ExFlow’n uusi hyväksyntäprosessi oli käännekohta Norlysille.

Prosessi, joka vei ennen Norlysin luotonvalvojalta kokonaisen viikon työaikaa kuukaudesta, on ExFlow’n avulla lyhentynyt lähes olemattomiin. Järjestelmä ei ole tehnyt valtavaa eroa vain Norlysin taloushallinnon tiimille, vaan koko yritykselle.

KOLME ERP-JÄRJESTELMÄÄ YHDISTETTIIN

Vuonna 2023 Norlys-konsernin oli yhdistettävä kolme toiminnanohjausjärjestelmää yhdeksi, kun useampia yhtiöitä oli fuusioitunut yhteen lyhyessä ajassa. Konsernin talousasiantuntija siirsi 25 erikokoista yritystä, kukin omasta laskutusjärjestelmästään, yhteen yhtenäiseen järjestelmään.

Tehtävä oli valtava.

Osana laajempaa selvitystä ExFlow valittiin AP-automaatioratkaisuksi, joka hoitaa koko liiketoiminnan automaattisen toimittajalaskujen käsittelyn.

“Pystyimme virtaviivaistamaan erästä prosessiamme ExFlow’n avulla niin paljon, että työntekijä, joka ennen käytti kokonaisen viikon joka kuukausi tähän tehtävään, kohtaa laskun nyt vain hyväksynnän yhteydessä. Lasku kulkee automaattisesti suoraan läpi. Olin haltioissani!”

Monica Kousgaard Franck, Norlysin rahoitussovellusten asiantuntija.

RASKAS PROSESSI MUUTTUI NOPEAKSI JA HELPOKSI

“Aiemmin kirjanpito-osastomme kohtasi usein saman laskun jopa kolme kertaa, mikä oli rasittavaa. ExFlow’n käyttöönoton jälkeen voimme itse päättää, haluammeko nähdä laskun uudelleen vai emme. Voimme pysäyttää sen tuontilomakkeella, pysäyttää jälkitarkastuksessa tai antaa mennä suoraan läpi. Se on ollut meille käännekohta, koska voimme nyt itse valvoa ja hallita prosessia, eikä erillistä IT-kehittäjää tarvita. Tämä kaikki on ollut erinomaista”, Monica sanoo.

LASKUT VOIDAAN NYT HYVÄKSYÄ MISTÄ JA MILLOIN VAIN

Norlys-konsernin eri yhtiöiden työntekijät olivat tottuneet AX-järjestelmään, jossa heidän oli kirjauduttava useisiin järjestelmiin ja tileihin hyväksyäkseen laskuja.

“ExFlow’n avulla henkilökunta voi yksinkertaisesti klikata ja hyväksyä kaiken kaikkien yritysten osalta. Järjestelmää jo käyttävät pitävät siitä, että he voivat olla liikkeellä ja hyväksyä laskuja puhelimella tai tabletilla. Sillä on ollut merkittävä vaikutus, ja sen avulla olemme voineet virtaviivaistaa hyväksyntäprosessiamme merkittävästi”, Monica kertoo.

INTUITIIVINEN KÄYTTÖJÄRJESTELMÄ KAIKILLE

Norlysille on myös ollut tärkeää, että ExFlow on intuitiivinen järjestelmä, jota kaikki työntekijät voivat helposti käyttää, mutta joka pystyy myös käsittelemään monimutkaisia työnkulkuja.

“Meillä Norlysissa on monia eri sääntöjä ja valvontaa, mikä vaatii järjestelmältä paljon. Nyt tiimi voi hallita automaation tasoa kunkin yksittäisen laskun osalta. Samalla järjestelmä on hyvin intuitiivinen, ja tätä palautetta saimme myös ExFlow’n käyttöönoton yhteydessä – työntekijät pitivät sitä erittäin helppokäyttöisenä.”

KOKO YRITYS ON HUOMANNUT ERON

“On yksi asia virtaviivaistaa työnkulkua yhden tiimin osalta, mutta jos sinulla on 1 000 työntekijää, joiden on hyväksyttävä laskuja, järjestelmällä on valtava merkitys myös heille. Tästä uudesta hyväksyntäprosessista on tullut etu koko yritykselle.”

“On myös hienoa, että SignUp Software -yhtiön Camilla on kumppanimme taustalla. Olemme saaneet loistavaa palvelua ja voimme lähettää hänelle sähköpostia milloin tahansa ja saada hyödyllisiä neuvoja“
Monica Kousgaard Franck, Norlysin rahoitussovellusten asiantuntija.