Sådan bruger du Travel & Expense-styring i Dynamics 365 Business Central

At håndtere rejser og udgifter manuelt kan føles som at jonglere med flammende fakler: Det er risikabelt og udmattende, og et forkert træk kan forårsage stor skade. For virksomheder kan det at håndtere disse processer på den gammeldags måde – at jagte kvitteringer, godkende endeløst papirarbejde og holde øje med overholdelse af regler – føre til ineffektivitet, fejl og tabt tid. Men der er en løsning: automatisering din Travel & Expense-styring (T&E) i dit ERP-system. Automatisering forenkler hele rejse- og udlægsprocessen og sikrer, at din virksomhed fortsætter med at køre problemfrit, samtidig med at du sparer tid, reducerer fejl og forbedrer compliance. Microsoft Dynamics 365 Business Central tilbyder stærke økonomistyringsværktøjer og kan suppleres med udvidelsesapps til at løse typiske forretningsbehov, som ikke understøttes af standardplatformen, hvilket muliggør forbedrede automatiserede løsninger til rejse- og udgiftsstyring.

Oversigt over Travel & Expense-styring i Dynamics 365

Håndtering af rejse- og udgiftsrapportering kan være en udfordring, især for virksomheder med mange medarbejdere, der rejser på arbejde. Manuel behandling af udgiftsrapporter, sporing af godkendelser og sikring af overholdelse kan overvælde din økonomiafdeling. For ikke at nævne risikoen for menneskelige fejl i forbindelse med papirkvitteringer, manuel dataindtastning og inkonsekvente godkendelsesprocesser.

Automatisering Rejse- og udgiftsrapportering eliminerer disse problemer. I stedet for at sidde fast i manuelle godkendelser og jagten på manglende kvitteringer giver et automatiseret system medarbejderne mulighed for at indsende udlæg elektronisk, mens lederne godkender dem med blot nogle få klik. Denne automatisering sikrer hurtigere behandlingstider og større nøjagtighed

Gå ind ExFlow-en løsning, der er specialbygget til Dynamics 365 Business Central (såvel som Finance and Operations), der eliminerer besværet med tredjepartsintegrationer. Med ExFlow er alt, hvad du har brug for til at automatisere T&E-processer, allerede indbygget, så du nemt kan tage kontrol over din virksomheds udgiftsstyring.

Selvom Microsoft Dynamics 365 Business Central ikke har en indbygget rejse- og udgiftsstyring betyder det ikke, at Business Central-kunder ikke kan nyde godt af fordelene ved automatisering af rejse- og udgiftsstyring. Lad os dykke ned i, hvordan ExFlow’s løsning til rejse- og udgiftsstyring fungerer, og hvordan du kan udnytte dens muligheder inden for Dynamics 365 Business Central. Fordi ExFlow er indbygget direkte i Business Central, er der ikke behov for tredjepartsintegrationer. Det tilbyder alt, hvad du behøver for at styre udgifter fra dit eksisterende ERP-system, og brugerne kan håndtere alt fra en mobil enhed hvilket betyder, at de ikke engang behøver at få adgang til Business Central, når de er på farten.

De vigtigste udfordringer ved manuel håndtering af udgifter og indtægter	Fordele ved at automatisere T&E med ExFlow
Mistede eller glemte kvitteringer	Kvitteringer gemt digitalt
Tidskrævende manuelle godkendelser	Godkendelser i realtid og optimeret brugeroplevelse med portal- og appadgang
Risiko for menneskelige fejl i dataindtastningen	Automatiseret og præcis datafangst

Opsætning af udgiftsstyring i Dynamics 365 Business Central

Det er nemt at komme i gang med rejse- og udgiftsstyringssoftware i Business Central ved hjælp af ExFlow. Processen omfatter konfiguration af kategorier, opsætning af workflows og definition af brugerroller, alt sammen i Business Central-miljøet.

1. Konfiguration af udgiftskategorier:
Før du går i gang med at indsende udgifter, skal du konfigurere kategorier til at håndtere forskellige typer af udgifter, f.eks. rejser, måltider og logi. Når du konfigurerer dem, får du mulighed for nøjagtig sporing og mere effektiv udgiftsovervågning.

2. Definition af godkendelsesworkflows:
En af fordelene ved at bruge ExFlow er den fleksibilitet, det giver i forhold til at oprette godkendelsesworkflows. Du kan oprette arbejdsgange, der passer til din virksomheds struktur. For eksempel kan mindre udgifter godkendes af linjeledere, mens større udgifter eskaleres til økonomidirektører.

3. Etablering af brugerroller:
Definition af brugerroller sikrer, at medarbejderne kun har adgang til de data, der er relevante for dem. For eksempel kan teammedlemmer indsende deres udgifter, mens ledere fører tilsyn med godkendelser. Denne opsætning hjælper med at strømline dine udgiftsprocesser og sikrer compliance uden behov for eksterne integrationer.

Sådan bruger du rejse- og udgiftsstyring i Dynamics 365

Det er en leg at bruge ExFlow til administration af udgifter i Dynamics 365 Business Central. Medarbejdere kan nemt indsende udgifter, ledere kan godkende dem i realtid, og økonomiafdelingen kan spore alt problemfrit. Her er en oversigt over de vigtigste funktioner:

1. Indsend udgifter på farten:
Medarbejderne kan håndtere hele processen fra deres mobile enheder. De kan f.eks. nemt tage et billede af en kvittering, indtaste kilometertal eller kategorisere udgifter direkte i appen. De kan endda gemme e-mailkvitteringer direkte fra deres e-mailklienter i ExFlow-appen, hvilket sikrer, at ingen vigtige dokumenter går tabt.

2. Kørselsrapportering:
Medarbejderne kan logge deres kørsel direkte i ExFlow-appen. Disse oplysninger sendes derefter til online-godkendelsesportalen, hvor de er klar til gennemgang.

3. Fleksibel registrering og godkendelse:
Kvitteringer kan registreres på mobile enheder og senere færdiggøres på en stationær eller bærbar pc på kontoret. Når de er indsendt, strømlines godkendelsesprocessen via ExFlows online-godkendelsesportal, hvor ledere kan godkende udgifter i realtid fra deres pc, tablet eller telefon. Denne fleksibilitet sikrer, at medarbejdere og godkendere kan håndtere T&E-opgaver, uanset hvor de befinder sig.

4. Automatisk matchning og bogføring:
Når en udgifts- eller kørselsrapport er blevet godkendt, er den automatisk klar til bogføring i Microsoft Dynamics 365 Business Central. Der er ikke behov for yderligere manuel indgriben. Systemet matcher endda kreditkorttransaktioner med kvitteringer, når de ankommer til appen, hvilket sikrer, at alt er nøjagtigt logget uden ekstra indsats.

5. Digital arkivering:
Alle kvitteringer og udgiftsrapporter gemmes i et digitalt arkiv, hvilket gør det nemt for både medarbejdere og ledere at hente ældre dokumenter frem, når der er brug for det. Denne funktion eliminerer kaosset med papirkvitteringer og sikrer, at alt er sikkert og organiseret.

Trin	Funktion
Indsendelse af udgifter	Medarbejdere indsender udgifter via mobil eller computer og vedhæfter kvitteringer
Rapportering af kilometertal	Kørsel logges direkte i appen og er tilgængelig for godkendelse
Godkendelse af udgifter	Ledere kan godkende udgifter via onlineportalen fra enhver enhed
Digital arkivering	Kvitteringer og udgifter gemmes sikkert, så de nemt kan hentes senere

Fordele ved at bruge Expense Management i D365 Business Central

At bruge ExFlow med Dynamics 365 Business Central giver din virksomhed betydelige fordele, især når det drejer sig om at administrere udgifter:

• Øget effektivitet: Med automatiserede workflows kan medarbejderne indsende udgifter hurtigere, og lederne kan godkende dem med det samme. Det reducerer den tid, der bruges på manuelle processer, og giver dit team mere tid til strategiske opgaver.
• Forbedret produktivitet: Medarbejderne bruger mindre tid på kedelig udgiftsrapportering og afstemning, hvilket giver mere tid til indtægtsskabende aktiviteter og strategisk arbejde.
• Øget økonomisk kontrol: Styrket håndhævelse af udgiftspolitikker og bedre synlighed i udgiftsdata giver din virksomhed mulighed for at styre budgetter mere effektivt, hvilket reducerer finansielle risici og øger potentialet for besparelser.
• Forbedret overholdelse: Automatiserede godkendelsesworkflows og foruddefinerede udgiftsgrænser hjælper med at sikre, at udgifterne er i overensstemmelse med din virksomheds politik.
• Indsigt i realtid: ExFlows indbyggede rapporteringsværktøjer giver dine økonomiteams et opdateret overblik over rejseudgifterne, hvilket gør det lettere at overvåge omkostningerne og sikre en nøjagtig budgettering.
• Datadrevne beslutninger: Data i realtid og indsigtsfulde analyser giver dig de oplysninger, der er nødvendige for at forhandle bedre aftaler med leverandører og optimere fremtidig budgetlægning.
• Tilfredshed blandt medarbejderne: Et brugervenligt, tilgængeligt system til håndtering af udgifter kan i høj grad forbedre brugeroplevelsen for dine medarbejdere, hvilket fører til større jobtilfredshed og fastholdelse.
• Fremtidssikring: I takt med at din virksomhed vokser, kan en skalerbar løsning til rejse- og udgiftsstyring tilpasse sig øgede mængder af udgiftsrapporter og skiftende forretningsbehov uden behov for betydelige ekstra investeringer eller ressourcer.
• Omkostningsbesparelser: Strømlinede processer og kontrol af overholdelse af politikker fører til et fald i udgifterne ved at undgå unødvendige udgifter og fange overtrædelser af politikker, før de sker, hvilket sparer virksomheden penge.
  

Ifølge Global Business Travel Association (GBTA) kan virksomheder, der automatiserer T&E-processer, spare mellem 20-30% på rejseomkostningerne på grund af strømlinede arbejdsgange, færre menneskelige fejl og bedre sporing af udgifter.

Med ExFlows automatisering kan virksomheder drage fordel af funktioner som automatisk matchning af kvitteringer med kreditkorttransaktioner, rapportering i realtid og problemfri bogføring i Business Central. Det sikrer, at udgiftshåndteringen ikke bare er nemmere, men også meget mere præcis.

Bedste praksis for effektiv udgiftsstyring i Dynamics 365

For at maksimere fordelene ved ExFlow inden for Dynamics 365 Business Central skal du overveje disse bedste praksisser:

• Gennemgå jævnligt dine udgiftspolitikker: Sørg for, at dine udgiftspolitikker er opdaterede og i overensstemmelse med virksomhedens aktuelle mål.
• Træn medarbejdere og ledere: Regelmæssig træning sikrer, at medarbejdere og ledere kan bruge systemet effektivt og følge retningslinjerne for overholdelse.
• Brug automatiserede notifikationer: Sæt ExFlow op til at sende meddelelser i realtid til ledere om godkendelser eller opfølgninger.
• Overvåg udgiftsmønstre: Regelmæssig gennemgang af udgiftsrapporter hjælper med at identificere muligheder for omkostningsbesparelser og områder for forbedret effektivitet.
• Udnyt de mobile muligheder: Opfordr medarbejderne til at bruge ExFlows mobil-app til at indhente kvitteringer, registrere kørsel og indsende udgifter på farten. Det sikrer, at processen er både hurtig og effektiv, uanset hvor medarbejderne befinder sig.

Konklusion

Manuelle rejse- og udgiftsstyringsprocesser kan trække din virksomhed ned med ineffektivitet og fejl. Ved at automatisere disse processer med ExFlow kan du strømline udgiftsrapportering, reducere behandlingstiden og sikre overholdelse – alt sammen fra Dynamics 365 Business Centraluden behov for tredjepartsintegrationer. Evnen til at håndtere T&E-processer fra enhver enhed, kombineret med godkendelser i realtid og et digitalt arkiv gør ExFlow til den ultimative løsning for virksomheder, der ønsker at automatisere deres rejse- og udgiftsstyring. Med ExFlow vil din virksomhed få kontrol over sine udgifter, øge produktiviteten og spare omkostninger i det lange løb.

Hvis du er klar til at tage din T&E-styring til næste niveau, så overvej at integrere ExFlow for at forenkle dine processer og få større kontrol over din virksomheds udgifter. For mere information om, hvordan ExFlow kan gavne din virksomhed læs mere her.