Pourquoi votre organisation devrait-elle adopter la facturation électronique ?

Vous cherchez peut-être des moyens d’améliorer votre efficacité, de réduire vos coûts et de rationaliser vos opérations financières. La facturation électronique est l’une des solutions qui a le plus progressé ces derniers temps, et ce pour de bonnes raisons.

Mais qu’est-ce que c’est exactement, comment cela fonctionne-t-il et pourquoi votre organisation devrait-elle envisager de l’adopter ? Explorons le concept de la facturation électronique, ses avantages, les processus qu’elle implique, ainsi que les mandats et les exigences qui lui sont associés. Bientôt, vous comprendrez clairement pourquoi la facturation électronique est une nécessité pour les entreprises de toutes tailles, y compris la vôtre.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

En termes simples, il s’agit du processus d’émission, de transmission et de réception de factures au format numérique. Contrairement aux factures papier traditionnelles, les factures numériques sont créées, envoyées et reçues électroniquement, ce qui élimine la nécessité d’une manipulation manuelle et réduit le risque d’erreurs. La facturation électronique implique l’utilisation de logiciels et de plateformes spécialisés qui facilitent l’ensemble du processus de facturation, de la création au paiement.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, souvent utilisée de manière interchangeable avec la facturation électronique, fait spécifiquement référence à la présentation électronique des informations de facturation aux clients. Alors que la facturation électronique couvre l’ensemble du processus de facturation, la facturation électronique se concentre sur la remise de la facture à vos clients par voie électronique, souvent par le biais d’un courrier électronique ou d’un portail web. Ces deux concepts visent à améliorer l’efficacité, la précision et la transparence du processus de facturation.

À propos du processus de facturation électronique

Le processus comprend plusieurs étapes clés, toutes conçues pour rationaliser et automatiser vos flux de facturation :

1. Création de factures: Les factures sont générées à l’aide d’un logiciel spécialisé, qui peut alimenter automatiquement les données de la facture à partir de vos dossiers existants.
2. Transmission des factures: Les factures sont transmises électroniquement au destinataire, généralement par courrier électronique ou par un portail web sécurisé.
3. Approbation des factures: Les destinataires examinent et approuvent les factures par voie électronique à l’aide d’un logiciel d’approbation des factures.
4. Paiement des factures: Les paiements sont traités électroniquement et fusionnent avec vos systèmes de facturation électronique afin de garantir des paiements précis et en temps voulu.
5. Archivage des factures: les factures électroniques sont stockées électroniquement, ce qui permet de les retrouver et de les vérifier facilement et efficacement.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

• Économies de coûts: La facturation électronique réduit les coûts liés au papier, à l’impression et à l’affranchissement. Selon la Rapport Billentis selon lequel les entreprises peuvent économiser jusqu’à 80 % de leurs coûts de facturation en passant à la facturation électronique.
• Paiements plus rapides: Les factures électroniques sont délivrées instantanément, ce qui réduit le temps de traitement et de paiement des factures. Cela améliore le flux de trésorerie et réduit le délai de recouvrement des créances (DSO).
• Amélioration de la précision: L’automatisation de la saisie des données minimise les erreurs humaines, ce qui se traduit par des factures plus précises et moins de litiges.
• Efficacité accrue: La facturation électronique rationalise le processus de facturation, réduisant le temps et les efforts nécessaires à la gestion manuelle des factures.
• Impact sur l’environnement: En éliminant les factures papier, votre organisation peut réduire de manière significative son empreinte environnementale.

Intégration du système comptable

L’intégration de votre système de facturation numérique à votre système comptable peut grandement améliorer la gestion financière. Cette intégration permet une circulation fluide des données entre les fonctions de facturation et de comptabilité, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et le risque d’erreurs. Elle permet également un suivi et un reporting financier en temps réel, offrant à votre organisation un meilleur contrôle de sa trésorerie et de sa santé financière.

• Rapprochement automatisé: La facturation électronique intégrée à un logiciel de comptabilité permet de rapprocher automatiquement les factures et les paiements, ce qui réduit la nécessité d’une intervention manuelle.
• Conformité: Les systèmes intégrés garantissent que vos pratiques de facturation sont conformes aux réglementations en vigueur en appliquant automatiquement les taux d’imposition nécessaires et en tenant les registres à jour.
• Des audits simplifiés: Lorsque toutes les données de facturation sont stockées électroniquement et intégrées dans votre système comptable, les audits sont plus simples et prennent moins de temps.

Gestion électronique des factures

Une gestion électronique efficace des factures implique l’utilisation de solutions numériques pour gérer l’ensemble du cycle de vie d’une facture. Il s’agit notamment de :

• Génération automatisée de factures: Les factures sont générées automatiquement sur la base de modèles prédéfinis et de données provenant de vos systèmes ERP.
• Suivi en temps réel: Votre organisation peut suivre l’état des factures en temps réel, ce qui garantit la transparence et la responsabilité.
• Traitement intégré des paiements: Les systèmes de facturation électronique peuvent s’intégrer aux passerelles de paiement, facilitant ainsi le paiement électronique des factures.
• Conformité et archivage: les solutions automatisées garantissent la conformité aux exigences réglementaires et permettent un stockage sécurisé et à long terme des factures à des fins d’audit.

Tout sur les mandats de facturation électronique

De nombreux pays ont mis en place des mandats pour normaliser et promouvoir l’adoption de la facturation électronique. Ces mandats obligent les entreprises à soumettre leurs factures par voie électronique aux autorités gouvernementales ou à leurs partenaires commerciaux. Par exemple, l’Union européenne a introduit la norme européenne pour la facturation électronique, tandis que des pays comme l’Italie et l’Inde ont mis en place leurs propres réglementations spécifiques.

Où la facturation électronique est-elle utilisée dans le monde ?

Le cheminement vers l’automatisation des factures varie considérablement d’une région à l’autre. L’Europe et l’Amérique latine sont les précurseurs avec des cadres réglementaires complets et une adoption généralisée. La région APAC progresse fortement, plusieurs pays ayant adopté des cadres normalisés tels que Peppol. L’Amérique du Nord rattrape son retard, en particulier dans le secteur privé, tandis que le Moyen-Orient et l’Afrique n’en sont qu’aux premiers stades, mais affichent des développements prometteurs.

EMEA (Europe, Moyen-Orient et Afrique)

L’Europe

Adoption et utilisation : L’Europe est un leader mondial dans l’adoption de la facturation numérique, grâce à des cadres réglementaires solides et à des mandats gouvernementaux. L’Union européenne (UE) a mis en œuvre la norme européenne, rendant les factures électroniques obligatoires pour les transactions B2G (Business-to-Government). De nombreux États membres de l’UE ont étendu ces exigences aux transactions B2B (Business-to-Business).

Développement : L’UE continue de développer son infrastructure de facturation électronique, dans le but d’assurer l’interopérabilité et la fluidité des transactions transfrontalières. La Commission européenne soutient diverses initiatives visant à promouvoir la facturation électronique et à rationaliser les déclarations fiscales.

En tête de peloton :

• L’Italie: L’un des premiers pays à imposer la facturation électronique pour toutes les transactions, y compris B2B et B2C (Business-to-Consumer).
• Espagne: Adoption massive avec obligation pour les transactions B2G et extension aux transactions B2B.
• France: Vers des processus B2B obligatoires d’ici 2024.

Moyen-Orient

Adoption et utilisation : le Moyen-Orient adopte progressivement la facturation électronique, plusieurs pays mettant en œuvre ou prévoyant de mettre en œuvre certaines réglementations.

Développement : Les efforts se concentrent sur la modernisation des systèmes fiscaux et l’amélioration de la conformité. L’Arabie saoudite et les Émirats arabes unis ouvrent la voie avec des cadres réglementaires.

En tête de peloton :

• Arabie Saoudite: Mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions à partir de décembre 2021.
• ÉMIRATS ARABES UNIS: Le pays suit de près l’évolution de la situation et prévoit d’adopter des réglementations similaires dans un avenir proche.

Afrique

Adoption et utilisation : L’adoption en Afrique n’en est qu’à ses débuts, certains pays explorant des solutions numériques pour améliorer la collecte des impôts et réduire la fraude.

Développement : Des projets pilotes et des collaborations régionales contribuent à mettre en place l’infrastructure nécessaire à une adoption plus large.

En tête de peloton :

• Afrique du Sud: Leader dans l’adoption de processus avec des initiatives visant à moderniser l’administration fiscale.

APAC (Asie-Pacifique)

Adoption et utilisation : la région APAC présente des niveaux d’adoption variés. Des pays comme l’Australie et la Nouvelle-Zélande ont fait des progrès significatifs, tandis que d’autres n’en sont qu’aux premiers stades de la mise en œuvre.

Développement : Les gouvernements de la région développent des cadres de facturation numérique afin d’améliorer l’efficacité des entreprises et la conformité fiscale. L’interopérabilité transfrontalière est un domaine clé.

En tête de peloton :

• Australie: a adopté le cadre Peppol pour la facturation électronique, en la rendant obligatoire pour les transactions B2G et en l’encourageant pour les transactions B2B.
• Nouvelle-Zélande: Semblable à l’Australie, elle utilise également le réseau Peppol.
• Singapour: mise en place d’un réseau national de facturation électronique conforme à la norme Peppol.
• Inde: Facturation électronique obligatoire pour les entreprises dépassant un certain seuil de chiffre d’affaires, avec des projets d’extension de la couverture.

Les Amériques

Amérique du Nord

Adoption et utilisation : En Amérique du Nord, l’adoption se développe, en particulier parmi les grandes entreprises et les entités gouvernementales. Les États-Unis et le Canada progressent, mais ne disposent pas d’un cadre réglementaire unifié.

Développement : Des efforts sont en cours pour normaliser les processus et promouvoir leur adoption par les PME (petites et moyennes entreprises).

En tête de peloton :

• États-Unis: La facturation électronique est de plus en plus utilisée dans les secteurs public et privé, bien qu’elle ne soit pas encore obligatoire.
• Le Canada: Promouvoir le processus par le biais d’initiatives telles que les solutions de facturation électronique de l’Agence du revenu du Canada.

Amérique latine

Adoption et utilisation : L’Amérique latine est un leader mondial en matière d’adoption de la facturation électronique, grâce à des mandats gouvernementaux stricts visant à réduire l’évasion fiscale et à améliorer l’efficacité.

Développement : Les pays de cette région disposent d’infrastructures de facturation électronique avancées, avec des rapports en temps réel aux autorités fiscales.

En tête de peloton :

• Brésil: Ce pays a été le premier à mettre en place ce processus en imposant des exigences obligatoires à toutes les entreprises.
• Mexique: Mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire, connue sous le nom de CFDI, pour toutes les transactions.
• Chili: L’un des premiers pays à avoir adopté la facturation électronique, désormais obligatoire pour toutes les entreprises.
• Argentine: un système complet est déjà en place, obligatoire pour toutes les transactions.

Pour plus d’informations sur la conformité de la facturation électronique au niveau mondial, veuillez consulter le rapport de KPMG : Mandats de facturation électronique et de reporting numérique au niveau mondial

Ce que vous devez savoir sur les exigences

Pour se conformer à la facturation électronique, votre entreprise doit respecter des exigences spécifiques :

• Formats normalisés: Les factures doivent être générées dans des formats normalisés tels que XML ou PDF/A-3.
• Signatures numériques: Dans certaines juridictions, les factures doivent comporter des signatures numériques pour en garantir l’authenticité et l’intégrité.
• Champs de données: Les factures doivent contenir des champs de données spécifiques, notamment des informations fiscales, des numéros de facture et des conditions de paiement.
• Transmission sécurisée: Les factures doivent être transmises de manière sécurisée afin d’éviter tout accès non autorisé ou toute falsification.

Types de factures

Il existe différents types de factures que votre entreprise peut rencontrer dans le processus électronique :

• Factures standard: Factures traditionnelles émises pour des biens ou des services fournis.
• Notes de crédit: Elles sont émises pour corriger ou réduire le montant d’une facture émise précédemment.
• Mémos de débit: Elles sont émises pour augmenter le montant d’une facture déjà émise.
• Factures pro forma: Factures préliminaires envoyées avant la livraison finale des biens ou des services.

Factures récurrentes: émises pour des services ou des abonnements en cours, sur une base régulière.

Facturation manuelle

Malgré les avantages de la facturation électronique, certaines entreprises continuent de recourir à la facturation manuelle. La facturation manuelle implique la création, l’impression et l’envoi de factures papier. Ce processus prend du temps, est sujet à des erreurs et entraîne souvent des retards et des coûts plus élevés. Les étapes de la facturation manuelle sont généralement les suivantes :

1. Création de factures: La saisie manuelle des données dans un modèle de facture, qui peut être sujette à des erreurs humaines.
2. L’impression: L’impression de la facture, qui engendre des coûts pour le papier, l’encre et l’entretien du matériel d’impression.
3. Envoi postal: L’envoi de la facture par les services postaux, ce qui augmente les coûts d’affranchissement et les délais de livraison.
4. Traitement des paiements: Attendre que le destinataire traite manuellement la facture et envoie un paiement, souvent par chèque ou par virement bancaire manuel.
5. Tenue des dossiers: Le classement et le stockage des copies papier des factures, qui peuvent prendre de la place et être difficiles à gérer et à retrouver.

Ces processus manuels peuvent entraîner de nombreuses inefficacités :

• Chronophage: Chaque étape du processus de facturation manuelle demande beaucoup de temps et d’efforts, de la saisie des données à l’envoi et à l’archivage.
• Risque d’erreurs: Les erreurs humaines dans la saisie des données et les calculs peuvent entraîner des litiges sur les factures et des retards de paiement.
• Coûts élevés: Les coûts associés à l’impression, à l’affranchissement et au stockage s’accumulent au fil du temps, ce qui a un impact sur vos résultats.
• Paiements retardés: La facturation manuelle entraîne souvent des cycles de paiement plus longs, ce qui affecte votre trésorerie et votre fonds de roulement.

Impact sur l’environnement: L’utilisation de papier et le stockage physique contribuent à la dégradation de l’environnement.

Aspect	Facturation Manuelle	Facturation Électronique
Coût	Élevé (impression, affranchissement)	Faible (traitement numérique)
Vitesse	Lente (envoi postal)	Rapide (livraison électronique instantanée)
Précision	Sujette aux erreurs	Haute précision (données automatisées)
Impact environnemental	Élevé (consommation de papier)	Faible (dématérialisé)
Efficacité	Chronophage	Optimisé et automatisé

Le passage à la facturation électronique peut éliminer ces inefficacités et offrir des améliorations significatives en termes de précision et de rapidité. Par exemple, la mise en œuvre d’une solution de facturation électronique robuste comme ExFlow peut automatiser l’ensemble du processus de facturation, de la création à l’approbation et au paiement. Cela permet non seulement de réduire le temps et les coûts associés à la facturation manuelle, mais aussi de garantir la conformité avec les exigences réglementaires et d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale.

Logiciels et solutions

Pour mettre en œuvre la facturation électronique de manière efficace, votre organisation a besoin de logiciels et de solutions fiables. Parmi les systèmes les plus répandus, citons

• ExFlow: une solution de traitement électronique des factures qui automatise les flux de travail d’approbation des factures et qui est intégrée à MS D365 F&O et Business Central.
• MSInvoice: Une solution de facturation basée sur le cloud qui s’intègre parfaitement à Microsoft Dynamics 365 (E-invoices D365).
• Facturation Microsoft: Partie intégrante de Microsoft Office 365, offrant une création et une gestion de factures simples et efficaces.
• Facturation en nuage: Plateformes de facturation basées sur l’informatique en nuage qui offrent évolutivité, accessibilité et mises à jour en temps réel.

Ces solutions de facturation électronique offrent des fonctionnalités telles que la génération automatisée de factures, l’approbation électronique des factures, le suivi en temps réel et le stockage sécurisé, ce qui en fait des outils indispensables pour les entreprises modernes.

Fonctionnalité	MSInvoice	ExFlow	Microsoft Invoicing	Facturation Cloud
Intégration avec l’ERP	Oui (D365)	Oui	Oui	Oui
Génération automatisée de factures	Oui	Oui	Oui	Oui
Approbation électronique des factures	Oui	Oui	Oui	Oui
Suivi en temps réel	Oui	Oui	Oui	Oui
Stockage sécurisé	Oui	Oui	Oui	Oui

Pour obtenir des informations plus détaillées sur une solution robuste et leader sur le marché, envisagez d’explorer la facturation électronique ExFlow.

Comment faire fonctionner la facturation électronique dans mon entreprise ?

Le passage à la facturation numérique est plus qu’une simple tendance ; il s’agit d’un mouvement stratégique vers plus d’efficacité, d’économies et de précision dans les opérations financières. En tirant parti de logiciels et de solutions de pointe, votre organisation peut rationaliser ses processus de facturation, garantir la conformité avec les mandats et bénéficier de paiements plus rapides. Les avantages de l’automatisation sont évidents et les entreprises qui adoptent cette technologie seront bien placées pour prospérer dans l’économie numérique.

En bref, le traitement automatisé des factures offre une multitude d’avantages qui peuvent transformer la façon dont votre organisation gère les factures. Des économies aux paiements plus rapides en passant par une plus grande précision, les avantages sont indéniables. Alors que de plus en plus de pays imposent la facturation électronique, le fait de prendre de l’avance en adoptant des solutions de facturation électronique permettra à votre entreprise de rester conforme et compétitive. Adoptez l’avenir de la facturation dès aujourd’hui et libérez le potentiel de la facturation numérique pour votre entreprise.

Pour de plus amples informations sur la facturation électronique, vous pouvez consulter d’autres sources telles que :

• Rapport Billentis
• Rapport de la Commission européenne
• Aperçu de la facturation électronique Microsoft