La transformation d’Alliance Pharma avec ExFlow

SUCCÈS TRANSFORMATEUR – ADOPTION DE LA SOLUTION EXFLOW

En 2022, Alliance a entrepris d’améliorer ses processus d’automatisation de la comptabilité fournisseurs (CF). Confrontée à des défis en termes d’efficacité et de convivialité de sa solution précédente, Alliance a cherché une alternative supérieure. ExFlow, une solution d’automatisation des comptes fournisseurs de SignUp Software, a été conçue pour rationaliser les opérations et optimiser l’expérience des utilisateurs.

La solution des CF précédente d’Alliance ne répondait pas à ses besoins évolutifs, en raison de processus manuels fastidieux et d’un manque de visibilité sur les flux de travail d’approbation. L’entreprise a reconnu l’importance d’un système plus efficace et plus convivial, ce qui l’a amenée à explorer d’autres solutions. Alliance a choisi ExFlow pour révolutionner ses processus d’affaires, grâce à sa réputation d’améliorer le contrôle et l’efficacité et de réaliser des économies substantielles.

L’EFFICACITÉ REDÉFINIE

Les rôles et les responsabilités liés à la mise en œuvre d’ExFlow ont été clairement définis dès le début du processus de transition, ce qui a permis d’assurer une collaboration sans faille. L’équipe de SignUp a joué un rôle central dans la configuration d’ExFlow, tout en entretenant un dialogue permanent avec Alliance au sujet des solutions de clarification et de processus. Cela a permis d’assurer une transition en douceur et une intégration efficace d’ExFlow dans les opérations d’Alliance. SignUp a surveillé le processus de mise en œuvre et a recueilli des observations précieuses tout au long du processus. L’engagement proactif de Mike Kilmister, Finance Business Systems Manager d’Alliance, et d’Andrew Franklin, CFO de la société, a contribué de manière significative à la réussite du projet. La solution a non seulement répondu aux attentes d’Alliance, mais les a dépassées.

LA GESTION DU CHANGEMENT

L’un des principaux défis de la mise en œuvre d’un système est d’amener les utilisateurs finaux à accepter le changement. L’interface conviviale d’ExFlow a relevé ce défi de front, ce qui a joué un rôle essentiel dans son succès. La conception intuitive intégrée à Microsoft D365FO a assuré une transition en douceur pour les utilisateurs finaux, permettant l’acceptation et l’enthousiasme pour la nouvelle solution. Alliance a été très structurée dans son approche des tests et s’est assurée que les utilisateurs savaient à quoi s’attendre lorsqu’ils commençaient à utiliser ExFlow.

« Du point de vue de l’utilisateur, si vous arrivez à le faire progresser, vous avez résolu 90 % du problème. Notre département des CF a été très satisfait des gains d’efficacité et ExFlow est un système facile à utiliser, et je considère cela comme une victoire. » – Andrew Franklin, directeur financier, Alliance Pharmaceuticals

MAÎTRISER LES PROCESSUS FINANCIERS

L’impact d’ExFlow sur le processus d’approbation des factures d’Alliance a été remarquable. Avec ExFlow en place, l’approbation des factures est devenue beaucoup plus rapide et efficace. Les flux de travail rationalisés et l’interface conviviale ont contribué à un processus transparent, réduisant le temps et les efforts requis pour les approbations.

« Nous disposons désormais d’un meilleur contrôle et d’une plus grande visibilité tout au long du processus. À tel point que l’un de nos utilisateurs nous a dit : « C’est tellement simple à utiliser que je me demande si je n’oublie rien ! – Mike Kilmister, responsable des systèmes de gestion financière, Alliance Pharmaceuticals

SUCCÈS DÉVOILÉ – METTRE LA BARRE POUR L’EXCELLENCE DE LA MISE EN ŒUVRE.

Le succès découle de l’expérience, des qualifications, des connaissances, des ressources et de la planification – des éléments que SignUp et Alliance ont exploités efficacement tout au long du processus de mise en œuvre. Il était clair que les deux entreprises connaissaient bien leurs rôles et leurs responsabilités, ainsi que l’aspect que devrait revêtir l’environnement des CF amélioré, et qu’elles avaient une compréhension approfondie des diverses éventualités qu’elles devaient prévoir au moment de la mise en service. Toutes les personnes impliquées étaient bien préparées au début de la mise en œuvre. Cela a permis d’établir une approche constructive et orientée vers la recherche de solutions lors des réunions de clarification.

La réussite d’Alliance Pharma témoigne des efforts de collaboration entre Alliance, SignUp Software et leurs équipes de projet dévouées. Le chemin parcouru depuis l’identification des défis jusqu’à la mise en œuvre d’une solution montre le pouvoir de transformation d’ExFlow dans l’optimisation des processus financiers, atteignant ainsi les objectifs d’Alliance Pharma avec un succès exceptionnel.