Velosio imødekommer vækst med automatisering af kreditorer

Den USA-baserede softwareleverandør sparede 12 timers arbejde om ugen ved at implementere SignUp Softwares ExFlow-løsning.

BAGGRUND

Virksomhedsvækst resulterer ofte i øget arbejdsbyrde for medarbejdere på tværs af alle afdelinger, især for dem, der arbejder i bogholderiet med at behandle og godkende fakturaer. Da Velosio – en amerikansk Microsoft Dynamics 365-leverandør til mellemstore virksomheder – udvidede, blev det for eksempel stadig sværere for kreditorerne at arbejde effektivt med transaktionerne. “Vi havde en meget manuel fakturagodkendelses- og bogføringsproces,” siger Bryan Redic, controller hos Velosio. “Vores AP-team sporede fakturagodkendelser via e-mail og bogførte derefter fakturaerne i vores ERP-system, når de var godkendt. Teamet vedhæftede også et skærmbillede af fakturagodkendelsen til posteringen sammen med PDF-fakturaen. Det var ikke kun en kedelig proces, der var heller ingen synlighed i modtagne, men ikke-godkendte fakturaer.”

“Efter at have brugt værktøjet i omkring fire måneder har vi opnået besparelser på 12 timer om ugen fordelt på to personer. De 48 timer om måneden betyder, at AP-teamet har en ekstra uge om måneden, som de nu kan bruge på at fokusere på andre ting end at indtaste AP-fakturaer og spore godkendelser.“

Bryan Redic, controller hos Velosio.

IMPLEMENTERING OG RESULTAT

Velosio anerkendte værdien af automatisering af kreditorbogholderiet og implementerede SignUp Softwares ExFlow-løsning, som udnytter forskellige funktioner i et ERP-system (Enterprise Resource Planning) til at automatisere godkendelsesworkflows og bogføring af fakturaer. ExFlow er en løsning til automatisering af AP- og fakturaprocesser, der er bygget specielt til Microsoft Dynamics 365. Den hjælper virksomheder med at automatisere deres fakturaproces, sænke behandlingsomkostningerne og øge synligheden, kontrollen og proceseffektiviteten. SignUp Software arbejdede sammen med Velosio i tre måneder og begyndte projektet med at undersøge Velosios forretning ud fra et AP-perspektiv og undersøge, hvordan deres ERP-system fungerede. “Teamet lærte vores nuværende proces at kende og forstod, hvem der gjorde hvad, hvornår og hvordan,” siger Redic. “Det gjorde de næste faser af projektet meget nemmere.” Dernæst implementerede SignUp Software løsningen og konfigurerede værktøjet for at sikre, at det opfyldte Velosios specifikke behov. “Automatiseringen af ExFlow-værktøjet har hjulpet os med at opnå tidsbesparelser næsten med det samme,” siger Redic. “Efter at have brugt værktøjet i omkring fire måneder har vi opnået besparelser på 12 timer om ugen fordelt på to personer. De 48 timer om måneden betyder, at AP-teamet har en ekstra uge om måneden, som de nu kan bruge på at fokusere på andre ting end at indtaste AP-fakturaer og spore godkendelser.” Denne artikel blev oprindeligt udgivet i efterårsnummeret 2023 af Technology Record.