Teleperformance nopeutti laskujen käsittelyä ExFlow’n avulla

TELEPERFORMANCESTA

Teleperformance on maailmanlaajuinen digitaalisia liiketoimintapalveluja tarjoava yritys, joka auttaa maailman parhaita brändejä tehostamaan liiketoimintaansa mielekkäällä ja kestävällä tavalla.

Teleperformance lukuina:

• Noin 500 000 työntekijää
• Palvelut 300 kielellä
• Toimintaa yli 100 maassa

Hanna Karlsson, Teleperformancen jatkuvan parantamisen johtaja, jakoi meille menestystarinan siitä, miten ExFlow muutti Teleperformancen AP-prosessia (Accounts Payable) ja tasoitti tietä maailmanlaajuiselle käyttöönotolle sekä automaation lisäämiselle.

Samalla kun Teleperformance jatkaa toimintojensa laajentamista ja optimointia, ExFlow ja Dynamics 365 F&O ovat edelleen kulmakiviä yrityksen matkalla kohti parempaa tehokkuutta ja tarkkuutta AP-työnkuluissa.

HAASTEET JA TAVOITTEET

Karlsson kuvaili haasteita, jotka liittyvät laskujen käsittelyn virtaviivaistamiseen eri maissa, joissa kussakin on omat lainsäädännölliset vaatimuksensa ja toiminnalliset monimutkaisuutensa. Hänen tavoitteensa oli selkeä: tehostaa toimintaa, vähentää manuaalista työmäärää ja mukauttaa lakisääteisiä velvoitteita samalla kun säilytetään maailmanlaajuinen huippuosaamisen taso.

EXFLOW’N HYÖTYJEN TUTKIMINEN

Teleperformance-konserniin kuuluvat pohjoismaiset yritykset olivat käyttäneet ExFlow’ta vuodesta 2011 lähtien, ja prosessien automatisointi oli erittäin hyvällä tasolla.

Vuonna 2020 Teleperformancen digitaalisesta transformaatiosta vastaava johtaja Matthew Cuthill käynnisti tutkimuksen arvioidakseen kattavasti ExFlow’n tarjoamia hyötyjä, jotta yrityksessä voitaisiin päättää, otetaanko ExFlow käyttöön maailmanlaajuisesti osana F&O:n käyttöönottoa. Teleperformancen tutkimuksessa verrattiin laskujen käsittelyaikoja ja -menetelmiä eri maissa osana heidän toimintaansa.

Tutkimuksessa keskityttiin kolmeen alueeseen:

Maa / alue	Aika per lasku	Ratkaisu
Pohjoismaat	4 minuuttia	ExFlow Data Capture (OCR) + ExFlow + Dynamics ERP Standard
Yhdistynyt kuningaskunta	11 minuuttia	ExFlow Data Capture (OCR) + Dynamics ERP standardi
Ranska	17 minuuttia	Ei OCR:ää, Dynamics ERP -standardi

Tutkimusdatan ja automaatiosta osoittautuneiden tehokkuushyötyjen perusteella Teleperformance päätti sisällyttää ExFlow’n maailmanlaajuiseen liiketoimintaansa ja ottaa käyttöön ExFlow Data Capturen ja ExFlow AP:n. Ranskassa tehdyn käyttöönoton jälkeen kolme neljästä alun perin laskuja käsitelleestä työntekijästä pystyi vaihtamaan strategisempiin ja monipuolisempiin tehtäviin yrityksessä.

Hanna Karlssonin jakama menestystarina ei ainoastaan osoita ExFlow’n avulla saavutettuja tehokkuushyötyjä, vaan myös korostaa Teleperformancen digitalisointi- ja automaatiostrategiaan sisältyvää strategista kaukonäköisyyttä.

“ExFlow’sta tuli katalysaattori manuaalisten tehtävien minimoimiseksi, mikä sopii täydellisesti Teleperfomancen laajempaan visioon digitaalisesta tulevaisuudesta”, Hanna selittää. Power BI:n integrointi antoi Teleperformancelle lisää mahdollisuuksia parantaa tietojen analysointi- ja raportointimahdollisuuksia, jotka tarjoavat arvokasta dataa ja näkymiä tietoon perustuvaa päätöksentekoa varten.

Vuoden 2024 ensimmäisellä neljänneksellä ExFlow ja F&O ovat käytössä 14 maassa, ja Teleperformancen tiimi työskentelee intensiivisesti maailmanlaajuisen mallin käyttöönoton parissa. Tämän prosessin tukena Teleperformance käyttää Kosovossa sijaitsevaa yhteistä palvelukeskusta toimintojen keskittämiseen tehokkuuden ja paremman hallinnan varmistamiseksi.

Automaatiotyökalujen käyttöönotto mahdollisti henkilöstön siirtämisen muille taloushallinnon alueille, mikä osoittaa, että käsittelyn tehokkuus on lisääntynyt ja että henkilöstöllä on mahdollisuus keskittyä nyt lisäarvoa tuottaviin toimiin.

TULOKSET JA SUOSITUKSET

Tutkimuksessa korostettiin laskutuksen työnkulun automatisoinnin tarvetta ja osoitettiin, miten se voi johtaa merkittävään tehokkuuden kasvuun, parantaa prosessien hallintaa ja lisätä taloushallinnon tiimien säännöstenmukaisuutta.

Tehdyn selvityksen perusteella automaation lisääminen sekä ExFlow Data Capturen ja ExFlow AP:n kaltaisten työkalujen käyttöönotto useammille alueille ja maihin Teleperformancen toiminnassa olisi erittäin hyödyllistä.

TELEPERFORMANCEN JA EXFLOW’N NÄKYMÄT

Teleperformancelle tulevien vuosien fokuksessa ovat sähköinen laskutus ja sopeutumiskyky maakohtaisiin vaatimuksiin sekä saapuvien että lähtevien laskujen osalta. Euroopassa seuraavana vuorossa on Italia, sen jälkeen Puola KSeF:n kanssa ja sitten Ranska; kaikki toteuttavat maakohtaisia CTC-prosesseja (Continuous Transaction Control). SignUp ja ExFlow ovat sitoutuneet tukemaan Teleperformancea sekä CTC:n että verkkolaskutuksen osalta.

ESIMERKKI LISÄARVOA TUOTTAVASTA TOIMINNASTA: RANSKA

Siirtyminen neljästä laskuja käsittelevästä henkilöstä yhteen henkilöön mahdollisti työvoimaresurssien uudelleen suuntaamisen strategisempiin tehtäviin. Henkilöstö sai paremman hallinnan ja näkyvyyden prosesseihin, ja samalla vähennettiin tehottomiin työnkulkuihin liittyviä kustannuksia.

Tehostettu taloushallinnon analytiikka:
Työntekijät keskittyvät taloudellisten tietojen hyödyntämiseen ja vaikuttavat strategiseen päätöksentekoon.

Toimittajasuhteiden hallinta:
Vahvistetaan suhteita toimittajiin, neuvotellaan edullisista ehdoista ja optimoidaan toimitusketjun prosesseja.

Prosessien parantamisaloitteet:
Määrätietoiset ponnistelut talousprosessien virtaviivaistamiseksi ja parhaiden käytäntöjen omaksumiseksi.

Säännöstenmukaisuus ja riskienhallinta:
Varmistetaan taloushallintoa koskevien säännösten noudattaminen ja riskien tehokas hallinta.

Koulutus ja kehittäminen:
Investointi työntekijöiden taitoihin ja tietoihin sekä jatkuvan oppimisen kulttuurin edistäminen.

Strategiset hankkeet ja innovointi:
Osallistuminen innovaatioaloitteisiin ja uusimman teknologian hyödyntäminen.

Pohjoismaiden, Ison-Britannian ja Ranskan välisen työajankäyttöön liittyvän tutkimuksen perusteella ExFlow Data Capturen ja ExFlow AP:n hyödyntämisestä ostoreskontran automatisoinnissa on hyvin selvää hyötyä.

LOPPUTULOS

Teleperformancen menestystarina ExFlow’n parissa on esimerkki strategisen automaation voimasta operatiivisen huippuosaamisen saavuttamisessa. Tutkimuksen tulokset korostavat ExFlow’n konkreettisia hyötyjä paitsi tehokkuuden kasvun kannalta myös siksi, että se antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Tämä mullistava matka yhdistettynä taloushallinnon kokonaisvaltaista automatisointia koskevaan oivaltavaan tutkimukseen asettaa Teleperformancen edelläkävijäksi viimeisimmän teknologian hyödyntämisessä kilpailuedun saavuttamiseksi globaalien liiketoimintojen dynaamisessa ympäristössä.