Exflow Approval Web

Wenn eine Rechnung einem Genehmiger zugewiesen wird, wird dieser umgehend per E-Mail informiert. Diese E-Mail enthält einen direkten Link zur Genehmigungsschnittstelle und listet alle Rechnungen auf, die zur Genehmigung anstehen. Rechnungen, die sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern oder es bereits überschritten haben, sind zur einfachen Identifizierung deutlich gekennzeichnet. Nach dem Einloggen können die Genehmiger alle Rechnungen sehen, die auf ihre Bestätigung warten. Sie haben auch Einblick in die Rechnungen, die mit früheren Genehmigern in der Reihenfolge verbunden sind. Durch die Integration in Dynamics 365 bietet die Lösung einen ganzheitlichen Überblick über alle Konten, Dimensionen und die damit verbundene Geschäftslogik.

ExFlow Approval Web ist so konzipiert, dass es auf verschiedenen Geräten benutzerfreundlich ist, von Smartphones und Tablets bis hin zu Desktop-Computern. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Integration mit Dynamics 365, die den Benutzern einen konsolidierten Arbeitsbereich bietet. Benutzer können Rechnungen anzeigen, genehmigen, ablehnen und kommentieren und sogar über mehrere Unternehmen hinweg arbeiten, wodurch der Prozess zentraler wird.

Die Plattform ermöglicht eine direkte Interaktion zwischen den Genehmigern und dem Rechnungsprüfungsteam, wodurch potenzielle Engpässe reduziert werden. Dieser Kommunikationskanal ist sowohl auf der Webschnittstelle für die Genehmigung als auch innerhalb von Dynamics 365 verfügbar, was für Klarheit sorgt und die Notwendigkeit langwieriger E-Mail-Threads oder möglicher Rechnungsablehnungen reduziert. Die Genehmigenden können Anhänge wie Teilnehmerlisten, Tabellenkalkulationen und Vereinbarungen anzeigen und hinzufügen. Sie können auch Kommentare für den nächsten Genehmiger und das Buchhaltungsteam abgeben.

Unternehmen können den Genehmigungs-Workflow an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. ExFlow lässt sich nahtlos in den Workflow, die Positionshierarchien und die Unterschriftsgrenzen von Dynamics 365 integrieren. Die Option Advanced Workflow bietet datengesteuerte Genehmigungspfade, die unterschiedliche Genehmigungssequenzen auf der Grundlage von Rollen und Unterschriftsgrenzen ermöglichen. Die Buchhaltungsabteilung erhält über die ExFlow-Schnittstelle in Dynamics 365 einen klaren Überblick über alle Rechnungen. Sie kann den Status überwachen, sehen, wer eine bestimmte Rechnung genehmigt hat, die nächste Person in der Genehmigungskette identifizieren und weitere relevante Details erfahren. Jede rechnungsbezogene Aktion, von der Genehmigung bis zu den Kommentaren, ist leicht nachvollziehbar, was die Transparenz des gesamten Prozesses gewährleistet.