Le seul guide complet sur l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) dont vous avez besoin dès maintenant

Dans la plupart des opérations commerciales, vous savez déjà que l’efficacité est reine. L’un des domaines les plus critiques où votre entreprise peut (et doit !) rationaliser ses opérations est celui des comptes fournisseurs (CF). L’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs vous permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi de réduire les erreurs et d’améliorer votre gestion financière globale. Ce guide complet vous présentera tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation des comptes fournisseurs, de la définition des comptes fournisseurs à l’exploration des dernières solutions d’automatisation des comptes fournisseurs, en passant par la compréhension des raisons pour lesquelles l’automatisation de vos processus de comptes fournisseurs est vraiment la voie à suivre.

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseurs ?

Les comptes fournisseurs (CF) désignent l’argent que votre entreprise doit à vos vendeurs et fournisseurs pour des biens ou des services reçus mais non encore payés. Ce passif représente un élément essentiel du bilan de votre entreprise et reflète vos obligations à court terme. Une bonne gestion des comptes fournisseurs est essentielle pour maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et assurer le bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement.

Pourquoi l’automatisation de votre processus de comptabilité fournisseurs est-elle bénéfique pour votre entreprise ?

1. Gestion des flux de trésorerie : L’automatisation des comptes fournisseurs contribue à maintenir un flux de trésorerie sain en traitant les paiements rapidement et efficacement, ce qui permet à votre entreprise de bénéficier de remises pour paiement anticipé et d’éviter les pénalités de retard.
2. Relations avec les fournisseurs : Résultat : Les gens aiment être payés à temps, et ils aiment ceux qui les paient à temps. Des paiements ponctuels et précis favorisent l’établissement de relations solides avec les fournisseurs, ce qui peut conduire à de meilleures conditions, à une plus grande fiabilité et à un traitement préférentiel. un traitement préférentiel.
3. Santé financière : L’automatisation garantit l’exactitude et l’actualisation des documents comptables, ce qui permet d’avoir une vision plus claire de la santé financière de l’entreprise et contribue à une meilleure prise de décision et à une meilleure planification stratégique.

Fonctions clés de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

1. Traitement des factures : L’automatisation consiste à recevoir les factures des fournisseurs par voie électronique, à en vérifier l’exactitude à l’aide de l’OCR (reconnaissance optique de caractères) et à les saisir dans le système comptable. La vérification automatisée permet de s’assurer que les biens ou les services facturés ont été reçus conformément au bon de commande.
2. Processus d’approbation : Les systèmes automatisés acheminent les factures vers les parties prenantes concernées pour approbation, sur la base de flux de travail prédéfinis. Cela peut impliquer plusieurs niveaux d’autorisation en fonction des politiques de votre entreprise.
3. Traitement des paiements : Une fois approuvées, les factures sont automatiquement programmées pour être payées. Le traitement automatisé des paiements comprend la détermination de la date de paiement en fonction des conditions négociées avec le fournisseur et de la situation de trésorerie de votre entreprise.
4. Tenue d’archives : Les systèmes automatisés conservent des enregistrements numériques précis et actualisés de toutes les transactions, ce qui est essentiel pour l’établissement des rapports financiers, les audits et le respect des exigences réglementaires.

Vous voulez automatiser votre processus de comptabilité fournisseurs ? Voici comment :

L’automatisation des comptes fournisseurs consiste à utiliser la technologie pour gérer les tâches répétitives et fastidieuses du processus de comptabilité fournisseurs. L’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut être réalisée grâce à diverses solutions logicielles qui rationalisent le traitement des factures, les flux de travail d’approbation et les décaissements.

Étapes de l’automatisation du flux de travail de votre comptabilité fournisseurs

1. Évaluez votre processus actuel de PA : Identifiez les tâches manuelles qui prennent du temps et qui sont sujettes à des erreurs. Ce sont celles que vous voulez réviser en premier.
2. Choisissez la bonne solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs : Recherchez des fonctionnalités telles que la numérisation des factures, les flux d’approbation automatisés et les capacités d’intégration.
3. Mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation des PA : Déployer le logiciel et veiller à ce qu’il s’intègre parfaitement à vos systèmes comptables existants. Ou, dans le meilleur des cas, il est spécialement conçu pour votre ERP existant.
4. Formez votre équipe : Veillez à ce que votre équipe AP soit bien familiarisée avec l’utilisation du nouveau système afin d’en maximiser les avantages.
5. Contrôler et optimiser : Surveillez en permanence les performances du système d’automatisation et procédez aux ajustements nécessaires pour améliorer votre efficacité globale.

Comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs ?

L’automatisation des comptes fournisseurs s’appuie sur la technologie pour automatiser les différentes étapes du processus de comptabilité fournisseurs. Cela inclut l’utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour scanner les factures, des algorithmes d’apprentissage automatique pour faire correspondre les bons de commande avec les factures, et des flux de travail automatisés pour acheminer les factures en vue de leur approbation.

Composants de l’automatisation du PA

1. Capture des factures : Utilise la ROC et d’autres d’autres technologies pour numériser les factures papier.
2. Extraction de données : Extraction des données pertinentes des factures en vue de leur traitement.
3. Automatisation du processus d’approbation : Achemine les factures vers les approbateurs appropriés.
4. Automatisation du traitement des paiements : Planifie et traite les paiements automatiquement.
5. Intégration/Inclusion : Se connecte aux systèmes ERP existants, tels que Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) et Finance and Operations (F&O), pour assurer un flux de données transparent.

Avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs

L’automatisation de vos processus de comptabilité fournisseurs offre de nombreux avantages qui amélioreront considérablement les opérations financières de votre entreprise.

Principaux avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

• Efficacité accrue : Réduit le temps consacré aux tâches manuelles, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des coûts : Réduit les coûts opérationnels en minimisant les erreurs et en évitant les pénalités de retard.
• Amélioration de la précision : Améliore la précision des données grâce à l’automatisation de la saisie et de la validation des données.
• Visibilité accrue : Permet de connaître en temps réel l’état de vos comptes fournisseurs et de vos flux de trésorerie.
• De meilleures relations avec les fournisseurs : Garantit des paiements en temps voulu et favorise de bonnes relations avec les fournisseurs.

Point de données : tout est dans les gains d’efficacité Selon un rapport de l’Institute of Finance & Management (IOFM)les entreprises qui ont mis en œuvre l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs ont constaté une réduction de 60 % du temps de traitement des factures et de 50 % des coûts de traitement, ce qui a permis de réduire considérablement la charge de travail des équipes financières.

Processus d’automatisation de la comptabilité fournisseurs dans D365 Finance & Operations et Business Central

Le processus d’automatisation de la comptabilité fournisseurs comporte plusieurs étapes, de l’évaluation initiale au déploiement complet et à l’optimisation continue.

Les étapes de l’automatisation du PA

1. Évaluation initiale : Évaluez votre processus de PA actuel afin d’identifier les inefficacités.
2. Sélection de la solution : Choisissez une solution d’automatisation des comptes fournisseurs qui réponde aux besoins de votre entreprise.
3. Mise en œuvre : Déployer la solution choisie et l’intégrer à vos systèmes existants. Si vous êtes déjà un Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) ou Finance et Opérations (F&O) vous avez la possibilité de choisir une solution d’automatisation d’AP déjà intégrée à votre ERP. déjà intégrée à votre ERP de confiance. (Gagnant-gagnant !)
4. Formation : Formez votre équipe à l’utilisation efficace du nouveau système.
5. Contrôle et optimisation : Contrôlez en permanence les performances du système et procédez aux ajustements nécessaires.

Procédures de comptabilité fournisseurs

Des procédures adéquates de comptabilité fournisseurs sont essentielles pour maintenir la précision et le contrôle financiers. L’automatisation de ces procédures peut encore améliorer leur efficacité et leur fiabilité.

Procédures standard de PA

1. Réception des factures : Recouvrement des factures des fournisseurs.
2. Vérification des factures : Contrôle de l’exactitude des factures.
3. Approbation des factures : Acheminement des factures pour approbation par les parties prenantes concernées.
4. Autorisation de paiement : Veiller à ce que les paiements soient autorisés par le personnel approprié.
5. Exécution des paiements : Décaisser les paiements aux fournisseurs.

Étapes du processus de comptabilité fournisseurs

En comprenant et en automatisant les étapes détaillées du processus de comptabilité fournisseurs, votre entreprise peut réaliser des gains d’efficacité significatifs, des économies de coûts et une meilleure gestion financière globale. La mise en œuvre de solutions avancées d’automatisation des comptes fournisseurs permet non seulement de rationaliser vos opérations, mais aussi de positionner votre entreprise en vue d’une croissance et d’une réussite futures sur un marché extrêmement concurrentiel. Lorsque les enjeux sont élevés, vous avez besoin de tous les avantages possibles.

Cela dit, il est essentiel de se plonger dans les étapes détaillées du processus de comptabilité fournisseurs pour réussir l’automatisation. Maintenant, voyons ce qu’il en est. approfondir chaque étape pour mieux comprendre le fonctionnement des étapes et le rôle de l’automatisation dans l’amélioration de l’efficacité de chacune d’entre elles.

Examinons également les avantages des processus automatisés par rapport aux processus manuels dans le domaine de l’AP.

Étapes détaillées du processus de PA

1. Capture de la facture

Collecter et numériser les factures à l’aide de la technologie OCR :

• Processus manuel : Dans un processus manuel traditionnel, les factures arrivent par courrier, par courriel ou par télécopie. Ces documents physiques ou numériques doivent être collectés, triés et saisis manuellement dans le système comptable.
• Processus automatisé : L’automatisation de la comptabilité fournisseurs utilise la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour scanner et numériser les factures papier. Pour les factures électroniques, les systèmes automatisés peuvent capturer les données directement à partir du courrier électronique ou des portails des fournisseurs. La technologie OCR lit et convertit les différents formats de factures en un format numérique standardisé, ce qui permet d’extraire les données de manière transparente et de les intégrer dans votre logiciel de comptabilité.

2. Saisie des données

Extraire automatiquement les données des factures et les introduire dans votre système comptable :

• Processus manuel : Les données de chaque facture doivent être saisies manuellement dans le système comptable, ce qui prend du temps et est source d’erreurs.
• Processus automatisé : Le logiciel d’automatisation extrait les champs de données clés des factures numérisées à l’aide de technologies de capture de données avancées. Il s’agit de détails tels que le numéro de la facture, la date, le nom du fournisseur, les postes, les montants et les conditions. Les données extraites sont ensuite automatiquement saisies dans le système comptable, ce qui réduit considérablement le temps et le taux d’erreur associés à la saisie manuelle des données.

3. Correspondance

Faites correspondre les factures avec les bons de commande et les reçus pour en garantir l’exactitude :

• Processus manuel : Le rapprochement manuel des factures avec les bons de commande et les bons d’entrée de marchandises correspondants demande beaucoup de travail et peut entraîner des divergences et des retards.
• Processus automatisé : Les systèmes automatisés de mise en correspondance comparent les données des factures avec les bons de commande et les reçus stockés dans le système. La comparaison à trois niveaux permet de s’assurer que les détails de la facture correspondent à la commande et aux biens ou services reçus. Toute divergence est signalée pour examen, ce qui permet une résolution rapide. Cette étape est cruciale pour vérifier l’exactitude des frais et prévenir les paiements excessifs ou les fraudes.

4. Acheminement des approbations

Acheminez automatiquement les factures vers les approbateurs appropriés sur la base de flux de travail prédéfinis :

• Processus manuel : Les factures sont transmises physiquement ou numériquement aux différents approbateurs, ce qui peut être lent et entraîner des pertes ou des retards d’approbation.
• Processus automatisé : Le logiciel d’automatisation des factures utilise des flux de travail prédéfinis pour acheminer les factures vers les approbateurs appropriés en fonction des politiques d’approbation de l’entreprise. Les approbateurs reçoivent des notifications et peuvent examiner et approuver les factures depuis n’importe quel appareil. Cela permet d’accélérer le processus d’approbation et de garantir la conformité avec les contrôles internes. En outre, des rappels automatisés peuvent être définis pour garantir des approbations en temps voulu.

5. Traitement des exceptions

Signalez et résolvez les divergences ou les exceptions :

• Processus manuel : L’identification et la résolution des exceptions, telles que les montants non concordants ou les informations manquantes, nécessitent une intervention manuelle et une communication intensive et parfois fastidieuse entre les services. Personne n’a le temps pour cela !
• Processus automatisé : Le traitement des exceptions est rationalisé grâce à l’automatisation. Le système signale automatiquement toute anomalie ou exception détectée au cours des étapes de rapprochement ou d’approbation. Des rapports d’exception détaillés sont générés et le personnel responsable est averti afin qu’il prenne des mesures correctives. Des flux de travail automatisés peuvent également être conçus pour résoudre les exceptions courantes sans intervention manuelle, ce qui améliore encore l’efficacité.

6. Programmation des paiements

Échelonner automatiquement les paiements en fonction des conditions de paiement :

• Processus manuel : L’ordonnancement des paiements implique un suivi manuel des dates d’échéance et une hiérarchisation des paiements en fonction de la trésorerie et des factures et conditions des fournisseurs.
• Processus automatisé : Une fois les factures approuvées, le logiciel d’automatisation planifie les paiements en fonction des conditions de paiement négociées. Le système prend en compte des facteurs tels que les remises pour paiement anticipé, la gestion des flux de trésorerie et les préférences des fournisseurs afin d’optimiser le calendrier des paiements. Cela permet de garantir des paiements en temps voulu et de maximiser les possibilités de réduction des coûts.

7. Exécution du paiement

Exécuter des paiements par l’intermédiaire de votre banque ou de votre prestataire de services de paiement :

• Processus manuel : L’exécution des paiements implique la préparation et l’envoi manuels des paiements par chèque, virement bancaire ou autre méthode, ce qui peut être source d’erreurs et d’inefficacité.
• Processus automatisé : Les systèmes d’automatisation des paiements s’intègrent aux plateformes bancaires et de paiement pour exécuter les paiements automatiquement. Les paiements électroniques, y compris les transferts ACH, les virements et les paiements par carte virtuelle, sont traités directement par le système. L’exécution automatisée des paiements réduit le risque d’erreurs, renforce la sécurité et offre une visibilité en temps réel sur l’état des paiements.

8. Tenue de registres

Tenir des registres précis de toutes les transactions à des fins d’audit et de conformité :

• Processus manuel : La tenue de registres précis nécessite le classement et l’organisation diligents des documents papier et la saisie manuelle des détails des transactions dans les grands livres comptables.
• Processus automatisé : Les systèmes automatisés conservent des archives numériques complètes de l’ensemble des factures, des approbations et des enregistrements de paiement. Ces dossiers sont facilement accessibles à des fins d’audit, de conformité et de reporting. Le système garantit également que toute la documentation est stockée en toute sécurité et conformément aux exigences réglementaires. L’archivage automatisé améliore la précision des données, renforce la traçabilité et simplifie le processus d’audit.

Améliorer l’automatisation des PA grâce à des technologies avancées

L’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs est en constante évolution, avec de nouvelles technologies qui améliorent chaque étape du processus. Voici quelques technologies avancées qui renforcent et optimisent l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs :

L’intelligence artificielle (AI) et l’apprentissage automatique (ML) :

• Les algorithmes d’IA et de ML peuvent prédire les anomalies, optimiser les flux d’approbation et améliorer en permanence la précision des correspondances en apprenant à partir des données historiques.
  

Blockchain :

• La technologie Blockchain garantit la transparence et la sécurité des transactions en fournissant un registre immuable de toutes les factures et de tous les paiements, ce qui renforce la confiance et la conformité.

Automatisation des processus robotiques (RPA) :

• Les robots RPA peuvent prendre en charge des tâches répétitives telles que la saisie de données, la gestion des exceptions et le rapprochement, ce qui réduit encore l’intervention manuelle et augmente l’efficacité.

Analyses et rapports avancés :

• Les analyses améliorées fournissent des informations plus approfondies sur les performances de l’AP, les tendances des flux de trésorerie et les comportements des fournisseurs, ce qui permet une prise de décision et une planification stratégique plus éclairées.

En comprenant et en automatisant les étapes détaillées du processus de comptabilité fournisseurs, votre entreprise bénéficiera de gains d’efficacité significatifs, d’économies de coûts et d’une meilleure gestion financière. La mise en œuvre de solutions avancées d’automatisation des comptes fournisseurs permet non seulement de rationaliser vos opérations, mais aussi de positionner votre entreprise en vue d’une croissance future et d’une réussite sur un marché concurrentiel. Qu’y a-t-il de mal à cela ?

Pour y parvenir, vous avez besoin d’un logiciel de comptabilité fournisseurs

Le choix du bon logiciel de comptabilité fournisseurs est essentiel pour une automatisation efficace de la comptabilité fournisseurs. Le logiciel doit offrir des fonctionnalités robustes et une intégration transparente. (ou, idéalement, l’inclusion native) avec vos systèmes existants.

Principales caractéristiques du logiciel AP

• Solutions de numérisation de factures et OCR : Capture et numérise les factures papier.
• Flux de travail automatisés : Rationalise le processus d’approbation.
• Capacités d’intégration : S’intègre à, ou est intégré dans systèmes ERP tels que Microsoft Dynamics 365.
• Analyses et rapports : Fournit des informations sur les performances du PA.
• Caractéristiques de sécurité : Garantit la sécurité et la conformité des données.

Tableau comparatif des logiciels d’automatisation d’AP les plus populaires

Logiciel	Fonctionnalités clés	Intégration	Gamme de prix	Note	Source des avis
Microsoft Dynamics 365 BC & F&O	Numérisation des factures, workflows d’approbation, analyses	Intégration fluide avec D365	$$$	4.5/5	Avis G2
ExFlow	Numérisation des factures, automatisation des workflows, insights en temps réel	Intégration native avec Microsoft Dynamics 365	$$	4.6/5	Avis G2
Medius	Automatisation des factures, gestion des dépenses, analyses	Intégration avec plusieurs ERP, y compris Dynamics 365	$$	4.4/5	Avis G2
Tipalti	Paiements internationaux, conformité fiscale, capture de factures	Intégrations avec plusieurs ERP	$$	4.4/5	Avis G2
SAP Concur	Gestion des dépenses, automatisation des factures, reporting	Intégration avec SAP ERP	$$$	4.3/5	Avis G2

*Ce tableau fournit une comparaison de quelques solutions logicielles d’automatisation de la comptabilité fournisseurs populaires, en soulignant leurs caractéristiques clés, leurs capacités d’intégration, leurs gammes de prix et leurs notes d’évaluation en date de juin 2024. Les points d’évaluation sont basés sur les commentaires des utilisateurs de G2 une plate-forme bien connue pour les logiciels d’entreprise.

Automatisation du processus de facturation AP

L’automatisation du processus de facturation est un élément essentiel de l’automatisation globale de la comptabilité fournisseurs. Il s’agit d’utiliser la technologie pour gérer la réception, le traitement et le paiement des factures.

Étapes de l’automatisation du processus de facturation AP

1. Capture de factures : Utilisez l’OCR pour numériser les factures.
2. Extraction de données : Extrayez automatiquement les données pertinentes des factures.
3. Correspondance des factures : Faites correspondre les factures avec les bons de commande et les reçus.
4. Workflow d’approbation : Acheminez automatiquement les factures pour approbation.
5. Traitement des paiements : Planifiez et exécutez les paiements.
6. Tenue d’archives : Conservez un enregistrement numérique de toutes les factures et de tous les paiements.

Automatisation des factures AP

L’automatisation des factures AP se concentre spécifiquement sur l’automatisation des tâches liées aux factures dans le cadre du processus de comptabilité fournisseurs. Cela va de la réception des factures au traitement des paiements.

Avantages de l’automatisation des factures d’AP

• Traitement plus rapide : Réduit le temps de traitement des factures.
• Réduction des erreurs : Minimise les erreurs humaines lors de la saisie et du traitement des données.
• Réduction des coûts : Réduit les coûts en diminuant le travail manuel et en évitant les frais de retard.
• Amélioration de la conformité : Garantit le respect des politiques de l’entreprise et des exigences réglementaires.
• Amélioration des relations avec les fournisseurs : Garantit des paiements en temps voulu et améliore la communication et les relations avec les fournisseurs.

Point de données : Parlons des économies de temps et d’argent A étude d’Aberdeen Group a montré que l’automatisation des factures AP peut réduire les coûts de traitement des factures de 80 % et améliorer la vitesse de traitement des factures de 70 %.

Choisir la bonne solution d’automatisation des PA

Lors de la sélection d’une solution d’automatisation des CF, tenez compte des facteurs suivants :

• Intégration : Assurez-vous que la solution s’intègre ou, idéalement, qu’elle est dans vos systèmes ERP et comptables existants. et de comptabilité existants.
• Évolutivité : Choisissez une solution qui peut s’adapter à la croissance de votre entreprise.
• Convivialité : Assurez-vous que la solution est facile à utiliser pour votre équipe.
• Assistance à la clientèle : Recherchez un fournisseur disposant d’un solide support client et de ressources de formation.

Étude de cas : BLS Industries

Pour un exemple concret des avantages de l’automatisation des CF, consultez cette étude de cas sur la façon dont l’automatisation des PA et l’appariement des bons de commande ont amélioré l’efficacité du groupe scandinave de matériel sanitaire BLS Industries.

Gains d’efficacité grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs par rapport aux processus manuels

Gains d’efficacité grâce à l’automatisation de la procédure d’approbation des comptes

Indicateur d'efficacité	Processus manuel	Processus automatisé	Source
Temps de traitement des factures	20 jours	8 jours	Institute of Finance & Management (IOFM)
Coût de traitement des factures	15 $ par facture	3 $ par facture	Aberdeen Group / American Productivity & Quality Center (APQC)
Taux d'erreur	3–5 %	0,1–0,5 %	American Productivity & Quality Center (APQC)
Remises pour paiement anticipé	10 % des factures	25 % des factures	PayStream Advisors
Volume de demandes fournisseurs	100 demandes par mois	20 demandes par mois	PayStream Advisors

Voilà, c’est fait.

La mise en œuvre de l’automatisation des comptes fournisseurs révolutionnera et remaniera votre processus de gestion des comptes fournisseurs, ce qui se traduira par des gains d’efficacité significatifs, des économies de coûts et une amélioration des relations avec les fournisseurs. En tirant parti de la technologie de pointe et des meilleures pratiques, vous transformerez rapidement votre service de comptabilité fournisseurs en un atout stratégique pour votre entreprise.

Êtes-vous déjà un Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) ou Finance et Opérations (F&O) ? Si c’est le cas, ExFlow AP pourrait bien être votre partenaire idéal en matière d’automatisation des PA. En savoir plus.