AP-automaatio ja ostotilausten täsmäytys tehostavat skandinaavisen saniteettitarvikekonsernin toimintaa – BLS Industries

BLS Industries on alan johtava saniteettituotteiden valmistaja ja yksi Skandinavian suurimmista kylpyhuoneiden ja keittiöiden saniteettituotteiden valmistajista.

TAUSTAA

BLS Industries omistaa useita johtavia saniteettimerkkejä, kuten JAFO, Purus, Unidrain ja Trio Perfekta. Konserni toimii pääasiassa Ruotsissa, Tanskassa, Suomessa, Norjassa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Se on läsnä myös muissa maissa ja laajenee parhaillaan uusille markkinoille Skandinavian ulkopuolella.

Konsernin päätuotesegmentit ovat lattiakourut, lattiakanavat, sisäjätejärjestelmät, ruostumattomasta teräksestä valmistetut sisätilat ja ruostumattomasta teräksestä valmistetut saniteettituotteet. Konserniin kuuluu 14 yritystä viidessä maassa, ja se käyttää ExFlow for Microsoft Dynamics AX 2012 -ohjelmaa laskujen hallinnan tehostamiseen.

BLS Industries palvelee neljää tuotemerkkiään ja niiden yrityksiä Ystadissa sijaitsevasta logistisesta keskusvarikosta, joka käsittelee noin 10 000 tilausriviä ja lähettää 600 000 tuotetta kuukaudessa – aina erittäin tarkasti. Varikolla on yli 3 000 tuotetta, jotka toimitetaan samana tai seuraavana päivänä Ruotsiin ja kansainvälisesti.

BLS Industriesin laskujen hallinta oli aiemmin aikaa vievä, manuaalinen prosessi, joka johti huonoon valvontaan, myöhästyneisiin maksuilmoituksiin ja monien tuntien tuhlaamiseen paperinpalojen etsimiseen. Perusprosessiin kuului, että lasku saapui yrityksen toimistoon Lundiin ja lähetettiin Ystadiin rekisteröintiä varten, minkä jälkeen se lähetettiin takaisin Lundiin hyväksyntää varten.

Tavarantoimittajat lähettävät joskus laskuja väärälle yritykselle. ExFlow havaitsee tällaiset virheet välittömästi, ohjaa laskun oikeaan lähteeseen ja mahdollistaa valtuutuksen yhdellä napsautuksella.

“ExFlow ei ole ainoastaan tehostanut työnkulkuamme, vaan se on myös antanut meille valvonnan, joka meiltä aiemmin puuttui. Nykyään keskusorganisaatiossamme on yksi henkilö, joka käyttää yhden tunnin päivässä 18 000 laskun käsittelyyn vuodessa 12 yritykselle. Sama henkilö hallinnoi aiemmin yhtä yritystä manuaalisesti kokopäiväisesti. Luvut puhuvat puolestaan.”

 

“ExFlow on ilman muuta paras AP-automaatioratkaisu Dynamics AX -käyttäjille, koska se on täysin integroitu ERP-järjestelmään. Integroidun järjestelmän käytössä on useita keskeisiä etuja. Tietoturvan näkökulmasta et halua kenenkään poimivan tietoja ERP-järjestelmästäsi, muuttavan niitä ja lataavan niitä sitten uudelleen.”

Fredrik Holmberg, IT-päällikkö BLS Industries -yrityksessä

EXFLOW JA MICROSOFT DYNAMICS AX

Fredrikillä on laaja kokemus Microsoft Dynamics AX:stä. Ennen kuin hänestä tuli BLS Industriesin IT-päällikkö, hän toimi 15 vuotta AX-konsulttina.

Hankintaprosessin aikana muita järjestelmiä harkittiin huolellisesti. Talouspäällikkö pyysi jopa kilpailevaa ratkaisua, jota käytettiin eräässä hänen aiemmassa työnantajassaan. Mutta kun Fredrik esitti perustelunsa, valinta oli selvä.

“ExFlow on ilman muuta paras EFH-ratkaisu, jos käytät Dynamics AX:ää”, Fredrik sanoo. “Se on sisäänrakennettu ERP-järjestelmään. Integroidun järjestelmän käytössä on useita keskeisiä etuja.””‘

Pelkästään turvallisuusnäkökulmasta et halua kenenkään poimivan tietoja ERP-järjestelmästäsi, muuttavan niitä ja lataavan niitä sitten uudelleen.

Sulautetussa järjestelmässä vältetään myös ajasta riippuvat päivitykset, jotka aiheuttavat epävarmuutta järjestelmässä esitettyjen lukujen tarkkuudesta. BLS Industriesin kokoiselle yritykselle voi syntyä suuria eroja riippuen siitä, näytetäänkö tiedot reaaliajassa, kuten ExFlow-järjestelmässä, vai synkronoidaanko ne viiveellä.

“Nykyään keskusorganisaatiossamme on yksi henkilö, joka käyttää yhden tunnin päivässä 18 000 laskun käsittelyyn vuodessa 12 yritykselle. Sama henkilö hallinnoi ennen yhtä yritystä manuaalisesti kokopäiväisesti. Luvut puhuvat puolestaan.”

Fredrik Holmberg, IT-päällikkö BLS Industries -yrityksessä

SUJUVA TÄYTÄNTÖÖNPANO

ExFlow-järjestelmän käyttöönotto aloitettiin konsernin “kovimmasta” yrityksestä – yrityksestä, jolla on eniten liiketoimia ja suurin maksuvirta. Prosessi, jonka oli alun perin määrä kestää kolme kuukautta, sisälsi toimittajien lisäämisen yksi kerrallaan, jotta varmistettiin, että kaikki toimii niin kuin pitääkin. Alun perin oli tarkoitus aktivoida 1-2 yritystä kuukaudessa, mutta prosessi sujui niin hyvin, että 12 yritystä – joista kaksi Tanskasta ja Norjasta ja yksi Suomesta – oli toiminnassa 10 viikon kuluttua.

AUTOMAATTINEN OSTOTILAUSTEN TÄSMÄYTYS

BLS Industries on valmistaja, joka hankkii yli 13 000 tuotetta eri toimittajilta. Jokaisen laskun tarkistaminen manuaalisesti ostotilauksesta on erittäin tehotonta ja aiheuttaa helposti virheitä.

ExFlow ottaa tiedot suoraan yrityksen AX-tietokannasta, jolloin järjestelmä voi automaattisesti sovittaa laskut ja ostotilaukset yhteen aina rivitasolle asti. Aiemmin suuren toimittajan laskun löytäminen vaati usein tunnin tai kaksi etsintätyötä.

Ostotilausten yhteensovittamisen optimointi linjatasolla on nyt yksi BLS Industriesin tärkeimmistä painopistealueista, kun yritys pyrkii automatisoimaan ostotilausten ja laskujen hallintaa entisestään.

ODOTTAMATTOMAT VOITOT

Ostoreskontran automatisointi säästää ostajalta 1-2 tuntia viikossa hallinnossa. Aiemmin laskut tulostettiin, niihin liitettiin lähetysluettelot ja ostotilaukset ja ne laitettiin kansioon. Nyt teet kaiken digitaalisesti. Jos ostajan on palattava tarkistamaan jotain, hän pääsee parilla napsautuksella käsiksi tietoihin järjestelmän muista osista sen sijaan, että hänen tarvitsisi selata kansioita.

Järjestelmän eduista keskusteltaessa on helppo keskittyä kirjanpitohenkilöstöön. Mutta kuten BLS Industries on havainnut, myös muissa tehtävissä työskentelevien elämä helpottuu huomattavasti.

Kaikki voivat esimerkiksi löytää tarvitsemansa tiedot ilman, että he joutuvat kulkemaan kirjanpito-osaston kautta, sillä laskun kokonaiskuva on saatavilla useista eri Dynamics AX -moduuleista, kuten ostoista, käyttöomaisuudesta ja projekteista.

SEURAAVA ASKEL

Automaattista hyväksyntää tullaan käyttämään yhä enemmän. Jos vastaanotetut tavarat vastaavat laskua, manuaalista käsittelyä ei tarvita. Tällaiset mahdollisuudet tuovat myös muita etuja, sillä kirjanpitohenkilöstö voi luopua vanhoista menettelyistä ja keskittyä sen sijaan uusiin tapoihin olla tehokkaampi.

“Nyt he tulevat kysymään minulta, miksi emme voi automatisoida enemmän tai aktivoida sitä tai tätä toimittajaa”, Fredrik hymyilee.