Wie Sie die Travel and Expense in Dynamics 365 Business Central nutzen

Die manuelle Verwaltung von Reisen und Spesen kann sich anfühlen wie das Jonglieren mit brennenden Fackeln: Es ist riskant und anstrengend, und ein falscher Schritt kann großen Schaden anrichten. Für Unternehmen kann die Verwaltung dieser Prozesse auf die altmodische Art und Weise – Quittungen suchen, endlosen Papierkram genehmigen und die Einhaltung von Vorschriften im Auge behalten – zu Ineffizienzen, Fehlern und Zeitverlust führen. Aber es gibt eine Lösung: automatisieren Ihre Travel and Expense-Management (T&E) innerhalb Ihres ERP. Die Automatisierung vereinfacht den gesamten T&E-Prozess und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft, während Sie gleichzeitig Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Compliance verbessern. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet leistungsstarke Tools für das Finanzmanagement und kann durch Erweiterungsanwendungen ergänzt werden, um typische Geschäftsanforderungen zu erfüllen, die von der Standardplattform nicht unterstützt werden, und ermöglicht so erweiterte automatisierte Lösungen für das Travel & Expense-Management.

Überblick über das Travel and Expense-Management in Dynamics 365

Die Verwaltung von Travel and Expense-Abrechnungen kann eine Herausforderung sein, insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die beruflich unterwegs sind. Die manuelle Bearbeitung von Expense-Abrechnungen, die Nachverfolgung von Genehmigungen und die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften kann Ihre Finanzabteilung überfordern. Ganz zu schweigen von der Gefahr menschlicher Fehler beim Umgang mit Papierbelege, manuelle Dateneingabe und inkonsistente Genehmigungsprozesse.

Automatisieren Die Travel and Expenseabrechnung beseitigt diese Probleme. Anstatt sich mit manuellen Genehmigungen und der Suche nach fehlenden Belegen aufzuhalten, ermöglicht ein automatisiertes System den Mitarbeitern, Ausgaben elektronisch einzureichen, während die Manager sie mit nur wenigen Klicks genehmigen. Diese Automatisierung sorgt für schnellere Bearbeitungszeiten und größere Genauigkeit

Geben Sie ein. ExFlow-eine Lösung, die speziell für Dynamics 365 Business Central (und auch für Finance and Operations), die den Ärger mit Integrationen von Drittanbietern überflüssig macht. Mit ExFlow ist alles, was Sie zur Automatisierung von T&E-Prozessen benötigen, bereits integriert, so dass Sie die Kostenverwaltung Ihres Unternehmens mühelos in die Hand nehmen können.

Obwohl Microsoft Dynamics 365 Business Central nicht über ein natives Travel and Expense-Management Modul hat, bedeutet das nicht, dass Business Central-Kunden nicht von den Vorteilen der Automatisierung der Reisekostenverwaltung profitieren können. Lassen Sie uns eintauchen, wie ExFlow’s Lösung für Travel & Expense-Management funktioniert und wie Sie ihre Funktionen in Dynamics 365 Business Central nutzen können. Dynamics 365 Business Central nutzen können.

Da ExFlow direkt in Business Central integriert ist, sind keine Integrationen von Drittanbietern erforderlich. Es bietet alles, was Sie brauchen, um Ausgaben von Ihrem bestehenden ERP-System aus zu verwalten, und die Benutzer können alles von einem Mobilgerät aus erledigen. Sie müssen also nicht einmal von unterwegs aus auf Business Central zugreifen.

Key Challenges of Manual T&E Management	Benefits of Automating T&E with ExFlow
Lost or forgotten receipts	Receipts stored digitally
Time-consuming manual approvals	Approvals in real-time and optimized user experience with portal and app access
Risk of human error in data entry	Automated and accurate data capture

Einrichten der Ausgabenverwaltung in Dynamics 365 Business Central

Der Einstieg in die Travel and Expense-Verwaltungssoftware in Business Central mit ExFlow ist ganz einfach. Der Prozess umfasst die Konfiguration von Kategorien, die Einrichtung von Workflows und die Definition von Benutzerrollen – alles innerhalb der Business Central Umgebung.
1. Konfiguration von Ausgabenkategorien:
Bevor Sie mit der Einreichung von Ausgaben beginnen, müssen Sie Kategorien für die Verwaltung verschiedener Ausgabearten wie Reisen, Mahlzeiten und Übernachtungen konfigurieren. Die Einrichtung dieser Kategorien ermöglicht eine genaue Nachverfolgung und eine effizientere Überwachung der Ausgaben.
2. Definieren von Genehmigungsworkflows:
Einer der Vorteile von ExFlow ist die Flexibilität, die es bei der Einrichtung von Genehmigungsworkflows bietet. Sie können Workflows erstellen, die sich an der Struktur Ihres Unternehmens orientieren. So können beispielsweise kleinere Ausgaben von Vorgesetzten genehmigt werden, während größere Ausgaben an die Finanzdirektoren eskaliert werden.
3. Festlegen von Benutzerrollen:
Die Definition von Benutzerrollen stellt sicher, dass Mitarbeiter nur Zugriff auf die für sie relevanten Daten haben. Zum Beispiel können Teammitglieder ihre Ausgaben einreichen, während Manager die Genehmigungen überwachen. Diese Einrichtung hilft Ihnen, Ihre T&E-Prozesse zu rationalisieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, ohne dass externe Integrationen erforderlich sind.

Wie Sie die Travel & Expense-Verwaltung in Dynamics 365 nutzen

Die Verwendung von ExFlow für das T&E-Management in Dynamics 365 Business Central ist ein Kinderspiel. Mitarbeiter können ganz einfach Ausgaben einreichen, Manager können sie in Echtzeit genehmigen und die Finanzabteilung kann alles nahtlos verfolgen. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen:
1. Spesen unterwegs einreichen:
Die Mitarbeiter können den gesamten Prozess von ihren mobilen Geräten aus erledigen. Sie können zum Beispiel einfach ein Foto von einem Beleg machen, den Kilometerstand eingeben oder Ausgaben direkt in der App kategorisieren. Sie können sogar E-Mail-Quittungen direkt aus ihren E-Mail-Clients in der ExFlow-App speichern, damit keine wichtigen Dokumente verloren gehen.
2. Kilometerbericht:
Mitarbeiter können ihren Kilometerstand direkt in der ExFlow App erfassen. Diese Informationen werden dann an das Online-Genehmigungsportal gesendet, wo sie zur Überprüfung bereitstehen.

3. Flexible Erfassung und Genehmigung:
Belege können auf mobilen Geräten erfasst und später auf einem Desktop- oder Laptop-PC im Büro fertiggestellt werden. Nach der Einreichung wird der Genehmigungsprozess durch das Online-Genehmigungsportal von ExFlow gestrafft, wo Manager die Ausgaben in Echtzeit von ihrem PC, Tablet oder Telefon aus genehmigen können. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Mitarbeiter und Genehmiger unabhängig von ihrem Standort T&E-Aufgaben erledigen können.
4. Automatischer Abgleich und Buchung:
Sobald eine Spesen- oder Kilometerabrechnung genehmigt wurde, ist sie automatisch bereit für die Buchung in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Es sind keine zusätzlichen manuellen Eingriffe erforderlich. Das System gleicht sogar Kreditkartentransaktionen mit Quittungen ab, sobald diese in der App eintreffen, um sicherzustellen, dass alles ohne zusätzlichen Aufwand korrekt erfasst wird.
5. Digitale Archivierung:
Alle Quittungen und Expense-Abrechnungen werden in einem digitalen Archiv gespeichert, so dass sowohl Mitarbeiter als auch Manager ältere Dokumente bei Bedarf leicht abrufen können. Diese Funktion beseitigt das Chaos der Papierbelege und sorgt dafür, dass alles sicher und organisiert ist.

Step	Feature
Submitting Expenses	Employees submit expenses via mobile or desktop, attach receipts
Mileage Reporting	Mileage logged directly into the app and available for approval
Approving Expenses	Managers can approve expenses via the online portal from any device
Digital Archiving	Receipts and expenses are stored securely for easy retrieval later

Vorteile der Verwendung von Expense Management in D365 Business Central

Die Nutzung von ExFlow mit Dynamics 365 Business Central bringt Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile, insbesondere bei der Verwaltung von T&E-Ausgaben:

• Gesteigerte Effizienz: Mit automatisierten Arbeitsabläufen können Mitarbeiter Ausgaben schneller einreichen, und Manager können sie sofort genehmigen. Dies reduziert den Zeitaufwand für manuelle Prozesse und gibt Ihrem Team mehr Zeit für strategische Aufgaben.
• Gesteigerte Produktivität: Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit mühsamer Spesenberichterstattung und -abstimmung, was mehr Zeit für umsatzfördernde Aktivitäten und strategische Arbeit bedeutet.
• Verbesserte finanzielle Kontrolle: Die verstärkte Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien und die bessere Einsicht in Ausgabendaten ermöglichen Ihrem Unternehmen eine effektivere Verwaltung von Budgets, wodurch finanzielle Risiken verringert und das Einsparpotenzial erhöht werden.
• Verbesserte Compliance: Automatisierte Genehmigungsworkflows und vordefinierte Ausgabenlimits sorgen dafür, dass die Ausgaben mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen.
• Einblicke in Echtzeit: Die in ExFlow integrierten Reporting-Tools geben Ihren Finanzteams aktuelle Einblicke in die Reisekosten, was die Überwachung der Kosten und eine genaue Budgetierung erleichtert.
• Datengestützte Entscheidungen: Echtzeitdaten und aufschlussreiche Analysen geben Ihnen die Informationen an die Hand, die Sie benötigen, um bessere Geschäfte mit Lieferanten auszuhandeln und zukünftige Budgetierungen zu optimieren.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Ein benutzerfreundliches, leicht zugängliches System zur Verwaltung von Ausgaben kann die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Mitarbeiter erheblich verbessern, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und -bindung führt.
• Zukunftssicher: Wenn Ihr Unternehmen wächst, passt sich eine skalierbare Lösung für das Reise- und Spesenmanagement an das wachsende Volumen von Reisekostenabrechnungen und die sich verändernden Geschäftsanforderungen an, ohne dass Sie dafür zusätzliche Investitionen oder Ressourcen benötigen.
• Kosteneinsparungen: Rationalisierte Prozesse und die Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien führen zu einer Senkung der Ausgaben, da unnötige Ausgaben vermieden und Richtlinienverstöße erkannt werden, bevor sie passieren.
  

Laut der Global Business Travel Association (GBTA) können Unternehmen, die ihre T&E-Prozesse automatisieren, zwischen 20 und 30 % der Reisekosten einsparen, da die Arbeitsabläufe gestrafft, menschliche Fehler reduziert und die Ausgaben besser verfolgt werden.

Mit der Automatisierung von ExFlow profitieren Unternehmen von Funktionen wie dem automatischen Abgleich von Belegen mit Kreditkartentransaktionen, Echtzeitberichten und der nahtlosen Buchung in Business Central. Dadurch wird die Ausgabenverwaltung nicht nur einfacher, sondern auch viel genauer.

Best Practices für effektives Ausgabenmanagement in Dynamics 365

Zur Maximierung der Vorteile von ExFlow innerhalb von Dynamics 365 Business Central zu maximieren, beachten Sie diese Best Practices:

• Überprüfen Sie regelmäßig die Spesenrichtlinien: Stellen Sie sicher, dass Ihre T&E-Richtlinien aktuell sind und den aktuellen Unternehmenszielen entsprechen.
• Schulung von Mitarbeitern und Managern: Regelmäßige Schulungen gewährleisten, dass Mitarbeiter und Manager das System effektiv nutzen und die Compliance-Richtlinien befolgen können.
• Verwenden Sie automatisierte Benachrichtigungen: Richten Sie ExFlow so ein, dass es in Echtzeit Benachrichtigungen an Manager für Genehmigungen oder Nachfassaktionen sendet.
• Überwachen Sie Ausgabenmuster: Die regelmäßige Überprüfung von Expense-Abrechnungen hilft dabei, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und zur Verbesserung der Effizienz zu erkennen.
• Nutzen Sie die mobilen Möglichkeiten: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zur Nutzung der ExFlow mobilen App um Quittungen zu erfassen, Kilometerstände zu protokollieren und Ausgaben von unterwegs einzureichen. So wird sichergestellt, dass der Prozess schnell und effizient abläuft, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.

Fazit

Manuelle Reise- und Spesenmanagementprozesse können Ihr Unternehmen durch Ineffizienz und Fehler beeinträchtigen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse mit ExFlowkönnen Sie die Ausgabenberichterstattung rationalisieren, die Bearbeitungszeit verkürzen und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen – und das alles innerhalb von Dynamics 365 Business Central, ohne die Notwendigkeit von Integrationen von Drittanbietern. Die Möglichkeit, T&E-Prozesse von jedem Gerät aus zu bearbeiten, gekoppelt mit Genehmigungen in Echtzeit und einem digitalem Archiv

macht ExFlow zur ultimativen Lösung für Unternehmen, die ihr Reise- und Spesenmanagement automatisieren möchten. Mit ExFlow gewinnt Ihr Unternehmen die Kontrolle über seine Ausgaben, steigert die Produktivität und spart auf lange Sicht Kosten.

Wenn Sie bereit sind, Ihr T&E-Management auf die nächste Stufe zu heben, sollten Sie die Integration von ExFlow um Ihre Prozesse zu vereinfachen und eine bessere Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens zu erhalten. Weitere Informationen darüber, wie Ihr Unternehmen von ExFlow profitieren kann lesen Sie hier mehr.