Bremworth ein Premium Teppichhersteller setzt auf ExFlow AP Automation

Das Premium-Teppichunternehmen Bremworth beschäftigt über 400 Mitarbeiter in Australien und Neuseeland und verfügt über drei Produktionsstätten in Auckland, Napier und Whanganui. Im Rahmen der digitalen Umstellung auf D365 Finance and Operations im Jahr 2019 implementierte Bremworth ExFlow, um die manuellen Prozesse der Kreditorenbuchhaltung zu ersetzen.

ABSCHAFFUNG EINES MANUELLEN PROZESSES

Vor ExFlow mussten die Rechnungen der Lieferanten von Bremworth fotokopiert werden, die Lieferscheine mussten persönlich unterschrieben werden und alles wurde in Tabellen verwaltet. „Wir mussten im Büro herumlaufen und die Mitarbeiter daran erinnern, dass sie alles richtig ausfüllen oder kodieren mussten. Das war sehr manuell und zeitaufwändig“, erklärt Trevor Jones, Group IT Manager. Auf Empfehlung seines Microsoft-Partners Fusion5 und nach der Evaluierung mehrerer anderer Lösungen zur Automatisierung der Rechnungsstellung entschied sich Bremworth für die Implementierung von ExFlow in seine D365 Finance and Operations-Umgebung. „Es gibt heutzutage viele Lösungen von Mitbewerbern, aber die Tatsache, dass ExFlow in D365 FO vollständig eingebettet ist und man sich nicht abmelden und in ein anderes externes System wechseln muss, hat für uns den Ausschlag gegeben“ Jason Green, D365 Finance and Operations Consultant bei Bremworth

DER EXFLOW-ROLLOUT

Bremworth führte ExFlow schrittweise ein und begann mit den Rechnungen der inländischen Lieferanten. Ein Berater von SignUp war eine Woche lang im Büro von Bremworth vor Ort und arbeitete mit Fusion5 zusammen, um ExFlow zu implementieren. „Wir waren anfangs etwas besorgt, aber wir haben alle sehr eng zusammengearbeitet und SignUp hat hervorragende Arbeit geleistet. Die Kenntnisse des Beraters waren ausgezeichnet und das Projekt verlief ziemlich reibungslos“, erklärt Jason. Anfangs validierte das Finanzteam von Bremworth die Rechnungen manuell in ExFlow Data Capture, bevor sie in D365 importiert wurden. Da jedoch viele der Rechnungen von vertrauenswürdigen Lieferanten stammten, konnte Bremworth schon bald auf einen berührungslosen Prozess umsteigen. Als die Mitarbeiter mit dem neuen automatisierten, digitalisierten Rechnungseingangsprozess vertraut wurden, wurde ExFlow bald auf zwei weitere Unternehmen ausgedehnt.

DER EXFLOW-VORTEIL

ExFlow hat uns viele greifbare Vorteile gebracht, wie z.B. die Möglichkeit, den Monatsabschluss innerhalb von 3 Tagen zu erledigen, eine Aufgabe, die vorher 1-2 Wochen dauerte. Außerdem hat es dem Finanzteam sehr geholfen, seinen KPI für Zahlungen zu erreichen, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen. Wenn Mitarbeiter aus der Buchhaltung das Unternehmen verlassen haben, so Bremworth, werden sie nicht „in aller Eile ersetzt“. Die Vorteile von ExFlow beschränken sich nicht nur auf das Rechnungsprüfungsteam von Bremworth. Auch die Genehmiger profitieren von einem effizienteren Prozess und die Mitarbeiter im Lager müssen keine Kisten mit archivierten Rechnungen mehr transportieren. „Die Auswirkungen von ExFlow auf die Abfrage von Rechnungen sind beträchtlich“, sagt Trevor Jones. „Mit ExFlow wurde auch der Prüfungsprozess reduziert, was für uns eine erhebliche Kostenersparnis bedeutet.“ Trevor Jones, IT-Manager der Gruppe

EINE WIDERSTANDSFÄHIGE ZUKUNFT

Da Bremworth sich an die veränderten Marktbedingungen anpasst, plant das Unternehmen, mehr der in ExFlow enthaltenen Funktionen zu nutzen. Als die jüngsten Überschwemmungen in Neuseeland die lokale Garnversorgung von Bremworth unterbrachen, musste das Unternehmen mit dem Import von Garn aus internationalen Produktionsstätten beginnen. Um dieser unvorhergesehenen Änderung der Geschäftsprozesse Rechnung zu tragen, plant Bremworth in naher Zukunft die Einführung des ExFlow-Moduls für Wareneinstandspreise, das die natürlichen Möglichkeiten von D365FO erweitert. „Unser AP-Team würde auf keinen Fall zu der langen, mühsamen Arbeit zurückkehren“, sagt Trevor.