huomioon:

1. Skaalautuvuus

Valitse ratkaisu, joka voi kasvaa yrityksesi mukana. Kun organisaatiosi laajenee, AP-prosessit muuttuvat monimutkaisemmiksi, ja tarvitset ohjelmiston, joka pystyy käsittelemään kasvavaa volyymia ja monimutkaisuutta.

2. Kustannukset vs. arvo

Vaikka kustannus on tärkeä tekijä, on tärkeää ottaa huomioon myös ratkaisun tuoma kokonaisarvo, kun etsitään sopivaa ratkaisua taloushallinnon automaatioon. Investointi kalliimpaan ratkaisuun, jossa on vankat ominaisuudet ja tuki, voi tuottaa parempia tuloksia pitkällä aikavälillä kuin halvempi, vähemmän kattava vaihtoehto.

3. Myyjän maine

Kun valitset parasta AP-automaatioratkaisua, tutki ohjelmistotoimittajan mainetta ja saavutuksia. Lue asiakasarvosteluja, tapaustutkimuksia ja alan palkintoja arvioidaksesi toimittajan luotettavuutta ja tehokkuutta.

4. Toteutuksen helppous

Mieti käyttöönottoprosessia ja sitä, miten se vaikuttaa toimintaasi. Jotkin ratkaisut tarjoavat nopeamman ja suoraviivaisemman käyttöönoton kuin toiset, mikä voi minimoida liiketoiminnalle aiheutuvan häiriön.

Kuinka päästä alkuun AP-automaatiossa

AP-automaation käyttöönotto voi tuntua pelottavalta, mutta huolellisella suunnittelulla siirtyminen voi olla sujuvaa ja onnistunutta. Näin pääset alkuun:

1. Arvioi nykyiset prosessit: Aloita arvioimalla nykyiset AP-prosessit ja tunnista alueet, jotka voisivat hyötyä automatisoinnista. Määritä kipupisteesi, kuten laskujen käsittelyajat, virhemäärät ja säännöstenmukaisuuden haasteet.
2. Valitse oikea ohjelmisto: Valitse arvioinnin perusteella AP-automaatioratkaisu, joka vastaa liiketoimintasi tarpeita. Ota huomioon aiemmin mainitut tekijät, kuten skaalautuvuus, integrointiominaisuudet ja toimittajan maine.
3. Toteutussuunnitelma: Laadi yksityiskohtainen käyttöönottosuunnitelma, joka sisältää aikataulun, resurssien jakamisen ja koulutustarpeet. Ota sidosryhmät mukaan koko organisaatiossasi sujuvan siirtymän varmistamiseksi.
4. Seuraa ja optimoi: Kun ohjelmisto on otettu käyttöön, seuraa sen suorituskykyä ja kerää palautetta käyttäjiltä. Käytä näitä tietoja optimoidaksesi AP-prosessit ja tehdessäsi tarvittavat muutokset.

Microsoft Dynamics 365:tä käyttäville organisaatioille ExFlow tarjoaa vankan AP-automaatioratkaisun, joka on sisäänrakennettu ERP-järjestelmään. Tämä takaa reaaliaikaisen tietojen synkronoinnin, kehittyneen raportoinnin ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, mikä tekee siitä ihanteellisen valinnan yrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa ostoreskontransa prosesseja.

Automatisoi AP-työnkulut ExFlow for D365:n avulla

Oikean AP-automaatio-ohjelmiston valinta on tärkeää tehokkuuden parantamisen, kustannusten vähentämisen ja säännöstenmukaisuuden varmistamisen kannalta. ExFlow for Dynamics 365 on suunniteltu D365 Finance & Operations- ja Business Central -järjestelmiä varten, ja se mahdollistaa yhtenäisen kokonaisvaltaisen automaation ilman kolmannen osapuolen integraatioita.

ExFlow’n avulla AP-tiimisi eliminoi manuaalisen laskujenkäsittelyn, vähentää riskejä ja varmistaa täydellisen säännöstenmukaisuuden samalla, kun se saa reaaliaikaisen näkyvyyden ja hallinnan taloudellisiin työnkulkuihin.

Miksi yritykset valitsevat ExFlow’n

Jos organisaatiosi tavoitteena on virtaviivaistaa taloushallinnon prosesseja, tarvitset ratkaisun, joka toimii johdonmukaisesti nykyisten järjestelmiesi kanssa lisäämättä tarpeetonta monimutkaisuutta. Siksi monet organisaatiot valitsevat ExFlow’n, joka on erityisesti Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations- ja Business Central -ympäristöjä varten kehitetty AP-automaatioratkaisu. Koska ohjelmisto on natiivisti sisäänrakennettu, käyttäjät työskentelevät suoraan tutussa D365-käyttöliittymässä, jolloin kolmannen osapuolen integraatioita ei tarvita ja IT-menot vähenevät.

Manuaalinen laskujen käsittely voi olla aikaa vievä taakka, joka hidastaa toimintaa ja lisää virheriskiä. ExFlow’n avulla voit:

• Automatisoida laskujen tallennuksen, täsmäytyksen ja hyväksynnän, mikä vapauttaa tiimin resursseja.
• Tehostaa käsittelyä reitittämällä laskut automaattisesti roolin, osaston tai summan perusteella.

Laskujen lopullinen hyväksyntä voidaan tehdä mistä tahansa mobiililaitteilla ja sähköpostitse. Taloudellinen säännöstenmukaisuus ja turvallisuus ovat myös ensisijaisia tavoitteita. ExFlow’n sisäänrakennetut säännöstenmukaisuustyökalut auttavat yritystä noudattamaan lakisääteisiä vaatimuksia, kun taas petosten havaitsemiseen liittyvät työkalut merkitsevät päällekkäiset laskut tai epätavalliset maksumallit ennen kuin niistä tulee kalliita virheitä. Reaaliaikaisten koontien ja täydellisten kirjausketjujen ansiosta taloushallintotiimi saa täydellisen näkyvyyden vireillä oleviin laskuihin, kassavirtaan ja yleiseen AP-suorituskykyyn, mikä lisää talousprosessien läpinäkyvyyttä.

ExFlow’n avulla poistat manuaalisen käsittelyn, vähennät riskejä ja saat täyden hallinnan AP-työnkulkuihin – kaikki Dynamics 365:ssä.

Lähteet:

• G2: G2: Käyttäjien arvostelut ja alan ammattilaisten arviot.
• Microsoft: ExFlow’n natiivista integroinnista ja tietoturvaominaisuuksista.
• SAP: Lisätietoja SAP Concurin ominaisuuksista ja ERP-integraatiosta.
• Oracle NetSuite: Yleiskatsaus Oracle NetSuiten AP-automaatio-ominaisuuksiin.

APQC laatimassa raportissa todettiin, että täysin automatisoidut AP-prosessit käyttivät 59 prosenttia vähemmän rahaa laskua kohden kuin manuaalisesti toimivat organisaatiot.