Die Transformation von Teleperformance mit ExFlow

Teleperformance ist ein globales Unternehmen für digitale Geschäftsdienstleistungen, das die fortschrittlichsten, digital gestützten Geschäftsdienstleistungen anbietet, um den besten Marken der Welt zu helfen, ihr Geschäft auf sinnvolle und nachhaltige Weise zu rationalisieren.

ÜBER TELEPERFORMANCE

Teleperformance ist ein globales Unternehmen für digitale Geschäftsdienstleistungen, das die fortschrittlichsten, digital gestützten Geschäftsdienstleistungen anbietet, um den besten Marken der Welt zu helfen, ihr Geschäft auf sinnvolle und nachhaltige Weise zu rationalisieren.

Teleperformance in Zahlen:

• Ungefähr 500 000 Mitarbeiter
• Dienstleistungen in 300 Sprachen
• Operationen in über 100 Ländern

Hanna Karlsson, Continuous Improvement Manager bei Teleperformance, berichtet über ihre Erfolgsgeschichte, wie ExFlow die Kreditorenbuchhaltung von Teleperformance umgestaltet und damit den Weg für eine globale Einführung und eine stärkere Automatisierung geebnet hat.
Während Teleperformance weiter expandiert und seine Abläufe optimiert, bleiben ExFlow und Dynamics 365 F&O ein Eckpfeiler auf dem Weg zu mehr Effizienz und gesicherter Genauigkeit in seinen AP-Workflows.

HERAUSFORDERUNGEN UND ZIELE

Hanna beschrieb die Herausforderung, die Rechnungsverarbeitung in verschiedenen Ländern zu rationalisieren, von denen jedes seine eigenen rechtlichen Anforderungen und betrieblichen Feinheiten hat.
Ihr Ziel war klar – die Effizienz zu steigern, den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren und die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, und das alles unter Beibehaltung eines globalen Qualitätsstandards.

ERKUNDUNG DER VORTEILE VON EXFLOW

Die nordischen Unternehmen der Teleperformance-Gruppe hatten ExFlow seit 2011 eingesetzt und die Prozessautomatisierung war sehr gut gewesen.
Im Jahr 2020 initiierte Matthew Cuthill, Director of Digital Transformation bei Teleperformance, eine Studie, um die Vorteile von ExFlow umfassend zu bewerten und zu entscheiden, ob ExFlow Teil der globalen Vorlage für die Einführung von F&O sein sollte.
Die Studie von Teleperformance verglich die Zeiten und Methoden der Rechnungsbearbeitung in den verschiedenen Ländern des Unternehmens.
Die Studie konzentrierte sich auf drei Regionen:

Country/region	Time spent per invoice	Solution
Nordic countries	4 minutes	ExFlow Data Capture (OCR) + ExFlow+ Dynamics ERP Standard
United Kingdom	11 minutes	ExFlow Data Capture (OCR) + Dynamics ERP standard
France	17 minutes	No OCR, Dynamics ERP standard

Auf der Grundlage der Daten und der nachgewiesenen Effizienzgewinne durch Automatisierung beschloss Teleperformance, ExFlow in die globale Vorlage aufzunehmen und ExFlow Data Capture und ExFlow einzuführen.
Nach der Einführung in Frankreich konnten drei der vier Mitarbeiter, die ursprünglich für die Bearbeitung von Rechnungen zuständig waren, ihren Schwerpunkt auf strategischere und vielfältigere Initiativen innerhalb ihres Unternehmens verlagern.
Hannas gemeinsame Erfolgsgeschichte feiert nicht nur die mit ExFlow erzielten Effizienzgewinne, sondern verdeutlicht auch die strategische Weitsicht, die in der Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie von Teleperformance steckt.
„ExFlow wurde zum Katalysator für die Minimierung manueller Aufgaben, was sich perfekt in die umfassendere Vision von Teleperfomance für eine digital transformierte Zukunft einfügte“, erklärt Hanna.
Durch die Integration von Power BI verfügt Teleperformance über erweiterte Datenanalyse- und Berichtsfunktionen, die wertvolle Erkenntnisse für eine fundierte Entscheidungsfindung liefern.
Bis zum 1. Quartal 2024 sind 14 Länder mit ExFlow und F&O live und das Team von Teleperformance arbeitet intensiv an der Einführung des globalen Templates, wobei noch viele Länder folgen werden.
Zur Unterstützung dieser Initiative nutzt Teleperformance ein Shared Service Center im Kosovo, um Funktionen zu zentralisieren und damit effizienter und besser zu verwalten.
Die Einführung von Automatisierungstools ermöglichte die Umverteilung von Mitarbeitern in andere Bereiche der finanziellen Unterstützung, was auf eine Steigerung der Verarbeitungseffizienz hindeutet und den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich mit mehr wertschöpfenden Tätigkeiten zu beschäftigen.

ERGEBNISSE UND EMPFEHLUNGEN

Die Studie unterstreicht die Notwendigkeit der Automatisierung des Rechnungsstellungs-Workflows und zeigt, wie diese zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen kann, indem sie den Finanzteams eine bessere Prozesskontrolle und eine bessere Einhaltung der Vorschriften ermöglicht.
Die Studie legt nahe, dass eine weitere Automatisierung und die Ausweitung von Tools wie ExFlow Data Capture und ExFlow auf weitere Regionen und Länder innerhalb des Teleperformance-Geschäfts von großem Nutzen wäre.

AUSBLICK FÜR TELEPERFORMANCE UND EXFLOW

Entscheidende Aspekte für Teleperformance werden in den kommenden Jahren die elektronische Rechnungsstellung und die Anpassung an länderspezifische Vorgaben für Eingangs- und Ausgangsrechnungen sein.
In Europa ist Italien an erster Stelle, gefolgt von Polen mit KSeF und Frankreich, die alle länderspezifische CTC-Prozesse (Continuous Transaction Control) implementieren.
SignUp und ExFlow haben sich verpflichtet, Teleperformance sowohl bei CTC als auch bei der elektronischen Rechnungsstellung zu unterstützen.

EIN BEISPIEL FÜR WERTSCHÖPFENDE AKTIVITÄTEN: FRANKREICH

Die Umstellung von vier Personen auf eine Person, die die Rechnungen in Frankreich bearbeitet, ermöglichte die Neuausrichtung der Personalressourcen auf strategischere Aufgaben.
Dies ermöglichte den Mitarbeitern eine bessere Einhaltung der Vorschriften und eine bessere Kontrolle über ihre Prozesse, während gleichzeitig die mit ineffizienten Arbeitsabläufen verbundenen Kosten gesenkt wurden.
Verbesserte Finanzanalyse: Die Mitarbeiter konzentrierten sich darauf, aus den Finanzdaten Erkenntnisse zu gewinnen, die die strategische Entscheidungsfindung beeinflussen.
Management der Lieferantenbeziehungen: Gestärkte Beziehungen zu Lieferanten, Aushandlung günstiger Konditionen und Optimierung der Lieferkettenprozesse.
Initiativen zur Prozessverbesserung: Engagierte Bemühungen zur Rationalisierung von Finanzprozessen und Übernahme von Best Practices.
Compliance und Risikomanagement: Sicherstellung der Einhaltung von Finanzvorschriften und effektives Risikomanagement.
Schulung und Entwicklung: Investitionen in die Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeiter, Förderung einer Kultur des kontinuierlichen Lernens.
Strategische Projekte und Innovation: Beitrag zu Innovationsinitiativen und Erforschung neuer Technologien.
Aus der Zeitstudie zwischen den nordischen Ländern, Großbritannien und Frankreich geht hervor, dass die Nutzung von EDC und ExFlow für eine durchgängige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung klare Vorteile bringt.

SCHLUSSFOLGERUNG

Die Erfolgsgeschichte von Teleperformance mit ExFlow ist ein Beispiel für die Macht der strategischen Automatisierung bei der Erreichung von operativer Exzellenz.
Die Ergebnisse der Studie unterstreichen die greifbaren Vorteile von ExFlow, nicht nur in Bezug auf Effizienzsteigerungen, sondern auch in Bezug auf die Möglichkeit für die Mitarbeiter, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Diese transformative Reise in Verbindung mit der aufschlussreichen Studie über die End-to-End-AP-Automatisierung positioniert Teleperformance als Pionier bei der Nutzung von Technologie für einen Wettbewerbsvorteil in der dynamischen Landschaft der globalen Geschäftsabläufe.