Peikko Group Oy: Effektivitet og problemfrihed med ExFlow

Peikko Group Oy, en finsk familieejet virksomhed, der blev grundlagt i 1965 og har specialiseret sig i fremstilling af beton- og stålforbindelser, stod over for driftsmæssige udfordringer på grund af fragmenterede data og besværlige processer, før de indførte ExFlow. Med ExFlows intuitive brugerflade og mobilvenlige funktioner blev fakturagodkendelser en leg, hvilket sparede værdifuld tid og ressourcer for Peikkos team.

OM PEIKKO GROUP OY

Peikko Group Oy er en finsk familieejet virksomhed, der blev grundlagt i 1965, og som har specialiseret sig i fremstilling af beton- og stålforbindelser, armeringssystemer og andre byggematerialer. Virksomheden opererer i 12 lande med produktsalg i 34 forskellige lande. Peikko tilbyder sine kunder førende løsninger, der forbedrer byggeriets sikkerhed, effektivitet og bæredygtighed. Derudover investerer Peikko kraftigt i forskning og produktudvikling og introducerer regelmæssigt nye løsninger og tjenester på markedet. “Godkendelseswebben er en af de bedste funktioner i ExFlow og har strømlinet virksomhedens drift betydeligt.” Kim Salvén, Peikko Groups vicepræsident for salg og marketing,

UDGANGSSITUATION

Før implementeringen af ExFlow var virksomheden afhængig af Microsoft Dynamics AX. Systemet var blevet skræddersyet til virksomhedens forskellige behov, hvilket førte til fragmentering af data og processer på tværs af forskellige forretningsområder. Det gjorde det svært at få et samlet overblik og krævede en kontinuerlig indsats, hvilket resulterede i unødvendige omkostninger til systemvedligeholdelse. Processerne var komplekse, det var umuligt at hente historiske data, og fakturaer kunne ikke godkendes via mobilen. Den generelle arbejdsgang skulle forbedres, det manuelle arbejde var omfattende, og mangelfulde godkendelsesprocesser for fakturaer forårsagede ekstra arbejde og omkostninger. Hvis den forkerte person f.eks. blev udpeget som fakturagodkender, skulle processen håndteres manuelt. Det dysfunktionelle system manifesterede sig i besværlige daglige processer, der krævede mange ekstra arbejdstimer. Da fakturagodkendelserne trak ud, ophobede der sig ofte et efterslæb af fakturaer ved udgangen af hver måned, uden at der blev givet særskilt besked om, at de ventede på godkendelse.

OVERGANG TIL EXFLOW

Microsoft var ved at afvikle AX-systemet, hvilket betød, at et skifte var uundgåeligt. Peikko gik over til Microsoft Dynamics 365 og valgte den Microsoft-supporterede ExFlow-leverandørløsning. Implementeringen af ExFlow var et naturligt valg for Peikko Group, da det kunne implementeres uden separat integration. Implementeringen blev håndteret med intern træning og et webinar, hvis optagelse kunne ses senere, hvis der var behov for det.

Med D365 og ExFlow er virksomhedens daglige drift blevet væsentligt forbedret. Peikko synes, at det er nemt og problemfrit at bruge ExFlow. Forsinkelser og manuelt arbejde er reduceret, og fakturagodkendelsen er nu meget hurtigere.

SMIDIGERE OG MERE EFFEKTIV FORRETNINGSDRIFT

Med D365 og ExFlow er virksomhedens daglige drift blevet væsentligt forbedret. Peikko synes, at det er nemt og problemfrit at bruge ExFlow. Forsinkelser og manuelt arbejde er reduceret, og fakturagodkendelsen er nu meget hurtigere. Processerne kører mere effektivt, og fakturagodkendelse er blevet en normal del af den daglige rutine. Linket til fakturagodkendelse i e-mails muliggør hurtig handling, og brugen af mobile enheder til fakturagodkendelse er blevet almindelig takket være ExFlow approval web. Ifølge Kim Salvén, Peikko Groups vicepræsident for salg og marketing, er godkendelseswebben en af de bedste funktioner i ExFlow og har strømlinet virksomhedens drift betydeligt. Der kommer en e-mail om morgenen med et direkte link til at godkende fakturaer, hvilket f.eks. kan gøres på en mobiltelefon, mens man er på forretningsrejse. Salvén siger, at processen kun tager omkring tre minutter at gennemføre. Anna Macková, Peikko Groups Accounts Payable and Travel Management Manager, bemærker også, at den nemme godkendelse har haft en positiv indvirkning på virksomhedens daglige drift. Tidligere krævede godkendelse af fakturaer et separat login, og det var ikke muligt at bruge det tidligere system via mobilen. Macková roser også det forbedrede generelle workflow med ExFlow. Hun roser SignUp Softwares udvikling og opdateringer, som løbende forbedrer ExFlow, så det bedre opfylder brugernes behov.