AP-automatisering og matchning af indkøbsordrer øger effektiviteten for skandinavisk sanitetskoncern – BLS Industries

BLS Industries er brancheførende inden for sanitetsprodukter og en af Skandinaviens største producenter af sanitetsartikler til badeværelser og køkkener.

BAGGRUND

BLS Industries ejer en række førende mærker inden for sanitet, herunder JAFO, Purus, Unidrain og Trio Perfekta. Gruppen opererer primært i Sverige, Danmark, Finland, Norge og Storbritannien. Den er også til stede i andre lande og er i gang med at udvide til nye markeder uden for Skandinavien. Koncernens primære produktsegmenter er gulvbrønde, gulvkanaler, indendørs affaldssystemer, interiør i rustfrit stål og sanitetsartikler i rustfrit stål. Koncernen består af 14 virksomheder i fem lande og bruger ExFlow til Microsoft Dynamics AX 2012 til at strømline sin fakturahåndtering. BLS Industries betjener sine fire brands og deres virksomheder fra et centralt logistikdepot i Ystad, der behandler omkring 10.000 ordrerækker og sender 600.000 varer hver måned – altid med høj leveringsnøjagtighed. Depotet har mere end 3.000 produkter på lager til levering samme dag eller næste dag til Sverige og internationalt. Fakturahåndtering hos BLS Industries var tidligere en tidskrævende, manuel proces, som resulterede i dårlig kontrol, meddelelser om forsinket betaling og mange spildte timer på at lede efter papirer. Den grundlæggende proces indebar, at en faktura ankom til virksomhedens kontor i Lund og blev videresendt til Ystad for registrering, før den blev sendt tilbage til Lund for godkendelse. Leverandører sender nogle gange fakturaer til den forkerte virksomhed. ExFlow opdager sådanne fejl med det samme, omdirigerer fakturaen til den rigtige kilde og muliggør godkendelse med et enkelt klik. “ExFlow har ikke kun strømlinet vores workflow, men også givet os et overblik, som vi ikke havde før. I dag har vi en person i vores centrale organisation, som bruger en time om dagen på at behandle 18.000 fakturaer om året for 12 virksomheder. Den samme person plejede at administrere en virksomhed manuelt på fuld tid. Tallene taler for sig selv.”

“ExFlow er uden tvivl den bedste AP-automatiseringsløsning for Dynamics AX-brugere, fordi den er fuldt indbygget i ERP-systemet. Der er flere vigtige fordele ved at bruge et integreret system. Fra et sikkerhedsperspektiv vil du ikke have, at nogen trækker data ud af dit ERP-system, ændrer dem og derefter uploader dem igen.” Fredrik Holmberg, IT-chef hos BLS Industries

EXFLOW OG MICROSOFT DYNAMICS AX

Fredrik har stor erfaring med Microsoft Dynamics AX. Før han blev IT-chef hos BLS Industries, arbejdede han i 15 år som AX-konsulent. Under indkøbsprocessen blev andre systemer nøje overvejet. Økonomichefen bad endda om en konkurrerende løsning, som blev brugt hos en af hans tidligere arbejdsgivere. Men da Fredrik fremførte sine argumenter, var valget indlysende. “ExFlow er uden tvivl den bedste EFH-løsning, hvis man arbejder i Dynamics AX,” siger Fredrik. “Det er indbygget i ERP-systemet. Der er flere vigtige fordele ved at bruge et integreret system.”‘ Alene ud fra et sikkerhedsperspektiv vil du ikke have, at nogen trækker data ud af dit ERP-system, ændrer dem og derefter uploader dem igen. Med et integreret system undgår man også tidsafhængige opdateringer, som skaber usikkerhed om nøjagtigheden af de tal, der vises i systemet. For en virksomhed af BLS Industries’ størrelse kan der opstå store uoverensstemmelser afhængigt af, om data vises i realtid, som i ExFlow, eller om de synkroniseres med en forsinkelse. “I dag har vi en person i vores centrale organisation, som bruger en time om dagen på at behandle 18.000 fakturaer om året for 12 virksomheder. Den samme person plejede at administrere en virksomhed manuelt på fuld tid. Tallene taler for sig selv.” Fredrik Holmberg, IT-chef hos BLS Industries

PROBLEMFRI IMPLEMENTERING

Implementeringen af ExFlow begyndte med gruppens “hårdeste” virksomhed – den med flest transaktioner og det største betalingsflow. Processen, som oprindeligt var planlagt til at tage tre måneder, indebar, at man tilføjede leverandører en efter en for at sikre, at alt fungerede, som det skulle. Den oprindelige plan var at aktivere 1-2 virksomheder om måneden, men processen gik så glat, at 12 virksomheder – herunder to fra henholdsvis Danmark og Norge og en fra Finland – var i gang efter 10 uger.

AUTOMATISK MATCHNING AF INDKØBSORDRER

BLS Industries er en producent, der køber mere end 13.000 varer fra forskellige leverandører. Det er ekstremt ineffektivt og giver let anledning til fejl, når man manuelt forsøger at kontrollere hver enkelt faktura i forhold til en indkøbsordre. ExFlow henter oplysninger direkte fra virksomhedens AX-database, så systemet automatisk kan matche fakturaer med indkøbsordrer helt ned på linjeniveau. Tidligere kunne en faktura fra en stor leverandør ofte kræve en time eller to med detektivarbejde. Optimering af matchning af indkøbsordrer på linjeniveau er nu et af BLS Industries’ højest prioriterede områder, da virksomheden søger at automatisere sin indkøbsordre- og fakturahåndtering yderligere.

UVENTEDE GEVINSTER

Automatisering af kreditorbogholderiet sparer en indkøber for 1-2 timers administration om ugen. Før i tiden udskrev man fakturaer, vedhæftede følgesedler og indkøbsordrer og satte dem i et ringbind. Nu gør man det hele digitalt. Hvis en indkøber har brug for at gå tilbage og tjekke noget, kan de få adgang til data fra andre dele af systemet med et par klik i stedet for at skulle gennemgå ringbind. Det er let at fokusere på regnskabspersonalet, når man diskuterer systemets fordele. Men som BLS Industries har fundet ud af, bliver livet også meget lettere for folk i andre stillinger. For eksempel kan alle finde de oplysninger, de har brug for, uden at gå gennem kreditorafdelingen, da det fulde fakturabillede er tilgængeligt fra en række forskellige Dynamics AX-moduler som indkøb, anlægsaktiver og projekter.

DET NÆSTE SKRIDT

Automatiseret godkendelse er noget, vi vil aktivere mere og mere. Hvis de modtagne varer svarer til fakturaen, er der ikke behov for manuel behandling. Sådanne muligheder giver også andre fordele, så regnskabsmedarbejderne kan slippe for gamle procedurer og i stedet fokusere på nye måder at være mere effektive på.

“Nu kommer de til mig og spørger, hvorfor vi ikke kan automatisere mere eller aktivere den ene eller den anden leverandør”, smiler Fredrik.