Bremworth støtter deres tæpper med ExFlow AP Automation

Premium tæppevirksomheden Bremworth beskæftiger over 400 medarbejdere i Australien og New Zealand og har tre produktionsfaciliteter i Auckland, Napier og Whanganui. Som en del af deres digitale transformation til D365 Finance and Operations i 2019 implementerede Bremworth ExFlow for at erstatte deres manuelle kreditorprocesser.

AFSKAFFELSE AF EN MANUEL AP-PROCES

Før ExFlow skulle Bremworths leverandørfakturaer fotokopieres, fyresedler skulle underskrives fysisk, og alt blev administreret i regneark. “Vi var nødt til at gå rundt på kontoret og minde medarbejderne om at udfylde tingene korrekt eller kode dem korrekt. Det var meget manuelt og tidskrævende”, forklarer Trevor Jones, Group IT Manager Efter en anbefaling fra deres Microsoft-partner Fusion5 og efter selv at have evalueret flere andre AP-automatiseringsløsninger valgte Bremworth at implementere ExFlow i deres D365 Finance and Operations-miljø. “Der er mange konkurrerende løsninger i dag, men det faktum, at ExFlow er indbygget i D365 FO, og at man ikke behøver at logge ud og gå ind i et andet eksternt system, var virkelig afgørende for os”, siger Jason Green, D365 Finance and Operations Consultant hos Bremworth.

UDRULNINGEN AF EXFLOW

Bremworth udrullede ExFlow gradvist og begyndte med indenlandske leverandørfakturaer. SignUp havde en konsulent på Bremworths kontor i en uge, hvor de samarbejdede med Fusion5 om at implementere ExFlow. “Vi var lidt bekymrede i starten, men vi arbejdede alle meget tæt sammen, og SignUp gjorde et fantastisk stykke arbejde. Konsulentens viden var fremragende, og projektet kørte ret gnidningsløst”, forklarer Jason. Til at begynde med validerede Bremworths økonomiteam fakturaer manuelt i ExFlow Data Capture, før de blev importeret til D365, men da mange af deres fakturaer kom fra pålidelige leverandører, var Bremworth hurtigt tryg ved at gå over til en mere berøringsfri proces. Efterhånden som medarbejderne blev fortrolige med den nye automatiserede, digitaliserede AP-proces, blev ExFlow snart rullet ud til yderligere to enheder.

EXFLOW-FORDELEN

ExFlow har givet mange håndgribelige fordele som f.eks. at kunne afslutte måneden inden for 3 dage, en opgave, der tidligere tog 1-2 uger. Det har også i høj grad hjulpet økonomiteamet med at nå deres betalings-KPI uden at øge antallet af medarbejdere. Når AP-medarbejdere har forladt organisationen, siger Bremworth faktisk, at de ikke har “travlt med at erstatte dem”. Fordelene ved ExFlow er ikke begrænset til Bremworths AP-team, idet godkendere også nyder godt af en mere effektiv proces, og lagermedarbejdere ikke behøver at flytte rundt på kasser med arkiverede fakturaer. “Effekten af ExFlows hjælp, når vi skal lave en forespørgsel på en faktura, er ret betydelig”, siger Trevor. “Med ExFlow er revisionsprocessen også blevet reduceret, og det er en betydelig omkostningsbesparelse for os.” Trevor Jones, Group IT Manager

EN MODSTANDSDYGTIG FREMTID

Efterhånden som Bremworth tilpasser sig ændringer i markedsforholdene, planlægger de at bruge flere af ExFlows inkluderede funktioner. Da de nylige oversvømmelser i New Zealand forstyrrede Bremworths lokale garnforsyning, måtte virksomheden begynde at importere fra internationale garnfabrikker. For at imødekomme denne uforudsete ændring af forretningsprocesserne har Bremworth planer om at udrulle ExFlows landed cost-modul i den nærmeste fremtid, hvilket udvider de naturlige muligheder i D365FO. “Vores AP-team ville aldrig gå tilbage til at gøre tingene på den lange, besværlige måde”, siger Trevor.