La nouvelle procédure d’approbation avec ExFlow a été un tournant pour Norlys

Un processus qui prenait une semaine entière par mois pour le contrôleur de crédit de Norlys a été réduit à presque rien grâce à ExFlow. Le système n’a pas seulement fait une énorme différence pour l’équipe des créanciers de Norlys, mais pour l’ensemble de l’entreprise.

TROIS SYSTÈMES ERP ONT ÉTÉ COMBINÉS

En 2023, avec plusieurs fusions d’entreprises dans un laps de temps très court, le groupe Norlys a dû fusionner 3 systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) en un seul. Le spécialiste des finances du groupe a transféré 25 entreprises de tailles diverses, chacune d’entre elles passant de son propre système de facturation à un système unifié.

La tâche était énorme.

Dans le cadre d’une analyse approfondie, ExFlow a été choisi comme solution d’automatisation des comptes fournisseurs pour gérer le système de facturation automatique des fournisseurs pour l’ensemble du groupe d’entreprises.

« Nous avons pu rationaliser l’un de nos processus dans ExFlow à tel point que notre contrôleur de crédit, qui consacrait une semaine entière de chaque mois à cette tâche particulière, ne rencontre désormais la facture que lorsqu’elle doit être approuvée. La facture est automatiquement traitée. J’étais aux anges« 

Monica Kousgaard Franck, spécialiste des applications financières chez Norlys.

LE PROCESSUS LOURD S’EST TRANSFORMÉ EN UN PROCESSUS RAPIDE ET FACILE

« Auparavant, notre service comptable voyait souvent la même facture jusqu’à trois fois, ce qui était fastidieux. Depuis que nous utilisons ExFlow, nous pouvons décider nous-mêmes si nous voulons ou non revoir une facture. Nous pouvons l’arrêter dans le formulaire d’importation, l’arrêter dans le contrôle a posteriori ou la laisser passer directement. Cela a été un tournant pour nous, car nous pouvons maintenant le contrôler nous-mêmes en tant que comptables de crédit, et il n’est pas nécessaire de faire appel à un développeur informatique. C’est excellent », déclare Monica.

LES FACTURES PEUVENT DÉSORMAIS ÊTRE APPROUVÉES EN COURS DE ROUTE

Les employés des différentes sociétés du groupe Norlys proviennent d’un système AX dans lequel ils doivent accéder à plusieurs systèmes et comptes pour approuver leurs factures.

« Avec ExFlow, le personnel peut simplement cliquer et tout approuver dans toutes les entreprises. Ceux qui utilisent déjà le système apprécient de pouvoir être en déplacement et d’approuver les factures via un téléphone ou une tablette. Cela a eu un impact significatif et nous a permis de rationaliser considérablement notre processus d’approbation », explique Monica.

UN SYSTÈME INTUITIF POUR TOUS

Il était également essentiel pour Norlys qu’ExFlow soit un système intuitif que tous les employés peuvent facilement utiliser, tout en étant capable de gérer des flux de travail complexes.

« Chez Norlys, nous avons beaucoup de règles et de contrôles, ce qui exige beaucoup d’un système. Désormais, l’équipe des créanciers peut contrôler le niveau d’automatisation pour chaque facture. En même temps, le système est très intuitif, et c’est aussi le retour que nous avons reçu lorsque nous avons lancé ExFlow – les employés l’ont trouvé très facile à utiliser.

L’ENSEMBLE DE L’ENTREPRISE RESSENT LA DIFFÉRENCE

« C’est une chose de rationaliser le flux de travail pour l’équipe des créanciers, mais si vous avez 1 000 employés qui doivent approuver des factures, le système fait une énorme différence pour eux aussi. Ce nouveau processus d’approbation est devenu un avantage pour l’ensemble de l’entreprise.

« C’est également très agréable d’avoir notre partenaire d’implémentation, Camilla de SignUp Software, en arrière-plan, de bénéficier d’un excellent service et de pouvoir lui envoyer un e-mail à tout moment pour recevoir des conseils utiles« 
Monica Kousgaard Franck, spécialiste des applications financières chez Norlys.