L’automazione degli AP e l’abbinamento degli ordini d’acquisto favoriscono l’efficienza del gruppo scandinavo di sanitari – BLS Industries

BLS Industries è un’azienda leader nel settore dei prodotti sanitari e uno dei maggiori produttori scandinavi di sanitari per bagno e cucina.

Contesto

BLS Industries possiede una serie di marchi leader nel settore sanitario, tra cui JAFO, Purus, Unidrain e Trio Perfekta. Il gruppo opera principalmente in Svezia, Danimarca, Finlandia, Norvegia e Regno Unito. È presente anche in altri paesi e attualmente si sta espandendo in nuovi mercati al di fuori della Scandinavia.

I principali segmenti di prodotto del gruppo sono: canalette per pavimenti, canali per pavimenti, sistemi di scarico per interni, interni in acciaio inox e sanitari in acciaio inox. Il gruppo è composto da 14 aziende in cinque paesi e utilizza ExFlow per Microsoft Dynamics AX 2012 per ottimizzare la gestione delle fatture.

BLS Industries serve i suoi quattro marchi e le loro aziende da un deposito logistico centrale a Ystad che elabora circa 10.000 file di ordini e spedisce 600.000 articoli ogni mese, sempre con un’elevata precisione di consegna. Il deposito dispone di oltre 3.000 prodotti che possono essere consegnati il giorno stesso o il giorno successivo in Svezia e all’estero.

La gestione delle fatture in BLS Industries era un processo manuale che richiedeva molto tempo, con conseguenti scarsi controlli, avvisi di pagamento in ritardo e molte ore sprecate a cercare pezzi di carta. Il processo di base prevedeva che una fattura arrivasse all’ufficio dell’azienda a Lund e venisse inoltrata a Ystad per la registrazione prima di essere rispedita a Lund per l’autorizzazione.

A volte i fornitori inviano le fatture all’azienda sbagliata. ExFlow rileva immediatamente questi errori, reindirizzando la fattura alla fonte giusta e consentendo l’autorizzazione con un solo clic.

“ExFlow non solo ha snellito il nostro flusso di lavoro, ma ci ha anche fornito una supervisione che prima ci mancava. Oggi abbiamo una persona nella nostra organizzazione centrale che dedica un’ora al giorno all’elaborazione di 18.000 fatture all’anno per 12 aziende. La stessa persona prima amministrava manualmente un’azienda a tempo pieno. I numeri parlano da soli”.

 

“ExFlow è senza dubbio la migliore soluzione di automazione dei processi di pagamento per gli utenti di Dynamics AX perché è completamente integrata nel sistema ERP. L’utilizzo di un sistema integrato presenta diversi vantaggi. Dal punto di vista della sicurezza, non vuoi che qualcuno estragga i dati dal tuo sistema ERP, li modifichi e poi li carichi di nuovo”.

Fredrik Holmberg, Responsabile IT di BLS Industries

ExFlow e Microsoft Dynamics AX

Fredrik ha una vasta esperienza in Microsoft Dynamics AX. Prima di diventare IT Manager presso BLS Industries, ha trascorso 15 anni come consulente AX.

Durante il processo di approvvigionamento, sono stati presi in considerazione altri sistemi. Il direttore finanziario ha persino chiesto una soluzione della concorrenza utilizzata in uno dei suoi precedenti datori di lavoro. Ma quando Fredrik ha presentato le sue argomentazioni, la scelta è stata ovvia.

“ExFlow è senza dubbio la migliore soluzione EFH se lavori in Dynamics AX”, afferma Fredrik. “È integrata nel sistema ERP. L’utilizzo di un sistema integrato offre numerosi vantaggi.”

Dal punto di vista della sicurezza, non vuoi che qualcuno estragga i dati dal tuo sistema ERP, li modifichi e poi li carichi di nuovo.

Un sistema integrato evita anche gli aggiornamenti dipendenti dal tempo, che creano incertezza sull’accuratezza dei dati mostrati nel sistema. Per un’azienda delle dimensioni di BLS Industries, possono verificarsi notevoli discrepanze a seconda che i dati vengano mostrati in tempo reale, come in ExFlow, o sincronizzati con un certo ritardo.

“Oggi abbiamo una persona nella nostra organizzazione centrale che dedica un’ora al giorno all’elaborazione di 18.000 fatture all’anno per 12 aziende. La stessa persona prima amministrava manualmente un’azienda a tempo pieno. I numeri parlano da soli”.

Fredrik Holmberg, Responsabile IT di BLS Industries

Implementazione senza problemi

L’implementazione di ExFlow è iniziata con l’azienda più “difficile” del gruppo, quella con il maggior numero di transazioni e il più alto flusso di pagamenti. Il processo, inizialmente previsto per tre mesi, prevedeva l’aggiunta di fornitori uno alla volta per garantire che tutto funzionasse come doveva. Il piano iniziale prevedeva l’attivazione di 1-2 aziende al mese, ma il processo è andato così bene che dopo 10 settimane erano già operative 12 aziende, di cui due da Danimarca e Norvegia e una dalla Finlandia.

Abbinamento automatico degli ordini di acquisto

BLS Industries è un produttore che si rifornisce di oltre 13.000 articoli da diversi fornitori. Cercare di verificare manualmente ogni fattura rispetto all’ordine di acquisto è estremamente inefficace e dà facilmente adito a errori.

ExFlow prende le informazioni direttamente dal database AX dell’azienda, consentendo al sistema di abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto fino a livello di riga. In passato, una fattura di un grande fornitore poteva richiedere un’ora o due di lavoro investigativo.

L’ottimizzazione della corrispondenza degli ordini di acquisto a livello di linea è ora una delle priorità di BLS Industries, che cerca di automatizzare ulteriormente la gestione degli ordini di acquisto e delle fatture.

Guadagni inaspettati

L’automazione della contabilità fornitori fa risparmiare all’acquirente 1-2 ore alla settimana di amministrazione. In passato si stampavano le fatture, si allegavano le bolle di consegna e gli ordini di acquisto e poi si mettevano in un raccoglitore. Ora si fa tutto in digitale. Se un acquirente ha bisogno di tornare indietro e controllare qualcosa, può accedere ai dati da altre parti del sistema con un paio di clic invece di dover spulciare i raccoglitori.

È facile concentrarsi sul personale addetto alla contabilità quando si parla dei meriti del sistema. Ma come ha scoperto BLS Industries, la vita diventa molto più semplice anche per chi occupa altre posizioni.

Ad esempio, tutti possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno senza passare dal reparto contabilità, poiché il quadro completo delle fatture è disponibile da una serie di moduli Dynamics AX diversi, come acquisti, immobilizzazioni e progetti.

Il prossimo passo

L’approvazione automatica è un’opzione che attiveremo sempre di più. Se la merce ricevuta corrisponde alla fattura, non c’è bisogno di un’elaborazione manuale. Queste possibilità danno luogo a ulteriori vantaggi, consentendo al personale della contabilità di abbandonare le vecchie procedure e di concentrarsi invece su nuovi modi per essere più efficienti.

“Ora vengono da me a chiedermi perché non possiamo automatizzare di più o attivare questo o quel fornitore”, sorride Fredrik.