AP-Automatisierung und Bestellungsabgleich steigern die Effizienz des skandinavischen Sanitärkonzerns – BLS Industries

BLS Industries ist ein Branchenführer für Sanitärprodukte und einer der größten Hersteller von Sanitärprodukten für Bad und Küche in Skandinavien.

HINTERGRUND

BLS Industries besitzt eine Reihe von führenden Sanitärmarken wie JAFO, Purus, Unidrain und Trio Perfekta.
Die Gruppe ist hauptsächlich in Schweden, Dänemark, Finnland, Norwegen und Großbritannien tätig.
Sie ist auch in anderen Ländern vertreten und expandiert derzeit in neue Märkte außerhalb Skandinaviens.
Die wichtigsten Produktsegmente der Gruppe sind Bodenabläufe, Bodenrinnen, Abfallsysteme für den Innenbereich, Innenausstattungen aus Edelstahl und Sanitärprodukte aus Edelstahl.
Die Gruppe besteht aus 14 Unternehmen in fünf Ländern und nutzt ExFlow für Microsoft Dynamics AX 2012, um ihr Rechnungsmanagement zu optimieren.
BLS Industries bedient seine vier Marken und deren Unternehmen von einem zentralen Logistikdepot in Ystad aus, das jeden Monat rund 10.000 Auftragsreihen bearbeitet und 600.000 Artikel versendet – und das stets mit hoher Liefergenauigkeit.
Das Depot hält mehr als 3.000 Produkte für die Lieferung am selben oder nächsten Tag in Schweden und international bereit.
Die Rechnungsverwaltung bei BLS Industries war früher ein zeitaufwändiger, manueller Prozess, der zu schlechter Kontrolle, verspäteten Zahlungsaufforderungen und vielen Stunden verschwendeter Suche nach Papierstücken führte.
Der grundlegende Prozess sah vor, dass eine Rechnung im Büro des Unternehmens in Lund eintraf und zur Registrierung nach Ystad weitergeleitet wurde, bevor sie zur Genehmigung nach Lund zurückgeschickt wurde.
Manchmal schicken Lieferanten Rechnungen an das falsche Unternehmen.
ExFlow erkennt solche Fehler sofort, leitet die Rechnung an die richtige Quelle weiter und ermöglicht die Autorisierung mit einem Klick.
„ExFlow hat nicht nur unseren Workflow gestrafft, sondern uns auch einen Überblick verschafft, der uns vorher fehlte. Heute verbringt eine Person in unserer zentralen Organisation eine Stunde pro Tag mit der Bearbeitung von 18.000 Rechnungen pro Jahr für 12 Unternehmen. Früher hat dieselbe Person ein Unternehmen in Vollzeit manuell verwaltet. Die Zahlen sprechen für sich.“

„ExFlow ist ohne Frage die beste AP-Automatisierungslösung für Dynamics AX-Anwender, da sie vollständig in das ERP-System integriert ist. Die Verwendung eines integrierten Systems hat mehrere entscheidende Vorteile. Aus Sicherheitsgründen möchten Sie nicht, dass jemand Daten aus Ihrem ERP-System extrahiert, sie verändert und dann wieder hochlädt.“ Fredrik HolmbergIT-Manager bei BLS Industries

EXFLOW UND MICROSOFT DYNAMICS AX

Fredrik hat umfangreiche Erfahrung mit Microsoft Dynamics AX.
Bevor er IT-Manager bei BLS Industries wurde, arbeitete er 15 Jahre lang als AX-Berater.
Während des Beschaffungsprozesses wurden auch andere Systeme sorgfältig geprüft.
Der Chief Financial Officer fragte sogar nach einer Konkurrenzlösung, die bei einem seiner früheren Arbeitgeber eingesetzt wurde.
Aber als Fredrik seine Argumente vortrug, war die Wahl klar.
„ExFlow ist ohne Frage die beste EFH-Lösung, wenn Sie mit Dynamics AX arbeiten“, sagt Fredrik.
„Es ist in das ERP-System integriert. Die Verwendung eines integrierten Systems hat mehrere entscheidende Vorteile.“‚ Allein aus Sicherheitsgründen möchten Sie nicht, dass jemand Daten aus Ihrem ERP-System extrahiert, sie verändert und dann wieder hochlädt.
Ein integriertes System vermeidet auch zeitabhängige Aktualisierungen, die zu Unsicherheiten hinsichtlich der Genauigkeit der im System angezeigten Zahlen führen.
Für ein Unternehmen von der Größe von BLS Industries können große Diskrepanzen entstehen, je nachdem, ob die Daten in Echtzeit angezeigt werden, wie in ExFlow, oder mit einer Verzögerung synchronisiert werden.
„Wir haben heute eine Person in unserer zentralen Organisation, die eine Stunde pro Tag mit der Bearbeitung von 18.000 Rechnungen pro Jahr für 12 Unternehmen verbringt. Früher hat dieselbe Person ein Unternehmen in Vollzeit manuell verwaltet. Die Zahlen sprechen für sich.“ Fredrik Holmberg, IT-Manager bei BLS Industries

REIBUNGSLOSE UMSETZUNG

Die Implementierung von ExFlow begann mit dem „härtesten“ Unternehmen der Gruppe – dem Unternehmen mit den meisten Transaktionen und dem höchsten Zahlungsfluss.
Der Prozess, der ursprünglich für drei Monate angesetzt war, umfasste das Hinzufügen von Lieferanten nacheinander, um sicherzustellen, dass alles so funktioniert, wie es sollte.
Ursprünglich war geplant, 1-2 Unternehmen pro Monat zu aktivieren, aber der Prozess verlief so reibungslos, dass 12 Unternehmen – darunter jeweils zwei aus Dänemark und Norwegen und eines aus Finnland – nach 10 Wochen betriebsbereit waren.

AUTOMATISCHER BESTELLUNGSABGLEICH

BLS Industries ist ein Hersteller, der mehr als 13.000 Artikel von verschiedenen Lieferanten bezieht.
Der manuelle Versuch, jede Rechnung mit einer Bestellung abzugleichen, ist äußerst ineffektiv und führt leicht zu Fehlern.
ExFlow übernimmt die Informationen direkt aus der AX-Datenbank des Unternehmens, so dass das System die Rechnungen automatisch mit den Bestellungen abgleichen kann, und zwar bis auf Zeilenebene.
In der Vergangenheit konnte es vorkommen, dass eine Rechnung von einem großen Lieferanten ein oder zwei Stunden Detektivarbeit erforderte.
Die Optimierung des Bestellungsabgleichs auf Zeilenebene ist jetzt eine der obersten Prioritäten von BLS Industries, da das Unternehmen seine Bestellungs- und Rechnungsverwaltung weiter automatisieren möchte.

UNERWARTETE GEWINNE

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung spart einem Einkäufer 1-2 Stunden pro Woche an Verwaltungsaufwand.
Früher mussten Sie Rechnungen ausdrucken, Lieferscheine und Bestellungen anhängen und sie dann in einen Ordner stecken.
Jetzt machen Sie das alles digital.
Wenn ein Einkäufer etwas nachprüfen muss, kann er mit ein paar Klicks auf die Daten aus anderen Teilen des Systems zugreifen, anstatt Ordner zu durchforsten.
Es ist leicht, sich bei der Diskussion über die Vorzüge des Systems auf die Mitarbeiter der Buchhaltung zu konzentrieren.
Aber wie BLS Industries festgestellt hat, wird das Leben auch für Menschen in anderen Positionen viel einfacher.
So kann beispielsweise jeder die benötigten Informationen finden, ohne den Umweg über die Kreditorenbuchhaltung gehen zu müssen, da die vollständige Rechnungsübersicht über eine Reihe verschiedener Dynamics AX-Module wie Einkauf, Anlagevermögen und Projekte verfügbar ist.

DER NÄCHSTE SCHRITT

Die automatisierte Freigabe ist etwas, das wir mehr und mehr aktivieren werden.
Wenn der Wareneingang mit der Rechnung übereinstimmt, ist eine manuelle Bearbeitung nicht erforderlich.
Aus diesen Möglichkeiten ergeben sich noch weitere Vorteile: Die Mitarbeiter der Buchhaltung können auf alte Verfahren verzichten und sich stattdessen auf neue Wege konzentrieren, um effizienter zu sein. „Jetzt kommen sie zu mir und fragen, warum wir nicht mehr automatisieren oder diesen oder jenen Lieferanten aktivieren können“, lächelt Fredrik.