ALPA macht jeden Tag einen Unterschied mit ExFlow

Die 1972 gegründete Arnhem Land Progress Aboriginal Corporation (ALPA) ist die größte unabhängige Aborigine-Körperschaft Australiens und führend in den Bereichen Einzelhandel in abgelegenen Gebieten, Erbringung von Gemeinschaftsdiensten, Unternehmen, wirtschaftliche Entwicklung und Unternehmensdienstleistungen. Ihr Ziel ist es, die Abhängigkeit von der Sozialhilfe zu verringern und die Lebensqualität ihrer Mitglieder zu verbessern, indem sie durch Automatisierung Effizienzsteigerungen erzielt.

DAS BEDÜRFNIS NACH EFFIZIENZ

Fast zwei Jahre nach der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations gab die Finanzabteilung von ALPA Rechnungen immer noch manuell ein und war zunehmend
frustriert über die ständigen Verzögerungen bei der Rechnungsfreigabe. Da für jede Rechnung eine Bestellung zur Genehmigung erforderlich war und 10 Prozent der Rechnungen immer noch auf dem traditionellen Postweg eingingen, war das Finanzteam mit der manuellen Dateneingabe überfordert. Dann kam COVID-19. Die meisten Aktivitäten der ALPA-Abteilung für kommunale Dienstleistungen und Unternehmen waren davon betroffen, während die Einzelhandelsabteilung ein erhebliches Wachstum verzeichnete. Die ineffizienten Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung
hatten einen Dominoeffekt und setzten das Angebot und die Mitarbeiter weiter unter Druck. Die rechtzeitige Bereitstellung von Informationen für die Geschäftsbereiche und Manager erwies sich als schwierig und die Notwendigkeit, das Finanzteam effizient umzugestalten, wurde immer dringlicher. Es war an der Zeit, Wege zu finden, um „mehr aus D365 herauszuholen“.

„ExFlow hat uns geholfen, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und Rechnungen schneller zu verbuchen. Wenn wir ExFlow heute nicht hätten, wären wir nicht in der Lage, unser Team für mehr analytische Aufgaben zu qualifizieren.„

Ken Chan, Finance Projects Manager bei ALPA

EINFÜHRUNG VON EXFLOW

Beeindruckt davon, dass es sich bei ExFlow um eine von Microsoft bevorzugte und integrierte Lösung handelte, ging ALPA zusammen mit vier (4) seiner Tochtergesellschaften im September 2020 in Betrieb. Innerhalb von drei Monaten begann das Unternehmen mit der Einführung von Exflow in den übrigen Tochtergesellschaften und 12 Beratungsunternehmen. Die erfolgreiche Einführung wurde durch eine effektive Change Leadership erreicht, die durch ständige Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Management in Form von Präsenz- und Einzeltrainings sowie durch einen internen Helpdesk-Support erreicht wurde. Ken Chan, Finance Projects Manager bei ALPA, erklärt, dass „die erste Reaktion der Mitarbeiter positiv war und die Leute von der Einführung von ExFlow begeistert waren“. Das Finanzteam von
hatte den offensichtlichen Bedarf, die zeitaufwändigen Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu verbessern, und hat sich schnell auf die Änderungen eingestellt und freut sich auf die Ergebnisse.

EINE INNOVATIVE, TRANSPARENTE UND PAPIERLOSE ZUKUNFT

Seit der Einführung von ExFlow konnte ALPA die Zeit, die für die Buchung von Rechnungen benötigt wird, um „mindestens 50 Prozent“ reduzieren. Diese Zeitersparnis hat es einem Vollzeit-Finanzbeamten
ermöglicht, seine Arbeitszeit um 37 Prozent zu reduzieren, so dass sein Team nun mehr analytische Aufgaben durchführen kann, um sein Geschäft auszubauen. „Wenn ich ExFlow mit drei Worten beschreiben müsste, würde ich als innovativ, transparent und papierlos bezeichnen“, sagt Ken.

ALPA IMPLEMENTIERTE EXFLOW FÜR MICROSOFT D365 FINANCE & OPERATIONS UND EXFLOW DATA CAPTURE

• Gesteigerte Effizienz und allgemeine Kostenkontrolle
• Sie erfüllen automatisch die gesetzlichen Bestimmungen
• Reduzierte papierbasierte Systeme

ALPA ging zusammen mit vier seiner Tochtergesellschaften im September 2020 in Betrieb. Innerhalb von drei Monaten wurde ExFlow auf 12 weitere Niederlassungen ausgeweitet.