Alliance Pharman muutos ExFlow’n avulla

TRANSFORMAATIO JA EXFLOW’N KÄYTTÖÖNOTTO

Vuonna 2022 Alliance aloitti matkan parantaakseen ostoreskontran automaatioprosessejaan. Koska yrityksen aiemmassa ratkaisussa oli haasteita tehokkuuden ja käyttäjäystävällisyyden suhteen, Alliance etsi parempaa vaihtoehtoa. Käyttöön valittiin ExFlow, SignUp Softwaren AP-automaatioratkaisu, joka on suunniteltu tehostamaan taloushallinnon toimintoja ja optimoimaan käyttäjäkokemusta.

Alliancen aiempi AP-ratkaisu ei vastannut heidän kehittyviä tarpeitaan, koska manuaaliset prosessit olivat työläitä ja hyväksyntätyönkulut eivät olleet helposti nähtävissä. He ymmärsivät tehokkaamman ja käyttäjäystävällisemmän järjestelmän tarpeen, minkä vuoksi he alkoivat tutkia eri vaihtoehtoja. Alliance valitsi ExFlow’n mullistamaan liiketoimintaprosessiensa käyttäjäkokemuksen, koska sen tiedettiin parantavan hallintaa, lisäävän tehokkuutta ja säästävän merkittävästi kustannuksia.

TEHOKKUUDEN UUSI MÄÄRITELMÄ

ExFlow’n käyttöön liittyvät roolit ja vastuualueet määriteltiin selkeästi siirtymäprosessin alkuvaiheessa, mikä varmisti saumattoman yhteistyön. SignUpin tiimillä oli keskeinen rooli ExFlow’n konfiguroinnissa, ja samalla se kävi jatkuvaa vuoropuhelua Alliancen kanssa tarkennuksista ja prosessiratkaisuista. Tämä auttoi varmistamaan sujuvan siirtymän ja ExFlow’n tehokkaan integroinnin Alliancen toimintoihin. SignUp seurasi käyttöönottoprosessia ja keräsi arvokkaita havaintoja koko sen ajalta. Alliancen taloushallinnon liiketoimintajärjestelmäpäällikkö Mike Kilmisterin ja yhtiön talousjohtajan Andrew Franklinin ennakoiva sitoutuminen edisti merkittävästi projektin onnistumista. Ratkaisu ei vain täyttänyt vaan ylitti Alliancen odotukset.

MUUTOSJOHTAMINEN

Yksi kaikkien järjestelmien käyttöönoton suurimmista haasteista on saada loppukäyttäjät hyväksymään muutos. ExFlow’n käyttäjäystävällisellä käyttöliittymällä vastattiin tähän haasteeseen suoraan, mikä oli ratkaisevassa asemassa onnistumisen kannalta. Microsoft D365FO-ympäristöön sisäänrakennettu intuitiivinen käyttöjärjestelmä varmisti loppukäyttäjien sujuvan siirtymän, mikä auttoi heitä hyväksymään uuden ratkaisun ja suhtautumaan muutokseen innolla. Alliance suhtautui testaukseen hyvin järjestelmällisesti ja varmisti, että käyttäjät tiesivät mitä odottaa ExFlow’n käyttöönoton yhteydessä.

“Käyttäjän näkökulmasta katsottuna, jos hänet saadaan hyvin vauhtiin, 90 prosenttia ongelmasta on jo ratkaistu. AP-osastomme on ollut erittäin tyytyväinen tehokkuuden lisääntymiseen ja heidän mukaansa ExFlow on helppokäyttöinen järjestelmä. Pidän tätä voittona.” – Andrew Franklin, talousjohtaja, Alliance Pharmaceuticals.

TALOUSPROSESSIEN HALLINTA

ExFlow’n vaikutus Alliancen laskujen hyväksyntäprosessiin oli huomattava. ExFlow’n käyttöönoton myötä laskujen hyväksymisestä tuli huomattavasti nopeampaa ja tehokkaampaa. Virtaviivaistetut työnkulut ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä edistivät saumatonta prosessia ja vähensivät hyväksyntään kuluvaa aikaa ja vaivaa.

“Meillä on nyt parempi hallinta ja näkyvyys koko prosessin ajan. Niinkin paljon, että eräs käyttäjämme sanoi meille: “Tämä on niin helppokäyttöinen, että joudun miettimään unohdanko tehdä jotakin!” – Mike Kilmister, taloushallinnon liiketoimintajärjestelmäpäällikkö, Alliance Pharmaceuticals.

MENESTYKSEKKÄÄN PROJEKTIN LÄPIVIENTI

Onnistuminen perustuu kokemukseen, pätevyyteen, tietämykseen, resursseihin ja suunnitteluun – tekijöihin, joita SignUp ja Alliance hyödynsivät tehokkaasti koko prosessin ajan. Oli selvää, että molemmat yritykset tunsivat hyvin roolinsa ja vastuualueensa sekä sen, miltä parannetun taloushallinnon ja AP-automaation tulisi näyttää. Molemmilla tahoilla oli myös perusteellinen käsitys erilaisista varotoimenpiteistä, joita niiden tulisi suunnitella käyttöönoton yhteydessä. Kaikki osapuolet olivat hyvin valmistautuneita käyttöönoton alussa. Tämä auttoi luomaan rakentavan ja ratkaisukeskeisen lähestymistavan, kun käyttöönottokokouksia pidettiin.

Tämä menestystarina on osoitus Alliancen, SignUp Softwaren ja niiden omistautuneiden projektitiimien yhteistyöstä. Matka haasteiden tunnistamisesta ratkaisun löytämiseen ja käyttöönottoon osoittaa ExFlow’n transformatiivisen voiman taloudellisten liiketoimintaprosessien optimoinnissa, ja Alliance Pharman tavoitteet saavutettiin erinomaisella menestyksellä.