Blog
Miksi organisaation kannatta ottaa verkkolaskutusohjelmisto käyttöön?
23 Aug
Blog
23 Aug
Saatat etsiä tapoja parantaa tehokkuutta, vähentää kustannuksia ja virtaviivaistaa taloustoimintojasi. Ratkaisu, joka on viime aikoina saanut paljon kannatusta hyvästä syystä, on verkkolaskutus.
Mutta mitä se tarkalleen ottaen tarkoittaa, miten se toimii ja miksi organisaatiosi pitäisi harkita sen käyttöönottoa? Tässä artikkelissa tutustutaan sähköiseen laskutukseen, sen hyötyihin, siihen liittyviin prosesseihin sekä siihen liittyviin toimeksiantoihin ja vaatimuksiin. Saat selkeän käsityksen siitä, miksi tämä digitaalinen ratkaisu on välttämätön kaikenkokoisille yrityksille – myös sinun yrityksellesi.
Tärkeimmät kohdat:
Yksinkertaisesti sanottuna, sähköinen laskutus tarkoittaa prosessia, jossa laskut laaditaan, lähetetään ja vastaanotetaan digitaalisessa muodossa. Toisin kuin perinteiset fyysiset laskutusprosessit, digitaaliset laskut poistavat manuaalisen käsittelyn tarpeen ja vähentävät virheriskiä.
Sähköinen laskutus tarkoittaa sellaisten erikoisohjelmistojen ja -alustojen käyttöä, jotka helpottavat koko laskutusprosessia laskun luomisesta maksuun.
Verkkolaskutus viittaa erityisesti laskutustietojen sähköiseen esittämiseen asiakkaille. Vaikka sähköiset laskut kattavat koko prosessin, sähköisessä laskutuksessa keskitytään laskun toimittamiseen asiakkaille sähköisesti, usein sähköpostin tai verkkoportaalin kautta.
Molemmilla konsepteilla pyritään parantamaan laskutusprosessin tehokkuutta, tarkkuutta ja avoimuutta.
Yrityksesi voi kohdata erilaisia laskuja sähköisessä prosessissa:
Sähköinen laskutusprosessi koostuu useista keskeisistä vaiheista, jotka on suunniteltu tehostamaan ja automatisoimaan laskutuksen työnkulkuja:
Huolimatta seuraavista sähköisen laskutuksen eduista, jotkut yritykset luottavat edelleen manuaaliseen laskutukseen. Nämä manuaaliset prosessit ovat kuitenkin aikaa vieviä, virhealttiita ja johtavat usein viivästyksiin ja korkeampiin kustannuksiin.
Manuaalisen laskutuksen vaiheisiin kuuluvat tyypillisesti:
Laskujen manuaaliseen käsittelyyn liittyy monia haasteita, jotka voivat hidastaa toimintaa ja nostaa kustannuksia. Virheet, viivästykset ja tehottomuus eivät ainoastaan häiritse kassavirtaa, vaan myös kuluttavat resursseja ja vaikuttavat liiketoiminnan kokonaistulokseen. Seuraavassa on lueteltu joitakin suurimpia haittoja, joita liittyy laskujen manuaaliseen käsittelyyn:
Laskujen käsittely manuaalisesti ja sähköisesti on kustannusten, nopeuden ja tehokkuuden kannalta hyvin erilainen prosessi. Manuaalinen laskutus perustuu vanhentuneisiin, paljon työvoimaa vaativiin menetelmiin, kun taas sähköisessä laskutuksessa hyödynnetään automaatiota toiminnan tehostamiseksi. Alla olevasta taulukosta näet näiden kahden lähestymistavan keskeisiä eroja ja ymmärrät, miksi yritykset siirtyvät kohti digitaalisia ratkaisuja.
| Näkökohta | Manuaalinen laskutus | Sähköinen laskutus |
|---|---|---|
| Kustannukset | Korkeat (tulostus, postitus) | Matalat (digitaalinen käsittely) |
| Nopeus | Hidas (postitoimitus) | Nopea (välitön sähköinen toimitus) |
| Tarkkuus | Altis virheille | Korkea tarkkuus (automaattinen data) |
| Ympäristövaikutus | Korkea (paperin kulutus) | Matala (paperiton) |
| Tehokkuus | Aikaa vievä | Sujuva ja automatisoitu |
Siirtyminen sähköiseen laskutusohjelmistoon voi poistaa nämä tehottomuudet ja parantaa merkittävästi tarkkuutta ja nopeutta. Esimerkiksi ottamalla käyttöön ExFlow‘n kaltaisen lisäarvoratkaisun, yritys voi automatisoida koko prosessin laskun luomisesta hyväksyntään ja maksamiseen.
Tällaiset ohjelmistot eivät ainoastaan vähennä manuaaliseen laskutukseen liittyvää työtaakkaa ja kustannuksia, vaan ne myös varmistavat vaatimusten noudattamisen ja lisäävät tehokkuutta.
Siirtyminen verkkolaskutukseen tarjoaa muutakin kuin pelkän digitaalisen päivityksen. Se muuttaa yritysten tapaa käsitellä maksuja ja parantaa tehokkuutta, tarkkuutta ja luo kustannussäästöjä. Kun paperipohjaiset prosessit korvataan automatisoidulla työnkululla, yritykset voivat virtaviivaistaa toimintoja ja parantaa taloudellista suorituskykyään.
Seuraavassa on viisi sähköisen laskutuksen keskeistä etua:
Integroimalla verkkolaskutusjärjestelmän kirjanpitotyökalujen kanssa yritys voi parantaa taloushallintoa huomattavasti. Tämä mahdollistaa sujuvan sähköisen tiedonvaihdon näiden kahden toiminnon välillä sekä reaaliaikaisen talousseurannan ja raportoinnin, jolloin organisaatio voi valvoa kassavirtaansa ja taloudellista tilannettaan paremmin.
Tehokas laskujen hallinta on olennaisen tärkeää kassavirran, säännöstenmukaisuuden ja hallinnollisten kulujen vähentämisen kannalta. Manuaaliset prosessit johtavat virheisiin ja kalliisiin viivästyksiin, mikä vaikeuttaa skaalaamista. Sähköinen laskutus automatisoi työnkulut, ratkaisee nämä haasteet ja varmistaa, että kirjanpitovelalliset ovat turvassa tulevaisuudessa. Koska verkkolaskutusta koskevat määräykset tiukentuvat maailmanlaajuisesti, digitaalisen lähestymistavan käyttöönotto on nyt liiketoiminnan välttämättömyys.
Tehokas sähköinen laskujen hallinta tarkoittaa digitaalisten ratkaisujen käyttöä laskun koko elinkaaren käsittelyssä. Tähän sisältyy:
Monet maat ovat antaneet toimeksiantoja sähköisen laskutuksen standardoimiseksi ja edistämiseksi. Näissä säädöksissä edellytetään, että yritykset toimittavat laskut sähköisesti viranomaisille tai liikekumppaneille. Esimerkiksi Euroopan unioni on ottanut käyttöön eurooppalaisen standardin sähköistä laskutusta varten, kun taas Italian ja Intian kaltaiset maat ovat ottaneet käyttöön omat erityissääntönsä.
Matka laskujen automatisointiin vaihtelee merkittävästi eri alueilla. Eurooppa ja Latinalainen Amerikka ovat edelläkävijöitä, koska niillä on kattavat sääntelypuitteet ja laaja käyttöaste. APAC-alueella on tapahtunut vahvaa edistystä, ja useat maat ovat ottaneet käyttöön Peppolin kaltaisia standardoituja järjestelmiä. Pohjois-Amerikka on saavuttamassa etumatkaa erityisesti yksityisellä sektorilla, kun taas Lähi-idässä ja Afrikassa kehitys on vasta alkuvaiheessa, mutta lupaavaa.
Käyttöönotto ja käyttö: Eurooppa on maailman johtava digitaalisen laskutuksen käyttöönoton edelläkävijä, mikä johtuu vankasta sääntelykehyksestä ja hallituksen toimeksiannoista. Euroopan unioni on ottanut käyttöön eurooppalaisen standardin, joka tekee sähköisistä laskuista pakollisia B2G-kaupoissa (Business-to-Government). Monet EU:n jäsenvaltiot ovat laajentaneet nämä vaatimukset koskemaan myös yritysten välisiä liiketoimia (B2B).
Kehitys: EU jatkaa sähköisen laskutuksen infrastruktuurin kehittämistä tavoitteenaan yhteentoimivuus ja saumattomat, rajat ylittävät maksutapahtumat. Euroopan komissio tukee erilaisia aloitteita digitaalisen laskutuksen edistämiseksi ja veroraportoinnin sujuvoittamiseksi.
Edelläkävijät:
Käyttöönotto ja käyttö: Lähi-idässä sähköinen laskutus on vähitellen yleistymässä ja useat maat ovat ottaneet käyttöön tai suunnittelevat tiettyjen säännösten käyttöönottoa.
Kehitys: Toimissa keskitytään verojärjestelmien nykyaikaistamiseen ja säännösten noudattamisen parantamiseen. Saudi-Arabia ja Arabiemiirikunnat ovat edelläkävijöitä sääntelykehysten osalta.
Edelläkävijät:
Käyttöönotto ja käyttö: Joissakin maissa tutkitaan digitaalisia ratkaisuja veronkannon tehostamiseksi ja petosten vähentämiseksi.
Kehitys: Pilottihankkeet ja alueellinen yhteistyö auttavat luomaan tarvittavan infrastruktuurin laajempaa käyttöönottoa varten.
Edelläkävijä:
Käyttöönotto ja käyttö: APAC-alueella käyttöönotto on vaihtelevaa. Australian ja Uuden-Seelannin kaltaiset maat ovat edistyneet merkittävästi, kun taas muut ovat vasta alkuvaiheessa.
Kehitys: Alueen hallitukset kehittävät digitaalisen laskutuksen kehyksiä parantaakseen liiketoiminnan tehokkuutta ja verosäännösten noudattamista. Rajat ylittävä yhteentoimivuus on keskeinen painopistealue.
Edelläkävijät:
Käyttöönotto ja käyttö: Pohjois-Amerikassa käyttöönotto on kasvussa erityisesti suurten yritysten ja julkishallinnon yksiköiden keskuudessa. Yhdysvallat ja Kanada ovat edistyneet, mutta niillä ei ole yhtenäistä sääntelykehystä.
Kehitys: Pienet ja keskisuuret yritykset pyrkivät standardoimaan prosesseja ja edistämään niiden käyttöönottoa.
Edelläkävijät:
Käyttöönotto ja käyttö: Syynä hallituksen tiukat määräykset, joilla pyritään vähentämään veronkiertoa ja parantamaan tehokkuutta.
Kehitys: Alueen maissa on kehittyneet sähköisen laskutuksen infrastruktuurit, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen raportoinnin veroviranomaisille.
Ennakkosuosikit:
Lisätietoja maailmanlaajuisesta vaatimustenmukaisuudesta saat lukemalla perusteellisen ja kattavan KPMG:n raportin.
Monet maat ovat antaneet toimeksiantoja sähköisen laskutuksen standardoimiseksi ja edistämiseksi. Näissä toimeksiannoissa edellytetään, että yritykset toimittavat laskut sähköisesti viranomaisille tai liikekumppaneille.
Esimerkiksi Euroopan unioni on ottanut käyttöön eurooppalaisen sähköisen laskutuksen standardin, kun taas Italian ja Intian kaltaiset maat ovat ottaneet käyttöön omat erityissääntönsä.
Jotta yrityksesi voisi noudattaa verkkolaskutusta koskevia määräyksiä, sen on noudatettava tiettyjä vaatimuksia:
Jotta verkkolaskutus voidaan ottaa tehokkaasti käyttöön, organisaatio tarvitsee luotettavia ohjelmistoja ja ratkaisuja. Suosittuja järjestelmiä ovat mm:
Nämä sähköisen laskutuksen ratkaisut tarjoavat ominaisuuksia, kuten automaattinen laskunmuodostus, sähköinen laskujen hyväksyntä, reaaliaikainen seuranta ja turvallinen tallennus, mikä tekee niistä nykyaikaisille yrityksille välttämättömiä työkaluja.
| Ominaisuus | MSInvoice | ExFlow | Microsoft Invoicing | Pilvilaskutus |
|---|---|---|---|---|
| Integrointi ERP-järjestelmään | Kyllä (D365) | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Automaattinen laskujen luonti | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Sähköinen laskujen hyväksyntä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Reaaliaikainen seuranta | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Turvallinen tallennus | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
Jos haluat yksityiskohtaisempia tietoja markkinoiden johtavasta ratkaisusta, lue lisää: ExFlow E-invoicing.
Siirtyminen digitaaliseen laskutukseen on enemmän kuin pelkkä trendi; se on strateginen siirtymä kohti suurempaa tehokkuutta, kustannussäästöjä ja tarkkuutta taloustoiminnoissa. Hyödyntämällä huippuluokan ohjelmistoja ja ratkaisuja organisaatiosi voi virtaviivaistaa laskutusprosessejaan, varmistaa säännösten noudattamisen ja nauttia nopeammista maksuista. Automatisoinnin edut ovat selvät, ja yritykset, jotka omaksuvat tämän teknologian, ovat hyvässä asemassa menestyä myös jatkossa.
Pähkinänkuoressa, automaattinen laskujen käsittely tarjoaa monia etuja, jotka voivat muuttaa organisaatiosi tapaa hallita laskuja. Kustannussäästöistä tarkkuuden parantumiseen ja nopeampiin maksuihin – nämä edut ovat kiistattomia. Kun yhä useammat maat ottavat käyttöön sähköisen laskutuksen velvoitteet, pysyt kehityksen kärjessä ottamalla käyttöön sähköisen laskutuksen ratkaisut ja samalla varmistat, että organisaatiosi pysyy vaatimusten mukaisena ja kilpailukykyisenä.
Varaa esittely tänään ja näe, miten ExFlow E-invoicing voi auttaa virtaviivaistamaan liiketoimintaprosessejasi.
Jos haluat lisätietoa ja yksityiskohtaisempaa tietoa verkkolaskutuksesta, voit tutustua seuraaviin lähteisiin:
Blog
Blog
Blog