Velosio trägt dem Wachstum mit Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Rechnung

Der in den USA ansässige Softwareanbieter sparte durch die Implementierung der ExFlow-Lösung von SignUp Software 12 Stunden Arbeit pro Woche.

HINTERGRUND

Unternehmenswachstum führt oft zu einer erhöhten Arbeitsbelastung für Mitarbeiter in allen Abteilungen, insbesondere für diejenigen, die in der Buchhaltung arbeiten und Rechnungen bearbeiten und genehmigen. Als beispielsweise Velosio – ein in den USA ansässiger Microsoft Dynamics 365-Anbieter für mittelständische Unternehmen – expandierte, wurde es für das Kreditorenbuchhaltungsteam immer schwieriger, Transaktionen effizient zu bearbeiten. „Wir hatten einen sehr manuellen Prozess der Rechnungsfreigabe und der Kreditorenbuchung“, so Bryan Redic, Controller bei Velosio. „Unser Kreditorenbuchhaltungsteam verfolgte die Rechnungsfreigaben per E-Mail und buchte die Rechnungen nach der Freigabe in unserem ERP-System. Außerdem fügte das Team einen Screenshot der Rechnungsfreigabe zusammen mit der PDF-Rechnung an den AP-Eintrag an. Dies war nicht nur ein mühsamer Prozess, sondern es gab auch keinen Einblick in die eingegangenen, aber nicht genehmigten Rechnungen.“

„Nachdem wir das Tool etwa vier Monate lang verwendet haben, haben wir eine Einsparung von 12 Stunden pro Woche für zwei Mitarbeiter festgestellt. Diese 48 Stunden pro Monat bedeuten, dass das Kreditorenbuchhaltungsteam eine zusätzliche Woche pro Monat hat, in der es sich auf andere Dinge konzentrieren kann als die Eingabe von Kreditorenrechnungen und die Verfolgung von Genehmigungen„

Bryan Redic, Controller bei Velosio.

UMSETZUNG UND ERGEBNIS

Velosio erkannte den Wert der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) und implementierte die Lösung ExFlow von SignUp Software, die verschiedene Funktionen innerhalb eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) nutzt, um Genehmigungsworkflows und die Buchung von Rechnungen zu automatisieren. ExFlow ist eine speziell für Microsoft Dynamics 365 entwickelte Lösung zur Automatisierung der Rechnungsstellung und des Rechnungsprozesses. Sie hilft Unternehmen, ihren Rechnungsprozess zu automatisieren, die Bearbeitungskosten zu senken und die Transparenz, Kontrolle und Prozesseffizienz zu erhöhen. SignUp Software arbeitete insgesamt drei Monate lang mit Velosio zusammen. Zu Beginn des Projekts untersuchte das Team das Geschäft von Velosio aus der Perspektive der Rechnungsstellung und erforschte die Funktionsweise des ERP-Systems. „Das Team lernte unseren aktuellen Prozess kennen und verstand, wer was, wann und wie tat“, so Redic. „Das machte die nächsten Phasen des Projekts viel einfacher.“ Als nächstes implementierte SignUp Software die Lösung und konfigurierte das Tool, um sicherzustellen, dass es den spezifischen Anforderungen von Velosio gerecht wird. „Die Automatisierung des ExFlow-Tools hat uns fast sofort zu Zeiteinsparungen verholfen“, so Redic. „Nachdem wir das Tool seit etwa vier Monaten einsetzen, sparen wir 12 Stunden pro Woche bei zwei Mitarbeitern. Diese 48 Stunden pro Monat bedeuten, dass das Kreditorenbuchhaltungsteam eine zusätzliche Woche pro Monat hat, in der es sich anderen Dingen widmen kann als der Eingabe von Kreditorenrechnungen und der Verfolgung von Genehmigungen.“ Dieser Artikel wurde ursprünglich in der Herbstausgabe 2023 von Technology Record veröffentlicht .