ALPA gør en forskel hver dag med ExFlow

Arnhem Land Progress Aboriginal Corporation (ALPA) blev grundlagt i 1972 og er det største uafhængige aboriginalselskab i Australien, der viser vejen inden for fjernhandel, levering af samfundsserviceprogrammer, virksomheder, økonomisk udvikling og virksomhedsservice. Med et mål om at reducere afhængigheden af velfærd og forbedre livskvaliteten for deres medlemmer ved at opbygge effektivitet gennem automatisering.

BEHOVET FOR EFFEKTIVITET

Næsten to år efter implementeringen af Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations indtastede ALPA’s økonomiafdeling stadig fakturaer manuelt og blev mere og mere
frustreret over løbende forsinkelser med fakturagodkendelser. Da hver faktura krævede en indkøbsordre til godkendelse, og 10 procent af fakturaerne stadig blev modtaget med traditionel post, var økonomiteamet overvældet af manuel dataindtastning. Så ramte COVID-19. De fleste af ALPA’s samfundstjenester og virksomhedsafdelingens aktiviteter blev påvirket, mens detailafdelingen oplevede betydelig vækst. Deres
ineffektive Accounts Payable-processer havde en afsmittende effekt med udbud og personale under yderligere pres. Det viste sig at være vanskeligt at levere oplysninger til forretningsenhederne og lederne i rette tid, og behovet for at omdanne deres økonomiteam med effektivitet var øget. Det var tid til at finde måder at “få mere ud af D365”.

“ExFlow har hjulpet os med at reducere manuelle dataindtastningsopgaver og få fakturaer bogført hurtigere. Hvis vi ikke havde ExFlow i dag, ville vi ikke være i stand til at opkvalificere vores team til at udføre mere analytiske opgaver.“

Ken Chan, Finance Projects Manager hos ALPA

INTRODUKTION AF EXFLOW

Imponeret over, at ExFlow var en Microsoft-foretrukken og indbygget løsning, gik ALPA live sammen med fire (4) af deres datterselskaber i september 2020. Inden for tre måneder havde de påbegyndt udrulningen af Exflow til de resterende datterselskaber og 12 konsulentenheder. Den vellykkede udrulning blev opnået ved effektiv forandringsledelse gennem konstant kommunikation og samarbejde med ledelsen via klasseværelses- og en-til-en-træning, ud over en intern helpdesk-support. Ken Chan, Finance Projects Manager hos ALPA, forklarer, at “medarbejdernes første reaktion var positiv, og folk var begejstrede for indførelsen af ExFlow”. Med et tydeligt behov for at forbedre deres tidskrævende kreditorprocesser var
‘s økonomiteam hurtige til at tilpasse sig forandringen og så frem til at se resultaterne.

EN INNOVATIV, GENNEMSIGTIG OG PAPIRLØS FREMTID

Siden indførelsen af ExFlow har ALPA oplevet en reduktion på “mindst 50 procent” i den tid, det tager at bogføre fakturaer. Disse tidsbesparelser har gjort det muligt for en fuldtidsansat økonomimedarbejder
at reducere sin arbejdstid med 37 procent, og teamet er nu i stand til at udføre flere analytiske opgaver for at få forretningen til at vokse. “Hvis jeg skulle beskrive ExFlow med tre ord, ville det
være innovativ, gennemsigtig og papirløs”, siger Ken.

ALPA IMPLEMENTEREDE EXFLOW TIL MICROSOFT D365 FINANCE & OPERATIONS OG EXFLOW DATA CAPTURE

• Øget effektivitet og overordnet omkostningskontrol
• Har automatisk overholdelse af lovgivningen
• Færre papirbaserede systemer

ALPA gik live sammen med fire af deres datterselskaber i september 2020. Inden for tre måneder havde de rullet ExFlow ud til yderligere 12.